Microsoft Publisher endet im Oktober 2026: Dateien jetzt umstellen

Microsoft Publisher wird nach Oktober 2026 nicht mehr unterstützt und ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr Bestandteil von Microsoft 365. Wer Publisher über ein Abonnement nutzt, kann .pub-Dateien danach nicht mehr in Publisher öffnen oder bearbeiten; Kaufversionen laufen technisch weiter, erhalten aber keine Updates und keinen Support mehr. Die Aufgabe für die nächsten Wochen ist deshalb klar: alle Publisher-Dateien im Unternehmen finden, jede davon entweder als PDF sichern oder in Word beziehungsweise PowerPoint neu aufbauen, und die Vorlagen für Etiketten, Preislisten und Flyer rechtzeitig vor dem Jahresendgeschäft ersetzen. Microsoft nennt für Abonnenten den 1. Oktober 2026 als Stichtag; der Support für die Kaufversionen endet am 13. Oktober 2026. Planen Sie deshalb mit dem Monatsanfang und nicht mit dem Monatsende.

Was sich im Oktober 2026 ändert

Microsoft hat die Einstellung von Publisher auf seiner Supportseite beschrieben: Ab Oktober 2026 ist Publisher nicht mehr in Microsoft 365 enthalten, und die vorhandenen Kaufversionen werden nicht mehr unterstützt. Für Abonnenten bedeutet das konkret, dass Publisher nicht mehr installiert oder genutzt werden kann und .pub-Dateien in Publisher nicht mehr geöffnet oder bearbeitet werden können. Wer Publisher aus Office 2021 oder Office LTSC 2021 nutzt, kann das Programm weiter starten, erhält aber keine Sicherheitsupdates mehr, weil der Support für diese Office-Generation ebenfalls im Oktober 2026 endet. In Office LTSC 2024 ist Publisher von vornherein nicht mehr enthalten.

Microsoft begründet den Schritt in der Dokumentation für Administratoren auch mit der Sicherheit: Publisher habe eine große Angriffsfläche, und das Sperren der Anwendung reduziere das Risiko. Betroffen sind vor allem Betriebe mit Microsoft 365 Business Standard oder Business Premium, denn dort gehörte Publisher unter Windows bisher zum Paket der Desktop-Anwendungen. Für den Mac bietet Microsoft Publisher nicht an. Welche Anwendungen in den einzelnen Plänen stecken, zeigt unser Vergleich der Business-Pläne von Microsoft 365.

Publisher-Dateien im Unternehmen finden

Publisher-Dateien tragen die Endung .pub. Microsoft empfiehlt, auf dem PC, in OneDrive und in SharePoint nach dieser Endung zu suchen. Im Windows-Explorer geben Sie dazu im Suchfeld .pub ein und lassen die Suche über alle lokalen Laufwerke laufen; danach wiederholen Sie das für Netzlaufwerke und den Dateiserver. In OneDrive und SharePoint liefert die Suche nach .pub die Treffer aus allen Bibliotheken, auf die Sie Zugriff haben. Wo Firmendateien überhaupt liegen sollten, erklärt unser Ratgeber OneDrive oder SharePoint für Firmendateien.

Fragen Sie zusätzlich die Personen, die im Alltag mit Publisher arbeiten. Typische Fundstellen sind Versand- und Regaletiketten, Preislisten, Flyer und Aktionsblätter, Speisekarten, Gutscheine, Formulare, Aushänge, Urkunden, Weihnachtskarten und Vorlagen für Anzeigen. Oft liegen die wichtigsten Dateien nicht auf dem Server, sondern im Dokumentenordner eines einzelnen Rechners oder auf einem USB-Stick am Empfang.

Legen Sie aus den Treffern eine einfache Liste an: Dateiname, Speicherort, Zweck, verantwortliche Person, letztes Änderungsdatum und die Entscheidung, was mit der Datei passieren soll. Diese Liste ist Ihr Arbeitsplan für die kommenden Wochen.

Sichern oder neu aufbauen: die Entscheidung je Datei

Für jede Datei gibt es drei sinnvolle Wege. Wird ein Dokument nur noch angesehen oder unverändert gedruckt, reicht eine PDF-Datei. Wird eine Vorlage regelmäßig angepasst, etwa eine Preisliste oder ein Etikettenbogen, bauen Sie sie in Word oder PowerPoint neu auf. Alles, was seit Jahren niemand mehr angefasst hat, sichern Sie einmal als PDF ins Archiv und lassen es danach ruhen.

Microsoft gibt für den Neuaufbau eine Zuordnung vor: Etiketten, Umschläge, Newsletter und Faltprojekte gehören in Word, Banner, Schilder und Poster in PowerPoint, Flyer, Broschüren, Visitenkarten und Kalender in Word oder PowerPoint. Als Startpunkt verweist Microsoft auf die Vorlagen von Microsoft Create.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Handwerksbetrieb findet 40 Publisher-Dateien. 25 davon sind alte Aktionsflyer, die als PDF ins Archiv wandern. Die Vorlage für Paketetiketten wird in Word neu angelegt, die Preisliste in Word mit einer eingebetteten Excel-Tabelle, das Plakat für die Hausmesse in PowerPoint. Zwei Wochen Aufwand, verteilt auf mehrere Personen, und der Betrieb ist unabhängig von Publisher.

PDF erzeugen: der schnelle Weg für Bestandsdokumente

In Publisher exportieren Sie eine Publikation über Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen > PDF/XPS erstellen, alternativ über Datei > Speichern unter mit dem Dateityp PDF. Bei den Optionen wählen Sie „Standard" für Dateien, die per E-Mail verschickt werden, „Hohe Druckqualität" für den eigenen Drucker oder den Kopiershop und „Professioneller Druck" für die Druckerei. Speichern Sie die PDF-Datei unter demselben Namen neben der Originaldatei, dann bleibt die Zuordnung eindeutig.

Für große Bestände stellt Microsoft auf der Supportseite ein Beispielskript für PowerShell bereit, das einzelne Dateien oder ganze Ordner inklusive Unterordner in PDF umwandelt. Bei mehr als ein paar Dutzend Dateien lohnt sich dieser Weg, weil er nachvollziehbar ist und nichts übersehen wird.

Wichtig für die Erwartung: Die PDF-Datei ist eine Druckvorlage, kein bearbeitbares Original. Wenn Sie später doch etwas ändern müssen, öffnen Sie die PDF-Datei in Word. Word wandelt sie in ein bearbeitbares Dokument um, was bei textlastigen Seiten gut funktioniert und bei stark gestalteten Layouts zu Nacharbeit führt. Wie das geht und worauf Sie achten sollten, beschreibt unser Beitrag PDF in Word bearbeiten.

In Word oder PowerPoint neu aufbauen

Publisher kann eine Publikation über Datei > Speichern unter direkt im Word-Format speichern. Microsoft weist dabei ausdrücklich darauf hin, dass Text und Schriftformatierung erhalten bleiben, Grafiken, Spalten, Seitenumbrüche und das Seitenlayout jedoch nicht. Das Ergebnis ist ein Rohtext, aus dem Sie das Dokument in Word neu gestalten. Alternativ kopieren Sie einzelne Objekte und fügen sie in Word ein, oder Sie speichern Seiten über Speichern unter als Bild im PNG- oder JPEG-Format in Druckauflösung und setzen sie in Word oder PowerPoint als Grafik ein. Das sieht aus wie das Original, ist aber nicht mehr als Text bearbeitbar.

Für Etiketten nutzen Sie in Word die Registerkarte Sendungen, dort sind die gängigen Etikettenformate der Hersteller hinterlegt. Für Poster und Schilder stellen Sie in PowerPoint zuerst die Foliengröße auf das Zielformat ein und gestalten dann eine einzelne Folie. Bauen Sie zuerst die drei bis fünf Vorlagen neu, die im Alltag am häufigsten gebraucht werden, prüfen Sie jede mit einem Probedruck und legen Sie sie zentral als Firmenvorlage in SharePoint ab. So arbeiten alle mit derselben Version, und die alte Publisher-Datei verschwindet aus dem Umlauf.

Zeitplan bis zum Jahresende

Der Herbst ist für viele Betriebe die Zeit, in der Weihnachtskarten, Gutscheine, Aktionsflyer und zusätzliche Versandetiketten entstehen. Genau dann darf die Etikettenvorlage nicht plötzlich unlesbar sein. Ein realistischer Plan: bis Mitte September das Inventar, bis Ende September die Entscheidung je Datei, danach PDF-Export und Neuaufbau der Vorlagen, sodass vor Oktober alles ersetzt und getestet ist. Informieren Sie die Belegschaft, dass ab Oktober keine neuen .pub-Dateien mehr entstehen dürfen.

Administratoren können das technisch absichern: Im Microsoft 365 Admin Center gibt es unter den Organisationseinstellungen den Baseline Security Mode mit der Einstellung „Block Microsoft Publisher". Ist sie aktiv, startet Publisher nicht mehr und meldet, dass eine Sicherheitsrichtlinie der Organisation den Start verhindert. Dafür ist die Rolle Office Apps Administrator nötig. Schalten Sie die Sperre erst ein, wenn die Umstellung abgeschlossen ist, sonst kommen Sie an die eigenen Dateien nicht mehr heran.

Häufige Fragen

Kann ich Publisher nach Oktober 2026 einfach weiter nutzen?

Mit einem Microsoft 365 Abonnement nicht, denn Publisher ist dann nicht mehr Teil des Pakets. Mit einer Kaufversion aus Office 2021 läuft das Programm zwar weiter, bekommt aber keine Sicherheitsupdates und keinen Support mehr. Für ein Programm, das Dateien aus E-Mails und von Datenträgern öffnet, ist das auf Dauer kein vertretbarer Zustand.

Lassen sich .pub-Dateien ohne Publisher öffnen?

Word und PowerPoint öffnen das Format nicht direkt. Der von Microsoft beschriebene Weg führt über eine PDF-Datei, die Sie anschließend in Word öffnen und dort weiterbearbeiten. Konverter von Drittanbietern gibt es, sie werden von Microsoft aber nicht unterstützt, und vertrauliche Inhalte wie Preislisten oder Kundendaten gehören nicht in einen Online-Konverter.

Reicht es, die .pub-Dateien einfach aufzubewahren?

Nur, wenn im Betrieb dauerhaft eine Kaufversion von Publisher vorhanden bleibt, und selbst dann ohne Support. Ohne Programm ist eine .pub-Datei nicht lesbar. Sichern Sie deshalb jede Datei, die Sie behalten wollen, zusätzlich als PDF; das PDF ist das Format, das in fünf Jahren noch jeder öffnen kann.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH betreut kleine und mittlere Unternehmen im Raum Karlsruhe rund um Microsoft 365. Wir suchen Ihre Publisher-Bestände auf Rechnern, Servern, in OneDrive und SharePoint zusammen, erstellen die Entscheidungsliste mit Ihnen und übernehmen den PDF-Export in einem Durchgang. Für die Vorlagen, die im Alltag weiterleben sollen, bauen wir gemeinsam mit Ihrem Team die Word- und PowerPoint-Versionen auf und legen sie zentral als Firmenvorlagen ab. Wenn gewünscht, sperren wir Publisher am Ende über den Baseline Security Mode, damit keine neuen Altlasten entstehen. Ein kostenloses Erstgespräch klärt in 30 Minuten, wie groß der Aufwand bei Ihnen ist. Mehr zu unserer laufenden Microsoft 365 Betreuung finden Sie auf der Leistungsseite.

Quellen

• Microsoft Support, Microsoft Publisher wird nach Oktober 2026 nicht mehr unterstützt, abgerufen am 05.09.2026, https://support.microsoft.com/de-de/publisher/microsoft-publisher-will-no-longer-be-supported-after-october-2026
• Microsoft Learn, Block Microsoft Publisher (Baseline security mode), Stand 26.06.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/baseline-security-mode/block-microsoft-publisher
• Microsoft Learn, Overview of Office LTSC 2024 (Abschnitt Microsoft Publisher), Stand 22.01.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/office/ltsc/2024/overview
• Microsoft Support, Speichern einer Publikation als PDF- oder XPS-Datei oder Konvertieren in das PDF- oder XPS-Format mit Publisher, abgerufen am 05.09.2026, https://support.microsoft.com/de-de/publisher/save-as-or-convert-a-publication-to-pdf-or-xps-using-publisher
• Microsoft Support, Speichern einer Publikation als Word-Dokument, abgerufen am 05.09.2026, https://support.microsoft.com/de-de/publisher/save-a-publication-as-a-word-document
• Microsoft Learn, Office applications service description (Verfügbarkeit von Publisher je Plan), Stand 26.09.2025, https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/office-applications-service-description/office-applications-service-description