Microsoft Teams erkennt den Arbeitsort per WLAN: Was KMU zum automatischen Einchecken wissen müssen

In hybriden Teams ist eine Frage im Arbeitsalltag dauerpräsent: Wer ist heute eigentlich im Büro und wer arbeitet von zu Hause? Bisher mussten Mitarbeitende ihren Arbeitsort in Microsoft Teams manuell setzen, was im hektischen Alltag schnell untergeht. Microsoft führt dafür nun eine automatische Erkennung ein. Verbindet sich ein Gerät mit dem Firmen-WLAN, kann Teams den Status automatisch auf "im Büro" setzen. Die Funktion ist Teil von Microsoft Places und wird seit Ende 2025 schrittweise ausgerollt. Für kleine und mittlere Unternehmen ist sie praktisch, wirft aber auch Fragen zu Datenschutz und Mitbestimmung auf.

Was steckt hinter dem automatischen Einchecken in Teams?

Die Funktion heißt offiziell "Einchecken am Arbeitsplatz" (englisch: Workplace check-in). Sie bestimmt den Standort nicht über GPS, sondern über bekannte Netzwerkkennungen: die Funknetz-Bezeichnung (SSID) und optional die MAC-Adresse einzelner Zugangspunkte (BSSID). Verbindet sich ein Notebook mit einem hinterlegten Firmennetz, aktualisiert Teams den Arbeitsort.

Wichtig ist, was dabei nicht passiert: Erkannt wird ausschließlich das zugeordnete Gebäude, nicht der genaue Platz im Raum und auch kein Standort außerhalb des Büros. Die Erkennung läuft nur in der Teams-Desktop-App unter Windows und macOS, nicht im Browser oder auf dem Smartphone. Sie greift zudem nur innerhalb der hinterlegten Arbeitszeiten, und der erkannte Standort wird am Ende des Arbeitstags wieder gelöscht. Eine zweite Variante kann das Einchecken auch über konfigurierte Schreibtisch-Peripherie wie Dockingstationen erkennen.

Welche Voraussetzungen und Lizenzen gelten?

Das automatische Einchecken ist standardmäßig deaktiviert. Eine heimliche Aktivierung ist nicht möglich, weil Administratoren die Funktion erst bewusst einschalten müssen. Laut Microsoft-Dokumentation sind dafür zwei Rollen nötig: Ein Teams-Administrator aktiviert die Richtlinie in Teams, ein Exchange-Administrator pflegt die SSID- und BSSID-Listen. Die Gebäude werden zuvor in Microsoft Places konfiguriert.

Selbst wenn die Richtlinie aktiv ist, entscheiden die Mitarbeitenden mit. Im Standardfall müssen sie der Standorterkennung ausdrücklich zustimmen (Opt-in); Administratoren können diese Zustimmung nicht stellvertretend erteilen. Eine Teams-Premium-Lizenz ist für das Einchecken nicht erforderlich. Die Endnutzer-Funktionen von Microsoft Places stehen mit Plänen zur Verfügung, die Outlook- und Teams-Kalender enthalten, also auch mit Microsoft 365 Business Basic und Business Standard. Welcher Plan in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist, klären wir gern im Rahmen unserer Microsoft-365-Beratung.

Datenschutz: Worauf KMU achten müssen

So komfortabel die Funktion ist, sie verarbeitet personenbezogene Daten, nämlich die Anwesenheit einzelner Mitarbeitender. Das Fachportal Security-Insider weist darauf hin, dass Unternehmen für den Einsatz eine Betriebsvereinbarung formulieren sollten, um nicht in Konflikt mit der DSGVO zu geraten. Existiert ein Betriebs- oder Personalrat, ist dieser bei der Einführung einer solchen Anwesenheitserfassung in der Regel zu beteiligen.

Wer das Einchecken nutzen möchte, sollte daher vorab klären: Welcher Zweck wird verfolgt, wie lange werden Daten gespeichert, und wie werden Beschäftigte informiert? Die technische Ausgestaltung von Microsoft hilft dabei, weil Erfassung nur mit Zustimmung, nur im Gebäude und nur während der Arbeitszeit erfolgt. Die rechtliche und organisatorische Bewertung bleibt aber Aufgabe des Unternehmens. Eine saubere Konfiguration und Dokumentation ist Teil professioneller Managed Services.

Häufige Fragen

Wird mein Standort heimlich im Hintergrund erfasst?

Nein. Die Funktion ist beim Mandanten standardmäßig aus und muss von einem Administrator aktiv eingeschaltet werden. Zusätzlich müssen Mitarbeitende dem Einchecken im Standardfall selbst zustimmen. Erkannt wird nur das Firmengebäude über das WLAN, kein GPS-Standort und keine Position außerhalb des Büros.

Funktioniert das auch im Homeoffice oder unterwegs?

Nein. Erkannt werden ausschließlich vom Unternehmen hinterlegte Firmennetze über SSID und BSSID. Private WLANs zu Hause oder fremde Netze unterwegs lösen kein Einchecken aus. Die Erkennung läuft zudem nur in der Teams-Desktop-App unter Windows und macOS und nur innerhalb der konfigurierten Arbeitszeiten.

Brauchen wir vorher eine Betriebsvereinbarung?

In vielen Fällen ja. Da Anwesenheitsdaten personenbezogen sind, sollten Unternehmen den Einsatz datenschutzkonform regeln und einen vorhandenen Betriebsrat beteiligen. Eine Betriebsvereinbarung schafft Klarheit über Zweck, Speicherdauer und Rechte der Beschäftigten. Eine rechtsverbindliche Prüfung gehört in die Hände Ihrer Datenschutz- oder Rechtsberatung.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH betreut kleine und mittlere Unternehmen im Raum Karlsruhe bei Microsoft 365 und Teams. Wir prüfen, ob das automatische Einchecken für Ihre Arbeitsweise sinnvoll ist, konfigurieren Microsoft Places sowie die Teams-Richtlinien sauber und transparent und unterstützen bei der technischen Umsetzung Ihrer Datenschutzvorgaben. Wenn Sie hybride Zusammenarbeit besser organisieren möchten, vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Erstgespräch.

Quellen

• Microsoft Learn: Konfigurieren des Eincheckens am Arbeitsplatz (Microsoft Places)
• Security-Insider: Microsoft Teams erkennt automatisch den Büro-Standort
• Microsoft Learn: Microsoft Places Übersicht und Lizenzierung