DIGITALISIERUNG
E-Rechnung: Pflicht erfüllt, Prozess verbessert.
Die E-Rechnung ist im B2B-Geschäft Pflicht, seit 2025 beim Empfang, schrittweise auch beim Versand. Wir richten die technischen Bausteine ein, damit aus der Pflicht ein besserer Rechnungsprozess wird statt einer Baustelle.
DIE AUSGANGSLAGE
Wo es bei der E-Rechnung hakt
PDF ist keine E-Rechnung
Der häufigste Irrtum: Ein normales PDF erfüllt die Pflicht nicht. Gefordert sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die Software automatisch verarbeiten kann.
Kein geregelter Empfangsweg
E-Rechnungen landen in persönlichen Postfächern, gehen im Urlaub unter oder werden doppelt bearbeitet, dabei verlangt die Pflicht seit 2025 einen verlässlichen Empfang.
Ablage erfüllt die GoBD nicht
E-Rechnungen müssen im Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden. Ein Ordner auf dem Desktop oder das Postfach selbst genügen dafür nicht.
UNSER ANSATZ
Drei Bausteine, und das Thema ist erledigt
Zuerst der Empfang: Wir richten ein zentrales Rechnungspostfach ein, als geteiltes Postfach mit klaren Zuständigkeiten und Vertretung, damit keine Rechnung an einer einzelnen Person hängt. Dazu kommt die revisionssichere Archivierung: Jede eingehende Rechnung wird automatisch im Originalformat aufbewahrt, GoBD-konform und durchsuchbar.
Dann der Blick nach vorn: Wir prüfen, ob Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen lesen und, mit Blick auf die Versandpflicht ab 2027/2028, auch erstellen kann, und stimmen den Prozess mit Ihrer Buchhaltung und Ihrem Steuerberater ab. Das Ergebnis: ein Rechnungsweg, der der Prüfung standhält und nebenbei schneller ist als der alte Papier- und PDF-Umweg.
Auf den Punkt
- Zentrales Rechnungspostfach mit Vertretungsregeln
- Automatische, GoBD-konforme Archivierung im Originalformat
- Software-Check für Empfang und kommende Versandpflicht
- Abstimmung mit Buchhaltung und Steuerberater
LEISTUNGSUMFANG
Das richten wir ein
Empfangspostfach
[email protected] als geteiltes Postfach: zuständig ist ein Prozess, keine Person.
GoBD-Archivierung
Eingehende Rechnungen automatisch und unveränderbar aufbewahrt, im Originalformat.
Software-Check
Kann Ihr Rechnungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD? Wir prüfen und empfehlen, bevor Stichtage drücken.
Prozess & Zuständigkeit
Vom Eingang bis zur Freigabe: ein definierter Weg statt Zuruf und Weiterleitung.
Versand vorbereiten
Fahrplan für die Versandpflicht ab 2027/2028, passend zu Ihrer Software.
Abstimmung mit dem Steuerberater
Die rechtliche Einordnung liegt beim Steuerberater, wir liefern die Technik dazu.
FAQ
Häufige Fragen zu E-Rechnung.
Sind wir von der E-Rechnungspflicht überhaupt betroffen?+
Im B2B-Geschäft innerhalb Deutschlands grundsätzlich ja: Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, die Versandpflicht folgt gestaffelt ab 2027 für größere und ab 2028 für alle Unternehmen. Es gibt Ausnahmen, etwa für Kleinbeträge; die verbindliche Einordnung Ihres Falls gehört zum Steuerberater.
Wir bekommen doch schon PDFs per Mail. Reicht das nicht?+
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF ist nur ein Bild der Rechnung, ohne die maschinenlesbaren Daten, auf die es ankommt.
Was müssen wir mit eingehenden E-Rechnungen tun?+
Empfangen, verarbeiten und im Originalformat aufbewahren, revisionssicher über die gesetzliche Frist. Genau diese drei Schritte richten wir technisch ein: zentrales Postfach, geregelte Verarbeitung, automatische Archivierung.
Bis wann müssen wir selbst E-Rechnungen versenden können?+
Ab 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Wer früher umstellt, spart sich den Stichtagsstress, und viele Rechnungsprogramme können es heute schon, es muss nur eingerichtet werden.
Mehr Antworten finden Sie in den häufigen Fragen und im Cybersecurity-Lexikon.
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