Microsoft 365 wird teurer: Was KMU zum 1. Juli 2026 wissen müssen

Microsoft hat eine Preisanpassung für die geschäftlichen Microsoft-365-Pläne angekündigt. Wirksam wird sie zum 1. Juli 2026. Betroffen sind viele Business-, Enterprise- und Frontline-Pläne, und zwar sowohl bei Neuabschlüssen als auch bei Vertragsverlängerungen. Für kleine und mittlere Unternehmen lohnt sich jetzt ein nüchterner Blick: Was wird konkret teurer, was bekommt man dafür, und welche Stellschrauben gibt es, bevor der Stichtag erreicht ist.

Was sich zum 1. Juli 2026 ändert

Die Anpassung trifft die gängigen Geschäftspläne unterschiedlich stark. Die Einstiegspakete steigen prozentual am deutlichsten, während das für viele KMU besonders relevante Premium-Paket gleich bleibt.

• Microsoft 365 Business Basic: rund 17 Prozent teurer.
• Microsoft 365 Business Standard: rund 12 Prozent teurer.
• Microsoft 365 Business Premium: keine Preisänderung.

Auch im Enterprise-Umfeld zieht Microsoft die Preise an, etwa bei Office 365 E3 und E5 sowie Microsoft 365 E3 und E5. Dort fallen die Steigerungen mit etwa 5 bis 8 Prozent moderater aus. Office 365 E1 bleibt nach aktuellem Stand unverändert.

Ein Hinweis zu den konkreten Beträgen: Microsoft hat die neuen Preise bisher in US-Dollar als Listenpreise kommuniziert. Die verbindlichen Euro-Preise bestätigt Microsoft erst kurz vor der Umstellung. Wer jetzt plant, orientiert sich deshalb sinnvoll an den prozentualen Steigerungen und prüft den konkreten Euro-Preis an seinem eigenen Vertrag oder Bezugsweg. Bei monatlicher Zahlweise liegen die Kosten in der Regel ohnehin rund 20 Prozent über dem Jahresabo.

Zur Mechanik der Umstellung: Die neuen Preise greifen für Jahres- und für Monatsabonnements, jeweils zur nächsten Verlängerung nach dem 1. Juli 2026. Wer einen laufenden Jahresvertrag hat, zahlt bis zu dessen regulärer Verlängerung den bisherigen Preis weiter.

Was Microsoft dafür dazugibt

Microsoft begründet die Anpassung mit der laufenden Weiterentwicklung der Plattform in den Bereichen Sicherheit, Verwaltung und künstliche Intelligenz. Im Zuge der Umstellung werden bis voraussichtlich August 2026 zusätzliche Funktionen in verschiedene Pläne aufgenommen. Dazu zählen unter anderem ein erweiterter E-Mail-Schutz über Microsoft Defender für Office 365 Plan 1, zusätzliche Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen rund um Microsoft Intune sowie KI-Funktionen wie ein erweiterter Copilot Chat mit Zugriff auf Postfach und Kalender. Security Copilot ist in bestimmten Kontingenten für E5-Kunden vorgesehen.

Welche dieser Funktionen in welchem Plan tatsächlich ankommen, unterscheidet sich je nach Lizenz. Pauschal lässt sich sagen: Ein Teil des höheren Preises wird durch zusätzliche Sicherheits- und KI-Bausteine gegenfinanziert. Ob diese Bausteine für Ihr Unternehmen einen Mehrwert bedeuten oder ob Sie vergleichbare Funktionen bereits anderweitig abgedeckt haben, ist eine Frage des Einzelfalls.

Die wichtigste Stellschraube: der Stichtag

Für die Planung ist eine Regel besonders bedeutsam. Verträge, die vor dem 1. Juli 2026 verlängert oder neu abgeschlossen werden, behalten den bisherigen Preis bis zur darauf folgenden Verlängerung. Wer also ohnehin vor einer Verlängerung steht oder die Lizenzanzahl anpassen möchte, kann den Zeitpunkt bewusst wählen und sich den aktuellen Preis für eine weitere Laufzeit sichern. Bei Bestandsverträgen, die sich vor diesem Datum automatisch verlängern, greift die Anpassung entsprechend erst zur Verlängerung im Jahr 2027.

Das ist kein Grund zu überstürzten Entscheidungen, aber ein guter Anlass, die eigenen Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen jetzt zu kennen. Eine Verlängerung ergibt vor allem dann Sinn, wenn der Bedarf stabil ist. Wer in den nächsten Monaten ohnehin Lizenzen reduzieren oder Pläne wechseln möchte, sollte das in die Überlegung einbeziehen, statt einen womöglich zu großen Bestand für ein weiteres Jahr festzuschreiben.

Wie KMU ihre Lizenzkosten jetzt prüfen

Eine Preiserhöhung ist ein sinnvoller Anlass, den Lizenzbestand einmal gründlich zu durchleuchten. In der Praxis lassen sich Kosten oft ohne Funktionsverlust senken, einfach weil über die Jahre Lizenzen mitlaufen, die nicht mehr gebraucht werden. Sinnvolle Schritte sind:

• Bestand abgleichen: Stimmen die zugewiesenen Lizenzen noch mit den tatsächlichen Mitarbeitenden überein? Karteileichen ausgeschiedener Personen oder doppelt zugewiesene Pläne sind häufiger als gedacht.
• Plan passend wählen: Nicht jede Person braucht den gleichen Plan. Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz, reine Postfachnutzer oder Schichtkräfte lassen sich häufig mit günstigeren oder spezialisierten Plänen abbilden.
• Sicherheit gegenrechnen: Da Business Premium preislich stabil bleibt und Sicherheitsfunktionen wie erweiterten Bedrohungsschutz und Geräteverwaltung enthält, kann dieser Plan im Vergleich an Attraktivität gewinnen. Ob sich ein Wechsel rechnet, hängt davon ab, welche Sicherheitsbausteine Sie heute schon separat einsetzen.
• Funktionen statt Bauchgefühl: Bevor ein höherwertiger Plan gebucht wird, lohnt der Blick, welche der neuen KI- und Security-Funktionen real genutzt werden. Bezahlte, aber ungenutzte Funktionen sind teurer als ein bewusst kleiner gehaltener Plan.

Ziel ist nicht, pauschal den günstigsten Plan zu wählen, sondern den passenden. Eine zu knappe Lizenz, die wichtige Schutzfunktionen weglässt, kann am Ende teurer werden als die eingesparte Differenz.

Häufige Fragen

Bin ich von der Preiserhöhung überhaupt betroffen?

Das hängt von Ihrem Plan und Ihrem Vertrag ab. Viele Business- und Enterprise-Pläne werden teurer, Microsoft 365 Business Premium und Office 365 E1 bleiben nach aktuellem Stand unverändert. Bei laufenden Jahresverträgen greift der neue Preis erst zur nächsten Verlängerung nach dem 1. Juli 2026.

Kann ich mir den alten Preis noch sichern?

In vielen Fällen ja. Verträge, die vor dem 1. Juli 2026 abgeschlossen oder verlängert werden, behalten den bisherigen Preis bis zur darauf folgenden Verlängerung. Voraussetzung ist, dass eine Verlängerung zu Ihrer Planung passt und der Bedarf stabil ist. Die genauen Bedingungen richten sich nach Ihrem Vertrag und Bezugsweg.

Lohnt sich jetzt ein Wechsel zu einem anderen Anbieter?

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Ein Anbieterwechsel verursacht Aufwand für Migration, Schulung und neue Abläufe und sollte gegen die reine Preisdifferenz abgewogen werden. Häufig liegt das größere Sparpotenzial darin, den bestehenden Microsoft-365-Bestand sauber an den tatsächlichen Bedarf anzupassen.

Was passiert, wenn ich nichts unternehme?

Dann gilt der neue Preis automatisch ab der nächsten Vertragsverlängerung nach dem 1. Juli 2026. Es gehen keine Daten oder Funktionen verloren, die Kosten steigen jedoch entsprechend Ihres Plans. Wer den Stichtag kennt, kann bewusst entscheiden, statt von der Anpassung überrascht zu werden.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH betreut kleine und mittlere Unternehmen bei Microsoft 365 und kennt die Lizenzpläne aus der täglichen Praxis. Vor dem Stichtag am 1. Juli 2026 prüfen wir mit Ihnen gemeinsam, welche Pläne Sie heute einsetzen, ob der Bestand zur tatsächlichen Nutzung passt und ob sich eine Anpassung oder eine rechtzeitige Verlängerung für Sie lohnt. So treffen Sie eine Entscheidung auf Basis von Zahlen statt unter Zeitdruck. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir auf Ihre Lizenzsituation und nennen Ihnen eine klare Einschätzung. Mehr zu unseren Microsoft-365-Diensten und Managed Services finden Sie auf den jeweiligen Seiten.