E-Mail-Archivierung: rechtskonform statt riskant.

Sobald E-Mails steuerlich oder handelsrechtlich relevante Inhalte haben, etwa Rechnungen, Aufträge oder Vertragskorrespondenz, gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten von mehreren Jahren. Da sich kaum verlässlich trennen lässt, welche Mail relevant ist, hat sich die automatische Archivierung des gesamten geschäftlichen Verkehrs etabliert. Im Zweifel beraten Steuerberater zur konkreten Pflichtenlage; die Technik dafür liefern wir.

Ein Backup schützt vor Datenverlust und wird regelmäßig überschrieben. Ein Archiv erfüllt Aufbewahrungspflichten: Es hält jede E-Mail unveränderbar über die gesamte Frist vor und macht sie durchsuchbar. Für eine saubere IT braucht es beides, und beides bekommen Sie bei uns aus einer Hand.

Hier ist Vorsicht geboten: Wenn private Nutzung des Firmenpostfachs erlaubt ist, entstehen rechtliche Hürden. Üblich ist, die private Nutzung per Richtlinie zu regeln. Wir weisen bei der Einführung auf diese Punkte hin; die rechtliche Ausgestaltung gehört in die Hand Ihres Anwalts.

Ja, die Archivierung fügt sich nahtlos in Microsoft 365 ein und archiviert unabhängig davon, von welchem Gerät aus gesendet wird. Auch beim späteren Wechsel von Postfächern bleibt das Archiv vollständig.

Ja. Die Pflichten knüpfen an die Inhalte an, nicht an die Unternehmensgröße: Auch der Ein-Personen-Betrieb muss steuerlich relevante E-Mails aufbewahren. Gerade kleine Unternehmen profitieren von der automatischen Lösung, weil niemand Zeit hat, Mails von Hand zu sortieren.

Nein, genau das verhindert die Archivierung: Jede Mail wird beim Ein- und Ausgang unveränderbar abgelegt, bevor jemand eingreifen kann. Im eigenen Postfach darf weiter aufgeräumt werden, das Archiv bleibt davon unberührt und vollständig.

Archivierte Bestände lassen sich in Standardformaten exportieren und in andere Systeme übernehmen. Sie binden sich also nicht auf Gedeih und Verderb. Wichtig ist nur, die Aufbewahrungskette beim Wechsel lückenlos zu halten, das planen wir mit.