MICROSOFT 365
SharePoint & OneDrive: Dateien endlich aufgeräumt.
Der alte Dateiserver platzt, per Mail kursieren fünf Versionen derselben Datei, und im Homeoffice kommt niemand an die Ablage. SharePoint und OneDrive lösen das, wenn die Struktur stimmt. Genau dafür sorgen wir.
DIE AUSGANGSLAGE
Typische Dateiablage-Schmerzen
Versionschaos
„Angebot_final_v3_NEU.docx“: Wenn Dateien per Mail kreisen, weiß niemand, welche Version gilt, und Änderungen gehen verloren.
Der Server im Keller
Ein alternder Dateiserver kostet Strom, Wartung und Nerven, und von unterwegs kommt man nur über wacklige Umwege an die Daten.
Rechte ohne System
Über Jahre gewachsene Ordnerrechte: Der Azubi sieht die Gehaltsliste, der Vertrieb sucht vergeblich nach Vorlagen.
LEISTUNGSUMFANG
Das übernehmen wir
Struktur-Konzept
Bereiche, Bibliotheken und Namenskonventionen, geplant mit Ihren Teams statt am Reißbrett.
Migration
Übernahme vom Dateiserver oder anderen Cloud-Speichern, inklusive Bereinigung von Altlasten.
Berechtigungen
Zugriff nach dem Need-to-know-Prinzip, ohne historisch gewachsene Überraschungen.
Synchronisation
Ablage im Explorer wie ein Laufwerk nutzbar, online wie offline, ohne Doppelbestände.
Sicheres externes Teilen
Dateien mit Kunden und Partnern teilen, kontrolliert und befristet statt per Mail-Anhang.
Einführung im Team
Kurze, praxisnahe Einweisung, damit die neue Ablage auch gelebt wird.
UNSER ANSATZ
Eine Ablage, die zu Ihrer Arbeit passt
Der Unterschied zwischen Frust und Begeisterung liegt bei SharePoint in der Struktur: Wir planen die Ablage entlang Ihrer Abläufe, klare Bereiche je Team oder Thema, durchdachte Berechtigungen, sinnvolle Tiefe statt Ordnerlabyrinth. OneDrive ergänzt den persönlichen Arbeitsbereich jedes Mitarbeiters, automatisch gesichert statt auf dem lokalen Desktop.
Die Migration vom Altsystem übernehmen wir komplett: Daten sichten, Struktur überführen, Berechtigungen neu und nachvollziehbar setzen. Ihre Mitarbeiter arbeiten danach wie gewohnt im Explorer oder direkt in Office, gemeinsam im selben Dokument, mit Versionsverlauf und von jedem Ort. Und der Server im Keller darf in Rente.
Ablagestruktur entlang Ihrer Abläufe, nicht nach Schema F
Berechtigungen klar, nachvollziehbar und gepflegt
Migration vom Dateiserver inklusive Aufräumen
Gemeinsames Arbeiten im selben Dokument, mit Versionsverlauf
GUT ZU WISSEN
Hintergrundwissen zu SharePoint und OneDrive.
Berechtigungen: so einfach wie möglich
Die häufigste Ursache für SharePoint-Frust sind über Jahre gewachsene Einzelberechtigungen, die niemand mehr durchschaut. Die Lösung ist Disziplin: Rechte auf Bereichsebene statt auf Einzeldateien, Gruppen statt Personen, und Ausnahmen nur dokumentiert. So bleibt auch nach Jahren nachvollziehbar, wer worauf zugreifen kann.
Versionsverlauf und Papierkorb: eingebaute Sicherheitsnetze
Jede Änderung an einem Dokument erzeugt automatisch eine Version, ältere Stände lassen sich jederzeit wiederherstellen. Gelöschte Dateien wandern in einen zweistufigen Papierkorb. Diese Netze fangen Alltagsfehler ab; gegen Ransomware und lange zurückliegende Verluste gehört zusätzlich ein echtes Backup dazu.
Arbeiten wie gewohnt: die Explorer-Anbindung
Die Umstellung fällt leichter, wenn sich nichts fremd anfühlt: SharePoint-Bibliotheken lassen sich in den Windows-Explorer einbinden und verhalten sich dort wie ein Laufwerk, inklusive Offline-Verfügbarkeit. Wer möchte, arbeitet zusätzlich im Browser oder direkt in Word und Excel gemeinsam am selben Dokument.
FAQ
Häufige Fragen zu SharePoint & OneDrive.
Was ist der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint?+
OneDrive ist der persönliche Arbeitsbereich jedes Mitarbeiters, SharePoint die gemeinsame Ablage des Unternehmens. Faustregel: Was nur Sie betrifft, liegt in OneDrive; woran das Team arbeitet, gehört nach SharePoint. Mit der richtigen Struktur ergänzen sich beide nahtlos.
Können wir den Dateiserver danach wirklich abschalten?+
In den meisten KMU ja. Wir prüfen vorab, ob einzelne Anwendungen noch lokale Ablagen benötigen, und planen dafür Lösungen. Der Regelfall: Nach sauberer Migration übernimmt SharePoint die Rolle vollständig, ohne Hardware, Wartung und Stromkosten.
Was passiert, wenn jemand versehentlich eine Datei löscht oder überschreibt?+
SharePoint und OneDrive führen einen Versionsverlauf und einen Papierkorb; vieles lässt sich direkt wiederherstellen. Für alles darüber hinaus, etwa Ransomware oder lange zurückliegende Löschungen, empfehlen wir zusätzlich unser Microsoft-365-Backup.
Sind unsere Dateien dort sicher und DSGVO-konform?+
Microsoft betreibt die Dienste für europäische Kunden mit Datenhaltung in der EU; Verschlüsselung und Zugriffskontrollen gehören zum Standard. Entscheidend ist die Konfiguration: Berechtigungen, externes Teilen und Anmeldeschutz richten wir so ein, dass Komfort und Datenschutz zusammenpassen.
Wie viel Speicherplatz steht uns zur Verfügung?+
Großzügig bemessen: Jeder Benutzer erhält in OneDrive ein Terabyte, der gemeinsame SharePoint-Speicher wächst mit der Anzahl der Lizenzen. Für die allermeisten KMU ist das mehr als ausreichend; sollte es eng werden, lässt sich Speicher nachbuchen.
Können externe Partner auf einzelne Ordner zugreifen?+
Ja, gezielt und kontrolliert: Sie geben einen Bereich oder eine Datei frei, auf Wunsch mit Ablaufdatum und ohne Download-Möglichkeit. Das ersetzt unsichere Mail-Anhänge und endet automatisch, statt für die Ewigkeit offen zu bleiben.
Was passiert nach der Migration mit dem alten Server?+
Wir lassen ihn zunächst parallel laufen, bis sicher ist, dass nichts fehlt. Danach wird er stillgelegt; je nach Bedarf bleibt ein Archivbestand erhalten. Viele Kunden sparen ab diesem Punkt Strom, Wartung und das ungute Gefühl beim Blick in den Serverschrank.
Mehr Antworten finden Sie in den häufigen Fragen und im Cybersecurity-Lexikon.
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