Was kostet IT-Betreuung für kleine Unternehmen wirklich?

"Was kostet das?" ist die häufigste Frage im Erstgespräch, und die ehrlichste Antwort beginnt mit einer Gegenfrage: Was kostet Sie Ihre IT heute? Wer nur die Dienstleister-Rechnungen zusammenzählt, übersieht den größten Posten: die Stunden, in denen Mitarbeiter nicht arbeiten konnten, und die Abende, an denen der Chef selbst am Router kniete.

Die zwei Abrechnungsmodelle

Nach Aufwand (Time & Material): Sie zahlen je Einsatz zum Stundensatz. Das passt, wenn selten etwas anfällt und Flexibilität wichtig ist. Die Kehrseite: Kosten schwanken, niemand arbeitet vorbeugend, und Mitarbeiter überlegen sich zweimal, ob sie ein Problem melden, das man "irgendwie umgehen" kann. Genau diese verschleppten Kleinigkeiten werden später teuer.

IT-Flatrate (laufende Betreuung): Eine monatliche Pauschale deckt Überwachung, Updates, Sicherheits-Grundpflege und den Support ab. Der Dienstleister verhindert Probleme, statt sie abzurechnen, und Ihre Kosten sind budgetierbar. Mehr dazu auf unserer Seite zur IT-Flatrate.

In der Praxis bewährt sich oft die Kombination: laufende Betreuung als Pauschale, Projekte wie ein Microsoft-365-Umzug separat und transparent, gern zum projektbezogenen Festpreis.

Wovon die Höhe abhängt

Seriöse Angebote richten sich nach nachvollziehbaren Faktoren:

• Anzahl der Arbeitsplätze und Benutzer, der wichtigste Treiber
• Systemlandschaft: reine Cloud-Umgebung oder gewachsene Altsysteme
• Schutzbedarf: Ein Unternehmen mit sensiblen Kundendaten braucht mehr Sicherheitsbausteine als eines mit reiner Bürokommunikation
• Vereinbarte Reaktionszeiten und gewünschter Leistungsumfang
• Branchensoftware, die eingebunden und gepflegt werden will

Misstrauen ist angebracht bei Pauschalpreisen ohne Blick auf die Umgebung und bei Angeboten, in denen nicht schwarz auf weiß steht, was enthalten ist.

Die teuerste Variante: keine Betreuung

Die Vergleichsrechnung, die selten gemacht wird: Ein einziger Tag Stillstand kostet ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitern schnell mehr als ein Quartal ordentlicher Betreuung, von einem echten Sicherheitsvorfall ganz zu schweigen. Vorsorge ist nicht der Kostenfaktor, sie ist die Versicherung gegen den Kostenfaktor.

So bekommen Sie ein ehrliches Angebot

Lassen Sie sich den Leistungsumfang schriftlich geben: Was ist in der Pauschale enthalten, was kostet extra, welche Reaktionszeiten gelten? Fragen Sie, wie der Dienstleister mit wiederkehrenden Problemen umgeht, gute lösen Ursachen, statt monatlich dieselben Symptome abzurechnen. Und rechnen Sie Ihre tatsächlichen IT-Gesamtkosten der letzten zwölf Monate zusammen, bevor Sie vergleichen.

Alle drei Modelle und die Einflussfaktoren haben wir auf unserer Preise-und-Modelle-Seite zusammengefasst. Den Vergleich machen wir im kostenlosen Erstgespräch gemeinsam, mit ehrlicher Empfehlung, auch wenn sie "bei Ihrer Größe reicht Abrechnung nach Aufwand" lautet.