Freigegebenes Postfach in Outlook einbinden: neues Outlook, klassisches Outlook, Web, iPhone und Android

Die kurze Antwort: Sobald Ihr Administrator Sie als Mitglied eines freigegebenen Postfachs eingetragen hat, erscheint es im neuen und im klassischen Outlook nach einem Neustart von selbst im Ordnerbereich. Erscheint es nicht, fügen Sie es manuell hinzu: im neuen Outlook per Rechtsklick auf Ihren Kontonamen und „Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen", im klassischen Outlook über Datei, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen, E-Mail, Ändern, Weitere Einstellungen, Erweitert, Hinzufügen. In Outlook im Web klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Ordner", in der Outlook-App auf iPhone und Android wählen Sie „Konto hinzufügen" und dann „Geteiltes Postfach hinzufügen", auf dem Mac gehen Sie über Extras, Konten, Delegierung und Freigabe. Alle Wege im Detail stehen unten, jeweils mit den Fallstricken. Stand: September 2026.

Voraussetzungen

Ein freigegebenes Postfach (in der Oberfläche auch „geteiltes Postfach") ist ein Postfach ohne eigenen Benutzer, etwa info@ oder buchhaltung@, auf das mehrere Personen zugreifen. Damit Sie es einbinden können, müssen laut Microsoft drei Dinge stimmen: Sie brauchen ein eigenes, lizenziertes Postfach in Exchange Online, Ihr Administrator hat Sie im Microsoft 365 Admin Center als Mitglied hinzugefügt (das vergibt Vollzugriff und in der Regel „Senden als"), und beide Postfächer liegen in Exchange Online. Personen außerhalb Ihrer Organisation können nicht Mitglied werden, und mehr als 25 Mitglieder unterstützt Microsoft nicht. Wie Ihr Administrator das Postfach anlegt und welche Berechtigung was bewirkt, steht im Beitrag Freigegebenes Postfach in Microsoft 365 anlegen und Berechtigungen vergeben.

Neues Outlook für Windows

Im neuen Outlook läuft das Einbinden in der Regel automatisch. Microsoft beschreibt es so: Nachdem der Administrator Sie als Mitglied hinzugefügt hat, schließen Sie Outlook und starten es neu; das freigegebene Postfach sollte danach automatisch im Ordnerbereich angezeigt werden. Wurde die Mitgliedschaft erst vor Kurzem erteilt, kann es einige Minuten dauern. Fehlt es weiterhin, gehen Sie manuell vor:

1. Klicken Sie im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen.
2. Wählen Sie „Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen".
3. Geben Sie die Adresse des freigegebenen Postfachs ein, etwa info@ihrefirma.de, und bestätigen Sie.
4. Zum Senden aus dem Postfach öffnen Sie eine neue E-Mail. Fehlt das Feld „Von", wählen Sie auf der Registerkarte „Optionen" den Eintrag „Anzeigen von" und stellen im Feld „Von" die freigegebene Adresse ein.

Der Kalender des freigegebenen Postfachs wird automatisch in Ihre Kalenderliste aufgenommen. Die Kontakte dagegen nicht: Laut Microsoft sind Kontakte für freigegebene Postfächer im neuen Outlook derzeit nicht verfügbar. Wer den gemeinsamen Kontakteordner braucht, nutzt dafür das klassische Outlook oder Outlook im Web.

Klassisches Outlook für Windows

Auch hier gilt: Nach dem Hinzufügen als Mitglied Outlook schließen, neu starten, das Postfach erscheint im Ordnerbereich, der zugehörige Kalender in der Kalenderliste und die Kontakte unter „Meine Kontakte". Die manuelle Variante:

1. Öffnen Sie die Registerkarte „Datei" und wählen Sie „Kontoeinstellungen", dann erneut „Kontoeinstellungen".
2. Markieren Sie auf der Registerkarte „E-Mail" Ihr Konto und klicken Sie auf „Ändern".
3. Klicken Sie auf „Weitere Einstellungen", wechseln Sie auf die Registerkarte „Erweitert" und klicken Sie auf „Hinzufügen".
4. Geben Sie die Adresse des freigegebenen Postfachs ein, bestätigen Sie alle Dialoge und starten Sie Outlook neu.
5. Beim Schreiben wählen Sie „Optionen" und dann „Von", um das Feld einzublenden, und stellen dort die freigegebene Adresse ein.

Ein Hinweis für Postfächer mit vielen Ordnern: Das klassische Outlook lädt im Exchange-Cache-Modus standardmäßig alle freigegebenen Ordner in die lokale Datendatei. Bei sehr großen freigegebenen Postfächern kann das laut Microsoft zu Verzögerungen und fehlenden Elementen führen. Die Option „Freigegebene Ordner herunterladen" finden Sie in denselben erweiterten Kontoeinstellungen; sie abzuschalten hilft, kostet aber den Offline-Zugriff auf das freigegebene Postfach.

Outlook im Web

Im Browser haben Sie zwei Möglichkeiten. Die erste bindet das Postfach dauerhaft in Ihre Ordnerliste ein:

1. Klicken Sie im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf „Ordner".
2. Wählen Sie „Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen".
3. Geben Sie die Adresse des freigegebenen Postfachs ein und bestätigen Sie. Das Postfach erscheint in der Ordnerliste.

Die zweite öffnet das Postfach in einem eigenen Browserfenster: Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen beziehungsweise Ihr Profilbild, wählen Sie „Weiteres Postfach öffnen", geben Sie die Adresse ein und klicken Sie auf „Öffnen". Nur in dieser Variante erhalten Sie laut Microsoft Benachrichtigungen über neue Nachrichten im freigegebenen Posteingang. Zum Senden wählen Sie in einer neuen Nachricht das Menü „Weitere Aktionen" und dort „Anzeigen von", entfernen Ihre eigene Adresse aus dem Feld und tragen die freigegebene ein. Automatische Antworten für das Postfach kann nur der Administrator einrichten.

Outlook für Mac

Für das freigegebene Postfach mit Vollzugriff:

1. Öffnen Sie das Menü „Extras" und wählen Sie „Konten".
2. Markieren Sie Ihr Konto und klicken Sie auf „Delegierung und Freigabe".
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Für mich freigegeben" und klicken Sie auf das Pluszeichen.
4. Suchen Sie das freigegebene Postfach, wählen Sie es aus und bestätigen Sie.

Einen einzelnen freigegebenen Ordner, etwa nur den Kalender, öffnen Sie über „Datei", „Öffnen", „Ordner eines anderen Benutzers" und wählen dort Posteingang, Kalender oder Adressbuch. Beim Verfassen erscheint das freigegebene Postfach im Feld „Von". Wichtig laut Microsoft: Outlook für Mac unterstützt für freigegebene Postfächer derzeit nur die Berechtigung Vollzugriff, und ohne „Senden als" oder „Senden im Auftrag von" werden keine E-Mails gesendet.

iPhone und Android

Auf dem Smartphone funktionieren freigegebene Postfächer ausschließlich in der Outlook-App für iOS und Android, nicht in der Mail-App des Geräts. Ihr eigenes Konto muss bereits eingerichtet sein, Sie brauchen die Berechtigung für das Postfach, und beide Postfächer müssen in Exchange Online liegen. Dann:

1. Öffnen Sie in der Outlook-App den linken Navigationsbereich.
2. Tippen Sie auf „Konto hinzufügen" und dann auf „Geteiltes Postfach hinzufügen".
3. Haben Sie mehrere Konten in der App, wählen Sie das Konto, das die Berechtigung für das freigegebene Postfach besitzt.
4. Geben Sie die Adresse des freigegebenen Postfachs ein. Es erscheint danach in Ihrer Kontoliste.

Entfernen lässt es sich unter „Einstellungen", „Konten": auf das freigegebene Postfach tippen und „Konto löschen" wählen. Alternativ öffnen Sie Outlook im Web im Browser des Smartphones und nutzen die oben beschriebene Variante.

Postfach wird nicht angezeigt: die fünf häufigsten Ursachen

1. Outlook wurde nicht neu gestartet oder die Berechtigung ist noch nicht verteilt. Microsoft nennt für das Erscheinen einige Minuten; beim Senden aus einem gerade angelegten Postfach kann in der ersten Stunde eine Fehlermeldung zu fehlenden Berechtigungen kommen, die von selbst verschwindet, sobald die Änderung in allen Rechenzentren angekommen ist.
2. Die Berechtigung wurde über eine Sicherheitsgruppe vergeben. Die automatische Zuordnung wird am Postfach der einzelnen Person gesetzt; bei Gruppen greift sie laut Microsoft nicht. Dann hilft entweder die direkte Zuweisung an die Personen oder das manuelle Hinzufügen wie oben beschrieben.
3. Die automatische Zuordnung wurde abgeschaltet. Administratoren tun das gelegentlich per PowerShell, damit Konten mit Vollzugriff auf viele Postfächer beim Start nicht alle laden. Auch dann bleibt das manuelle Hinzufügen möglich.
4. Das Postfach ist aus der globalen Adressliste ausgeblendet. Solange es ausgeblendet ist, können neue Mitglieder es laut Microsoft nicht zu ihrem Outlook-Profil hinzufügen; „Senden als" und „Senden im Auftrag" funktionieren im Outlook-Desktop dann ebenfalls nicht.
5. Sie haben nur „Senden als", aber keinen Vollzugriff. „Senden als" erlaubt nicht, den Inhalt des Postfachs zu lesen. Zum Öffnen braucht es Vollzugriff, zum Senden zusätzlich „Senden als" oder „Senden im Auftrag".

Bleibt das Postfach trotzdem unsichtbar, hilft die ausführliche Fehlersuche im Beitrag Freigegebenes Postfach wird in Outlook nicht angezeigt.

Häufige Fragen

Kann ich das freigegebene Postfach auf dem Handy nutzen?

Ja, in der Outlook-App für iOS und Android über „Konto hinzufügen" und „Geteiltes Postfach hinzufügen", sofern Ihr Konto und das freigegebene Postfach in Exchange Online liegen. Die vorinstallierten Mail-Apps von iPhone und Android unterstützen freigegebene Postfächer nicht; dort bleibt nur der Umweg über Outlook im Web im Browser.

Warum sehe ich die Kontakte des freigegebenen Postfachs im neuen Outlook nicht?

Weil Microsoft diese Funktion im neuen Outlook bislang nicht anbietet: Kontakte für freigegebene Postfächer und für Postfächer anderer Nutzer sind dort derzeit nicht verfügbar. Der gemeinsame Kontakteordner lässt sich im klassischen Outlook unter „Meine Kontakte" und in Outlook im Web nutzen.

Braucht das freigegebene Postfach eine eigene Lizenz?

Nein, bis 50 GB nicht. Eine Lizenz Exchange Online Plan 2 wird nötig, wenn das Postfach mehr als 50 GB speichern, ein Archiv nutzen oder unter ein Beweissicherungsverfahren gestellt werden soll. Die Mitglieder selbst brauchen dagegen immer ein eigenes lizenziertes Postfach.

Kann ich mich direkt mit dem freigegebenen Postfach anmelden?

Nein, und das ist so gewollt. Zu jedem freigegebenen Postfach gehört zwar ein Benutzerkonto, aber mit einem vom System erzeugten, unbekannten Passwort; Microsoft blockiert die Anmeldung für neue freigegebene Postfächer standardmäßig und empfiehlt, es dabei zu belassen. Der Zugriff läuft immer über das eigene Postfach der Mitglieder.

Weiterführende Beiträge zu freigegebenen Postfächern

• Freigegebenes Postfach in Microsoft 365 anlegen und Berechtigungen vergeben
• Senden als oder Senden im Auftrag: Unterschied, Einrichtung, typische Fehler
• Kalender und Kontakte eines freigegebenen Postfachs nutzen
• Freigegebenes Postfach wird in Outlook nicht angezeigt: Fehler beheben
• Gemeinsames Postfach für info@: in Microsoft 365 ohne eigene Lizenz

Die Grundlage für all das ist ein sauber aufgesetztes Exchange Online; wie wir das für kleine Unternehmen einrichten, steht auf der Seite Exchange Online einrichten.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH betreut Microsoft 365 für kleine und mittlere Unternehmen im Raum Karlsruhe und bundesweit. Wir richten freigegebene Postfächer mit den passenden Berechtigungen ein, binden sie auf allen Geräten Ihres Teams ein und sind da, wenn ein Postfach trotzdem einmal fehlt: Unser IT-Support erreicht Sie direkt am Telefon, ohne Ticketsystem, mit festem Ansprechpartner.

Quellen

• Microsoft Support: Öffnen und Verwenden eines freigegebenen Postfachs in Outlook (neues und klassisches Outlook)
• Microsoft Support: Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zu Outlook im Web
• Microsoft Support: Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zu Outlook Mobile
• Microsoft Support: Öffnen eines freigegebenen Ordners oder Postfachs in Outlook für Mac
• Microsoft Learn: About shared mailboxes in Microsoft 365, Stand 13.03.2026
• Microsoft Learn: Create a shared mailbox (Automapping, Sicherheitsgruppen), Stand 02.02.2026
• Microsoft Learn: Manage permissions for recipients in Exchange Online, Stand 14.03.2024
• Microsoft Learn: Performance and synchronization problems when you work with folders in a secondary mailbox (Freigegebene Ordner herunterladen), Stand 14.07.2025