Konferenzraum für Microsoft Teams ausstatten: Checkliste für KMU

Die kurze Antwort: Ein Teams-Konferenzraum braucht fünf Dinge, die zusammenpassen: eine Ausstattung, die zur Raumgröße passt (Kamera, Mikrofon, Lautsprecher, ein oder zwei Displays), ein verkabeltes Netzwerk mit ausreichend Bandbreite, eine Entscheidung zwischen „Notebook per Kabel anschließen" und einem festen Teams-Rooms-System, ein Raumpostfach mit der passenden Lizenz und jemanden, der das Ganze betreut. Microsoft empfiehlt, mit einer Bestandsaufnahme der Räume zu beginnen und daraus je Raumtyp eine Standardausstattung abzuleiten. Die folgende Checkliste geht diesen Weg Schritt für Schritt durch, ohne Produktempfehlungen. Stand: September 2026.

Schritt 1: Räume inventarisieren und Raumtyp bestimmen

Microsofts Planungsleitfaden für Teams Rooms beginnt nicht bei der Technik, sondern beim Raum: Größe, Anordnung, Zweck und Akustik. Erst daraus folgt, welche Fähigkeiten der Raum bekommen soll. Für die Einordnung nutzt Microsoft vier Raumtypen:

Prüfen Sie dabei laut Microsoft drei Dinge vor Ort: Können Stühle die Kamera verdecken? Gibt es starken Hall oder eine laute Klimaanlage? Reicht die Stromversorgung für Displays und Raumsystem? Wer mehrere Räume hat, legt eine Tabelle an: Raumname, Typ, Personenzahl, heutige Ausstattung, gewünschte Ausstattung. Diese Tabelle ist später die Einkaufsliste.

Schritt 2: Kabel oder Teams Rooms?

Es gibt zwei Grundmodelle. Beim BYOD-Raum („Bring Your Own Device") bringt die Person ihr Notebook mit, schließt es an Display, Kamera und Mikrofon an und startet die Besprechung selbst; Microsoft definiert BYOD-Räume als Räume ohne Teams-Rooms-System. Beim Teams-Rooms-System steht ein festes Gerät im Raum, das mit einem Raumkonto angemeldet ist, die Besprechung per Fingertipp startet und ohne Notebook auskommt. Das erste Modell ist günstiger im Einstieg und flexibler, das zweite zuverlässiger im Alltag und zentral verwaltbar. Für den Fokusraum reicht oft BYOD, ab dem mittleren Raum mit täglich mehreren Besprechungen lohnt das feste System. Die Abwägung im Detail steht im Beitrag Microsoft Teams Rooms oder BYOD-Raum.

Schritt 3: Kamera, Mikrofon, Lautsprecher und Display passend zur Raumgröße

Ein Teams-Rooms-System besteht laut Microsoft aus einer Touch-Konsole, einem Rechenmodul mit der Teams-Rooms-App, den Peripheriegeräten Kamera, Mikrofon und Lautsprecher, bis zu zwei Displays vorne im Raum und einem HDMI-Eingang für lokale Präsentationen. Bei der Auswahl zählen die Kriterien, nicht die Marke:

1. Fokus- und kleine Räume: Ein kompaktes Gerät, das Kamera, Mikrofone und Lautsprecher in einem Gehäuse unter dem Display vereint, deckt den Tisch meist ab. Ein Display genügt.
2. Mittlere Räume: Die Mikrofone müssen den ganzen Tisch erreichen; ab sechs Personen sind zusätzliche Tisch- oder Deckenmikrofone die Regel. Die Kamera sollte alle Sitzplätze erfassen und Sprecher automatisch einrahmen.
3. Große Räume: Mehrere Mikrofone, mehrere Kameras oder eine Kamera mit großem Blickwinkel und zwei Displays, damit Teilnehmer und geteilte Inhalte gleichzeitig sichtbar sind. Beachten Sie: Zwei Displays, mehrere Kameras und die Panoramaansicht sind laut Microsoft Funktionen der Lizenz Teams Rooms Pro.
4. Zubehör: Eine Inhaltskamera für das analoge Whiteboard (ebenfalls Pro) und der HDMI-Eingang für Gäste ohne Teams.

Wählen Sie Geräte, die für Teams zertifiziert sind; Microsoft führt die zertifizierten Systeme und Peripheriegeräte in einer eigenen Liste, getrennt nach Windows- und Android-Varianten. Worauf es bei Bar, Konsole und Kamera im Einzelnen ankommt, vergleicht der Beitrag Teams-Raumsysteme im Vergleich.

Schritt 4: Netzwerk und Strom

1. Verkabelung: Microsoft empfiehlt ausdrücklich ein verkabeltes Netzwerk für Teams-Rooms-Geräte; WLAN ist nur die zweite Wahl und dann nach den Regeln des WLAN-Herstellers zu konfigurieren (5-GHz-Band bevorzugen, Kanalauslastung unter 50 Prozent, Signalstärke von mindestens -60 dBm am Gerät).
2. Bandbreite: Microsoft empfiehlt 10 Mbit/s im Up- und Download je Teams-Raum, damit Besprechungen stabil laufen.
3. Freigaben: Das Gerät muss Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive, das Pro Management Portal, den Microsoft Store, Windows Update, Intune und Microsoft Entra ID erreichen; die Ports und Ziele listet Microsoft in der Netzwerksicherheits-Dokumentation. Proxys mit Authentifizierung unterstützt Teams Rooms nicht, das Gerät muss davon ausgenommen werden.
4. Strom und Montage: Steckdosen für Display, Rechenmodul und Konsole; Teams-Panels an der Tür werden per Power over Ethernet versorgt und brauchen deshalb eine Netzwerkdose an der Wand.
5. Kabelwege: HDMI und USB vom Tisch zum Display beziehungsweise zum System, sauber verlegt, damit niemand über Kabel stolpert und Gäste den HDMI-Eingang finden.

Schritt 5: Raumkonto und Lizenz

Jedes Teams-Rooms-System meldet sich mit einem eigenen Ressourcenkonto an, nicht mit dem Konto einer Person. Microsoft stellt klar: Benutzerlizenzen dürfen auf gemeinsam genutzten Besprechungsgeräten nicht eingesetzt werden. Zur Wahl stehen zwei Lizenzen: Teams Rooms Basic ist für zertifizierte Systeme ohne Zusatzkosten erhältlich, auf 25 Lizenzen je Organisation begrenzt und deckt Beitritt, Inhaltsfreigabe, Whiteboard und Grundverwaltung ab. Teams Rooms Pro bringt die Verwaltungsfunktionen (Fernkonfiguration, Gerätezustand, Analysen, Conditional Access, Intune) und die erweiterten Besprechungsfunktionen wie zwei Displays, Front Row, große Galerie, Mehrkamera-Unterstützung und Rauschunterdrückung. Hat ein Raum nur ein Teams-Panel an der Tür, reicht laut Microsoft eine Teams-Shared-Device-Lizenz, die sich später auf Pro anheben lässt. Als Cloud Solution Provider (CSP) beschaffen wir die passende Lizenz je Raum mit.

Schritt 6: Raumbuchung

Damit der Raum in Outlook und Teams buchbar ist, braucht er ein Raumpostfach in Exchange Online mit Buchungsregeln: automatisch annehmen oder über Delegierte, Buchungsfenster, maximale Dauer, nur während der Arbeitszeit. Ein Teams-Panel an der Tür zeigt Belegung und Zeitplan, erlaubt spontane Reservierungen und gibt nicht genutzte Räume nach einer einstellbaren Frist wieder frei. Die Einrichtung beschreibt der Beitrag Raumbuchung in Microsoft Teams einrichten.

Schritt 7: Verwaltung und Betrieb

Microsoft rät, früh festzulegen, wer die Raumsysteme betreut, Updates einspielt und Störungen bearbeitet, und dem Helpdesk eine kurze FAQ mitzugeben. Verwaltet wird über das Teams Admin Center und das Teams Rooms Pro Management Portal; automatische Software-Updates gehören zu beiden Lizenzen, Fernkonfiguration und Gerätezustand zu Pro. Zwei Pflichtpunkte aus der Dokumentation: Das lokale Administratorkennwort eines Windows-Raumsystems ist ab Werk „sfb" und muss sofort geändert werden, am besten über eine Kennwortverwaltung wie LAPS. Und für die Nutzer lohnen Kurzanleitungen im Raum sowie eine Person je Standort, die anderen beim Start hilft.

Die Checkliste zum Abhaken

• Raumtyp und Personenzahl je Raum festgelegt, Akustik und Stromversorgung geprüft
• Entscheidung je Raum: BYOD mit Kabel oder Teams-Rooms-System
• Kamera, Mikrofone, Lautsprecher und Displays passend zur Raumgröße, für Teams zertifiziert
• Netzwerkdose am Raumsystem, 10 Mbit/s je Raum, Proxy-Ausnahme, Freigaben geprüft
• Ressourcenkonto angelegt, Lizenz Basic, Pro oder Shared Device zugewiesen
• Raumpostfach mit Buchungsregeln, optional Teams-Panel mit Check-in
• Administratorkennwort geändert, Verwaltung im Pro Management Portal, Ansprechpartner für Störungen benannt
• Kurzanleitung im Raum, erste Besprechung als Test mit externem Teilnehmer

Häufige Fragen

Braucht jeder Raum eine eigene Lizenz?

Ja. Jedes Teams-Rooms-System braucht eine Lizenz Teams Rooms Basic oder Pro, ein Raum nur mit Panel eine Teams-Shared-Device-Lizenz. Microsoft erlaubt Basic-Lizenzen für maximal 25 Systeme je Organisation, danach sind Pro-Lizenzen nötig. Eine Lizenz gilt für genau einen Raum; dasselbe Konto auf Geräten in mehreren Räumen verstößt laut Microsoft gegen die Lizenzbedingungen.

Reicht WLAN für den Konferenzraum?

Microsoft empfiehlt dringend ein verkabeltes Netzwerk, weil WLAN anfällig für Störungen ist. Geht es nicht anders, gelten die Regeln des WLAN-Herstellers: 5-GHz-Band bevorzugen, Band-Steering aktivieren, Kanalauslastung unter 50 Prozent halten und am Gerät eine Signalstärke von -60 dBm oder besser sicherstellen.

Können wir vorhandene Kamera und Mikrofon weiterverwenden?

In einem BYOD-Raum ja, dort hängen die Geräte am Notebook der Person. Für ein Teams-Rooms-System sollten Peripheriegeräte aus Microsofts Liste der zertifizierten Geräte stammen, damit Bild, Ton und Verwaltung zuverlässig zusammenspielen. Alte Geräte lassen sich oft in kleinen Räumen weiternutzen und in den wichtigen Räumen durch zertifizierte ersetzen.

Wie viel Bandbreite braucht ein Teams-Raum?

Microsoft empfiehlt 10 Mbit/s im Up- und Download je Teams-Raum. Bei mehreren Räumen und parallelen Besprechungen addiert sich das, und der Anschluss sollte Reserve für die übrigen Arbeitsplätze lassen.

Weiterführende Beiträge zu Teams-Räumen

• Raumbuchung in Microsoft Teams einrichten: Raumpostfach, Outlook, Teams-Panel
• Microsoft Teams Rooms oder BYOD-Raum: was zu welchem Raum passt
• Teams-Raumsysteme im Vergleich: worauf es bei der Auswahl ankommt

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH plant und richtet Microsoft Teams Rooms für KMU im Raum Karlsruhe und bundesweit ein: von der Bestandsaufnahme der Räume über die herstellerneutrale Auswahl zertifizierter Geräte bis zu Raumkonto, Lizenz, Buchung und laufender Betreuung. Als Cloud Solution Provider (CSP) beschaffen wir die Lizenzen direkt, und unser fester Ansprechpartner bleibt auch nach der Installation erreichbar.

Quellen

• Microsoft Learn: Plan for Microsoft Teams Rooms (Raumtypen, Komponenten, Betrieb), Stand 20.01.2026
• Microsoft Learn: Prepare your environment for Teams Rooms (Netzwerk, Bandbreite, WLAN, Proxy, Administratorkennwort), Stand 29.06.2026
• Microsoft Learn: Microsoft Teams Rooms licenses (Basic, Pro, Funktionsvergleich), Stand 14.08.2026
• Microsoft Learn: Bring Your Own Device Rooms in Pro Management Portal, Stand 23.06.2026
• Microsoft Learn: Overview of Teams panels (Lizenzen, Power over Ethernet), Stand 28.07.2026