OneDrive oder SharePoint: wo Firmendateien richtig liegen

Die Faustregel ist einfach: Woran Sie allein arbeiten, gehört in OneDrive. Was das Team oder das Unternehmen braucht, gehört in eine SharePoint-Bibliothek. Microsoft beschreibt diese Aufteilung in der eigenen Dokumentation: OneDrive-Dateien sind privat, bis ihr Besitzer sie teilt, und eignen sich damit für eigene Entwürfe und Arbeitsstände. Sobald ein Dokument dem Team gehören soll, ist die gemeinsame Bibliothek der richtige Ort. Der wichtigste Grund ist dabei kein technischer, sondern ein organisatorischer: Ein OneDrive hängt immer am Konto einer einzelnen Person. Wird dieses Konto gelöscht, etwa nach einem Austritt, verschwinden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen auch alle Dateien darin.

Zwei Ablagen, zwei Besitzverhältnisse

OneDrive ist die persönliche Dateibibliothek jedes Microsoft-365-Kontos. Was dort liegt, sieht zunächst nur der Kontoinhaber selbst. SharePoint stellt dagegen Team-Websites mit gemeinsamen Dokumentbibliotheken bereit. Der Zugriff läuft über die Mitgliedschaft im Team, nicht über eine einzelne Person. Kommt jemand dazu oder geht, ändert sich an der Ablage nichts.

Wer Microsoft Teams nutzt, arbeitet übrigens längst mit beidem: Laut Microsoft-Dokumentation liegen Dateien aus Teams-Kanälen in der SharePoint-Bibliothek des jeweiligen Teams, während Anhänge aus Einzelchats im OneDrive des Absenders landen. Die Registerkarte „Dateien" in einem Kanal ist also nichts anderes als eine Ansicht auf SharePoint.

Die Faustregel für den Alltag

Stellen Sie bei jeder Datei eine Frage: Muss außer mir jemand darauf zugreifen können, heute oder in einem Jahr? Wenn ja, gehört sie in die Teamablage. Konkret heißt das: Angebote, Verträge, Projektunterlagen, Vorlagen und alles mit Aufbewahrungspflicht gehören nach SharePoint. Eigene Notizen, Vorbereitungen und halbfertige Entwürfe dürfen in OneDrive bleiben. Microsoft beschreibt genau diesen Weg: Ein Dokument beginnt als Entwurf im eigenen OneDrive, und sobald das Team Eigentümer werden soll, wird es in die Teambibliothek verschoben.

Eine Stolperfalle noch: Die Freigabe per Link ersetzt die Teamablage nicht. Eine aus OneDrive geteilte Datei bleibt im Besitz des Eigentümers, die Kollegen haben nur geliehenen Zugriff. Für Unterlagen mit Compliance-Relevanz ist das keine tragfähige Basis.

Was beim Austritt eines Mitarbeiters passiert

Spätestens hier entscheidet sich, ob die Ablage richtig aufgebaut war. Laut Microsoft-Dokumentation wird das OneDrive eines gelöschten Kontos standardmäßig 30 Tage aufbewahrt, einstellbar sind 30 bis 3650 Tage. Ist die Zugriffsdelegierung aktiv, erhält die vorgesetzte Person automatisch Zugriff und kann benötigte Dateien sichern. Danach wandert das OneDrive für 93 Tage in den Papierkorb der Websitesammlung, aus dem es nur noch per PowerShell wiederhergestellt werden kann. Geteilte Inhalte sind in dieser Phase bereits nicht mehr erreichbar.

Liegt die einzige Fassung einer Kalkulation, eines Kundenordners oder laufender Rechnungen im OneDrive eines ausgeschiedenen Mitarbeiters, beginnt mit dem Austritt also eine Frist. Eine SharePoint-Bibliothek kennt dieses Problem nicht: Sie gehört der Organisation und bleibt bestehen, egal wer kommt oder geht.

Häufige Fragen

Kann ich Dateien nachträglich von OneDrive nach SharePoint verschieben?

Ja. Auf der OneDrive-Website markieren Sie Dateien oder ganze Ordner und verschieben sie in die gewünschte Teambibliothek. Microsoft beschreibt genau dieses Vorgehen für den Fall, dass aus einem persönlichen Entwurf ein Dokument des Teams werden soll. Ein guter Anlass ist der Start eines Projekts oder das Anlegen eines neuen Teams.

Sieht die Geschäftsführung, was in den OneDrives der Mitarbeiter liegt?

Nein, nicht im laufenden Betrieb. OneDrive-Dateien sind privat, bis der Besitzer sie teilt. Administratoren können sich in begründeten Fällen Zugriff verschaffen, für die tägliche Zusammenarbeit ist das aber kein Arbeitsmodell. Genau deshalb taugt OneDrive nicht als Ablage für Dokumente, die dem Unternehmen gehören.

Ersetzen OneDrive und SharePoint ein Backup?

Nein. Versionsverlauf und Papierkorb helfen bei Alltagsfehlern, die Aufbewahrung endet aber mit den beschriebenen Fristen und Kontolöschungen. Wer sich unabhängig von Microsoft absichern oder Aufbewahrungspflichten erfüllen will, ergänzt die Bordmittel um ein Cloud Backup für Microsoft 365.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH betreut kleine und mittlere Unternehmen im Raum Karlsruhe und bundesweit rund um Microsoft 365. Wir planen die Struktur Ihrer Dateiablage, richten SharePoint-Bibliotheken mit sauberen Berechtigungen ein und räumen gewachsenen OneDrive-Wildwuchs auf, auf Wunsch als Teil unserer laufenden Betreuung von SharePoint und OneDrive. Kurze Wege, direkter Ansprechpartner.

Quellen

• Microsoft Learn: Plan and deploy a file collaboration environment
• Microsoft Learn: OneDrive retention and deletion
• Microsoft Learn: Intro to file collaboration in Microsoft 365