Cloud-Telefonie bei Internetausfall: was dann passiert und wie Sie vorsorgen

Die kurze Antwort: Fällt am Standort das Internet aus, können die Tischtelefone dort nicht mehr telefonieren, das gehört zur ehrlichen Beschreibung von Cloud-Telefonie. Ihre Rufnummern und die Telefonanlage laufen jedoch nicht im Büro, sondern im Rechenzentrum des Anbieters weiter. Eingehende Anrufe lassen sich deshalb auch während der Störung annehmen: per Rufumleitung auf Mobilnummern, über gleichzeitiges Klingeln oder direkt in der Teams-App auf dem Smartphone, die über Mobilfunkdaten weiterarbeitet. Wer diese Wege vor dem ersten Ausfall einrichtet, bleibt für Kunden ansprechbar, auch wenn im Gebäude nichts mehr geht.

Was bei einem Internetausfall wirklich passiert

Bei einer Cloud-Telefonanlage steht die eigentliche Technik nicht mehr im Serverraum, sondern im Rechenzentrum des Anbieters. Im Störungsfall ist das ein Vorteil: Die Anlage selbst ist vom Ausfall Ihrer Leitung nicht betroffen. Anrufer erreichen weiterhin Ihre Rufnummer, und die Anlage arbeitet die hinterlegten Regeln ab, etwa eine Ansage, die Voicemail oder eine Umleitung. Ohne vorbereitete Regeln läuft der Anruf dagegen ins Leere, und genau das gilt es zu vermeiden. Zur Einordnung gehört auch: Seit der Umstellung der Telefonnetze auf IP-Technik telefoniert der klassische Festnetzanschluss ebenfalls über die Internetleitung. Die Frage nach dem Ausfall stellt sich also nicht nur bei Cloud-Telefonie, nur bietet die Cloud deutlich mehr Ausweichwege.

Rufumleitung und gleichzeitiges Klingeln einrichten

Bei Telefonie über Microsoft Teams sind die wichtigsten Vorsorgewerkzeuge bereits enthalten. Laut Microsoft-Dokumentation lassen sich Anrufe an eine andere Nummer, einen Kontakt, eine Anrufgruppe aus dem eigenen Unternehmen oder an die Voicemail weiterleiten. Alternativ klingelt ein Anruf gleichzeitig auf der Büronummer und einer weiteren Nummer, etwa dem Mobiltelefon. Beides stellen Nutzer selbst in Teams unter den Anrufeinstellungen um. Für zentrale Rufnummern wie die Zentrale oder eine Servicenummer legt der Administrator fest, wohin Gespräche im Ausnahmefall laufen. Wichtig ist der Zeitpunkt: Eingerichtet und einmal durchgespielt wird das vor der Störung, nicht währenddessen.

Die Teams-App auf dem Smartphone

Ist Ihre Telefonie in Microsoft Teams abgebildet, ist das Smartphone der natürlichste Ausweichweg. Die Teams-App funktioniert im Mobilfunknetz weiter, Microsoft dokumentiert dafür eigens eine Einstellung, mit der sich der Datenverbrauch über Mobilfunk reduzieren lässt. Mitarbeitende telefonieren also mit ihrer gewohnten Firmennummer weiter, nehmen ankommende Gespräche an und erreichen Chats und Dateien, als säßen sie am Schreibtisch. Voraussetzung ist lediglich Mobilfunkempfang mit Datenverbindung. Wie Teams-Telefonie in Microsoft 365 eingebunden ist, zeigt unsere Leistungsübersicht.

Zweiter Internetweg und ein einfacher Notfallplan

Wer die Ausfallzeit am Standort selbst verkürzen will, gibt dem Router einen zweiten Weg ins Netz: Ein Mobilfunk-Fallback über LTE oder 5G übernimmt, wenn die Hauptleitung ausfällt, alternativ eine zweite Leitung über einen anderen Anbieter. Zwei Punkte gehören ehrlich dazu: Bei einem Stromausfall hilft der beste Fallback nur mit Notstromversorgung, und die Gesprächsqualität über Mobilfunk hängt von der Abdeckung vor Ort ab. Die Abläufe für den Ernstfall, wer leitet um, wer informiert wen, welche Nummern gelten, gehören in einen kurzen IT-Notfallplan, der griffbereit liegt und nicht auf dem gerade nicht erreichbaren Server.

Häufige Fragen

Gehen Anrufe während eines Ausfalls verloren?

Nicht zwangsläufig. Ihre Rufnummern bleiben im Rechenzentrum aktiv. Mit eingerichteter Umleitung oder gleichzeitigem Klingeln kommen Gespräche auf dem Mobiltelefon an, ansonsten greift die Voicemail, sofern sie konfiguriert ist. Ohne jede Vorsorge hören Anrufer nur ein Freizeichen, deshalb ist die Einrichtung vorab der entscheidende Schritt.

Brauchen Mitarbeitende dafür Diensthandys?

Nicht zwingend. Technisch genügt die Teams-App auf einem vorhandenen Smartphone. Auf privaten Geräten sollte die geschäftliche Nutzung sauber geregelt sein, etwa über eine Mobilgeräteverwaltung, die geschäftliche Daten vom Privaten trennt. Wer keine App auf privaten Geräten möchte, nutzt stattdessen die Rufumleitung auf eine Mobilnummer, dafür ist keine Installation nötig.

Was passiert bei einem Stromausfall statt einem Internetausfall?

Dann fallen am Standort auch Router, Switches und Tischtelefone aus, unabhängig von der Art der Telefonanlage. Die Cloud-Anlage läuft im Rechenzentrum weiter, und Smartphones funktionieren, solange das Mobilfunknetz verfügbar ist. Für kritische Erreichbarkeit lässt sich der Router zusätzlich mit einer kleinen unterbrechungsfreien Stromversorgung absichern.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH plant Cloud-Telefonie mit Microsoft Teams von Anfang an mit dem Störungsfall mit: sinnvolle Umleitungsregeln je Rufnummer, die Teams-App auf den Smartphones Ihrer Mitarbeitenden und auf Wunsch ein Mobilfunk-Fallback für den Standort. Im Rahmen unserer laufenden Betreuung der Teams-Telefonie prüfen wir diese Einstellungen regelmäßig, damit der Plan im Ernstfall greift. Mit direktem Ansprechpartner statt anonymer Hotline.

Quellen

• Microsoft Support: Anrufweiterleitung, Anrufgruppen und gleichzeitiges Klingeln in Microsoft Teams
• Microsoft Support: Optimieren der Nutzung mobiler Daten in Microsoft Teams
• Microsoft Support: Verwalten Ihrer Anrufeinstellungen in Microsoft Teams