Freigegebenes Postfach in Microsoft 365 anlegen und Berechtigungen vergeben

Die kurze Antwort: Ein freigegebenes Postfach legen Sie im Microsoft 365 Admin Center unter „Teams und Gruppen", „Freigegebene Postfächer" mit „Freigegebenes Postfach hinzufügen" an, vergeben Name und Adresse, speichern und fügen unter „Nächste Schritte" die Mitglieder hinzu. Mitglieder erhalten damit Vollzugriff und „Senden als"; „Senden im Auftrag" vergeben Sie bei Bedarf separat. Dank automatischer Zuordnung erscheint das Postfach bei den Mitgliedern nach einem Neustart von Outlook von selbst. Eine Lizenz braucht das Postfach bis 50 GB nicht. Voraussetzung ist ein Konto mit der Rolle Exchange-Administrator und ein Plan, der Exchange Online enthält. Stand: September 2026.

Voraussetzungen

Sie brauchen ein Administratorkonto mit der Rolle Exchange-Administrator. Erscheint beim Aufruf die Meldung, dass Sie keine Berechtigung für die Seite haben, fehlt diese Rolle. Außerdem muss Ihr Abonnement E-Mail enthalten: Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium bringen Exchange Online mit, Microsoft 365 Apps for Business dagegen nicht. In Hybridumgebungen mit eigenem Exchange Server legt Microsoft nahe, freigegebene Postfächer im lokalen Exchange Admin Center anzulegen, nicht in der Cloud.

Schritt für Schritt im Microsoft 365 Admin Center

1. Melden Sie sich im Admin Center mit einem Konto an, das die Rolle Exchange-Administrator hat.
2. Öffnen Sie links „Teams und Gruppen" und dann „Freigegebene Postfächer". Fehlt der Eintrag, wählen Sie zuerst „Alle anzeigen".
3. Klicken Sie auf „Freigegebenes Postfach hinzufügen" und geben Sie einen Namen ein, etwa „Info" oder „Buchhaltung". Daraus leitet Microsoft die E-Mail-Adresse ab; Sie können sie anpassen.
4. Klicken Sie auf „Änderungen speichern". Es kann laut Microsoft einige Minuten dauern, bis Sie Mitglieder hinzufügen können.
5. Wählen Sie unter „Nächste Schritte" den Punkt „Mitglieder zu diesem Postfach hinzufügen", klicken Sie auf „Mitglieder hinzufügen", wählen Sie die Personen aus und bestätigen Sie mit „Hinzufügen".

Mitglieder sind die Personen, die eingehende Mails sehen und Antworten senden sollen. Für jedes neue freigegebene Postfach ist die Anmeldung standardmäßig blockiert; belassen Sie es dabei. Das Postfach hat zwar ein Benutzerkonto, aber ein vom System erzeugtes Passwort, das niemand kennen soll. Und noch ein Grundsatz aus der Dokumentation: Ein freigegebenes Postfach lässt sich später nicht in eine Microsoft 365 Gruppe migrieren. Wenn Externe mitlesen sollen, mehr als 25 Personen zugreifen oder das Löschen von Nachrichten verhindert werden muss, ist die Gruppe von Anfang an die bessere Wahl.

Die drei Berechtigungen und was sie bewirken

Microsoft formuliert es eindeutig: Vollzugriff und eine Sendeberechtigung sind beide nötig, damit ein freigegebenes Postfach im Alltag funktioniert. Hat eine Person sowohl „Senden als" als auch „Senden im Auftrag", wird immer „Senden als" verwendet. Für eine Informationsadresse ist „Senden als" meist richtig; „Senden im Auftrag" passt, wenn der Empfänger sehen soll, wer geantwortet hat. Details und typische Fehler stehen im Beitrag Senden als oder Senden im Auftrag.

Berechtigungen ändern

Im Microsoft 365 Admin Center öffnen Sie das freigegebene Postfach und wählen unter „Postfachberechtigungen verwalten" die gewünschte Berechtigung. Mit „Berechtigungen hinzufügen" ergänzen Sie Personen, mit „Berechtigungen entfernen" nehmen Sie sie heraus. Im Exchange Admin Center führt der Weg über „Empfänger", „Postfächer", das Postfach und „Postfachdelegierung"; dort stehen „Senden als" und „Lesen und Verwalten" zur Verfügung, „Senden im Auftrag" laut Microsoft für freigegebene Postfächer aber nicht. Wer PowerShell nutzt, vergibt die drei Berechtigungen so:

1. Vollzugriff: `Add-MailboxPermission -Identity info@ihrefirma.de -User maria@ihrefirma.de -AccessRights FullAccess -InheritanceType All`
2. Senden als: `Add-RecipientPermission -Identity info@ihrefirma.de -Trustee maria@ihrefirma.de -AccessRights SendAs`
3. Senden im Auftrag: `Set-Mailbox -Identity info@ihrefirma.de -GrantSendOnBehalfTo @{Add="maria@ihrefirma.de"}`

Ein Sonderfall: Ist das Postfach aus der globalen Adressliste ausgeblendet, funktionieren „Senden als" und „Senden im Auftrag" im Outlook-Desktop nicht, weil beide das Postfach in der Adressliste voraussetzen; auch ein Vollzugriff auf ein ausgeblendetes Postfach lässt sich in Outlook nicht öffnen.

Automatische Zuordnung: warum das Postfach von selbst erscheint

Vergeben Sie Vollzugriff an eine Person, trägt Outlook das Postfach über die Autodiscover-Funktion beim nächsten Start automatisch in deren Profil ein. Microsoft nennt das Automapping, und es ist standardmäßig eingeschaltet. Zwei Dinge sollten Sie wissen: Die Zuordnung wird am Postfach der Person gesetzt, nicht am freigegebenen Postfach. Vergeben Sie den Vollzugriff über eine Sicherheitsgruppe, greift die automatische Zuordnung deshalb nicht, und die Mitglieder müssen das Postfach manuell hinzufügen. Und wer Vollzugriff auf sehr viele Postfächer hat, etwa ein Administrator, kann die Zuordnung je Postfach abschalten, damit Outlook beim Start nicht alle lädt: Berechtigung mit `Remove-MailboxPermission` entfernen und mit `Add-MailboxPermission ... -AccessRights FullAccess -AutoMapping $false` neu setzen.

Diese Einstellungen gehören direkt nach dem Anlegen dazu

• Gesendete Elemente: Standardmäßig landen Antworten aus dem freigegebenen Postfach nur im Ordner „Gesendete Elemente" der Person, die geantwortet hat. Über „Bearbeiten" bei „Gesendete Elemente" legen Sie fest, dass Kopien auch im freigegebenen Postfach abgelegt werden. Nur so sieht das Team, was schon beantwortet ist.
• Automatische Antworten: Unter „Automatische Antworten" hinterlegen Sie Texte für Absender innerhalb und außerhalb der Organisation, nur Text, keine Bilder.
• Weiterleitung: Alle eingehenden Mails lassen sich an eine Adresse oder eine Verteilerliste weiterleiten, ohne Lizenz. Microsoft warnt: Bei Weiterleitung nach außen filtert der Empfänger Spam und Phishing selbst.
• Adressliste: Ein aus der Adressliste ausgeblendetes Postfach empfängt weiter Mails, kann aber von neuen Mitgliedern nicht mehr zu Outlook hinzugefügt werden, bis es wieder eingeblendet ist.
• E-Mail-Apps: Unter „E-Mail-Apps" legen Sie fest, mit welchen Apps Mitglieder auf das Postfach zugreifen dürfen.

Die Lizenzfrage

Ein freigegebenes Postfach speichert bis 50 GB ohne eigene Lizenz. Eine Lizenz Exchange Online Plan 2 wird nötig, wenn es mehr als 50 GB belegen, ein Archivpostfach nutzen oder unter ein Beweissicherungsverfahren gestellt werden soll; für Archiv und Beweissicherung genügt alternativ Exchange Online Plan 1 mit dem Zusatz Exchange Online Archiving. Die Mitglieder brauchen dagegen immer ein eigenes lizenziertes Postfach, denn der Zugriff läuft über ihr Postfach. Ist der Speicher voll, empfängt das Postfach laut Microsoft noch eine Weile, sendet aber nicht mehr, und irgendwann weist es eingehende Mails ab. Was das für zentrale Adressen wie info@ im Alltag bedeutet, steht im Beitrag Gemeinsames Postfach für info@: in Microsoft 365 ohne eigene Lizenz.

Häufige Fragen

Ein neues Mitglied bekommt beim Senden eine Fehlermeldung zu fehlenden Berechtigungen. Was ist los?

Meist nichts. Die Meldung „Sie haben nicht die Berechtigung, die Nachricht im Auftrag des angegebenen Benutzers zu senden" erscheint laut Microsoft, wenn die Änderung noch nicht in allen Rechenzentren angekommen ist. Sie verschwindet nach etwa einer Stunde von selbst; danach einfach noch einmal senden.

Kann ich eine Sicherheitsgruppe als Mitglied eintragen?

Für die Berechtigungen ja: Vollzugriff und „Senden als" lassen sich an E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen vergeben. Die automatische Zuordnung in Outlook funktioniert dann aber nicht, weil sie am Postfach der einzelnen Person gesetzt wird. Die Mitglieder fügen das Postfach in diesem Fall manuell hinzu.

Können wir das Postfach einer ausgeschiedenen Person in ein freigegebenes umwandeln?

Ja, Microsoft beschreibt die Umwandlung eines Benutzerpostfachs in ein freigegebenes Postfach. Danach lässt sich die Lizenz der Person entfernen, solange das Postfach unter 50 GB bleibt und weder Archiv noch Beweissicherung braucht. Prüfen Sie vorher, welche Weiterleitungen und Regeln im alten Postfach aktiv waren.

Wie viele Personen dürfen ein freigegebenes Postfach nutzen?

Microsoft gibt maximal 25 Nutzer an. Greifen zu viele gleichzeitig zu, kann es zu Verbindungsfehlern oder doppelten Nachrichten kommen. Für größere Teams empfiehlt Microsoft eine Microsoft 365 Gruppe.

Weiterführende Beiträge zu freigegebenen Postfächern

• Freigegebenes Postfach in Outlook einbinden: neues Outlook, klassisches Outlook, Web, iPhone und Android
• Senden als oder Senden im Auftrag: Unterschied, Einrichtung, typische Fehler
• Kalender und Kontakte eines freigegebenen Postfachs nutzen
• Freigegebenes Postfach wird in Outlook nicht angezeigt: Fehler beheben
• Gemeinsames Postfach für info@: in Microsoft 365 ohne eigene Lizenz

Freigegebene Postfächer sind nur ein Baustein: Wie wir Exchange Online einrichten, von Domänen über Schutzregeln bis zu Berechtigungen, steht auf der Leistungsseite.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH richtet freigegebene Postfächer für kleine und mittlere Unternehmen im Raum Karlsruhe und bundesweit ein: mit den passenden Berechtigungen, sauberen Einstellungen für gesendete Elemente und automatische Antworten und der Einbindung auf allen Geräten. Wenn im Alltag etwas hakt, hilft unser IT-Support direkt am Telefon, mit festem Ansprechpartner statt Ticketsystem.

Quellen

• Microsoft Learn: Create a shared mailbox, Stand 02.02.2026
• Microsoft Learn: About shared mailboxes in Microsoft 365, Stand 13.03.2026
• Microsoft Learn: Configure shared mailbox settings, Stand 03.02.2026
• Microsoft Learn: Shared mailboxes in Exchange Online, abgerufen 11.09.2026
• Microsoft Learn: Manage permissions for recipients in Exchange Online, Stand 14.03.2024
• Microsoft Learn: Remove automapping for a shared mailbox, Stand 25.03.2025