Externe Freigaben in OneDrive und SharePoint: wer sieht Ihre Dateien noch?

Die kurze Antwort: Externe Freigaben räumen Sie in drei Schritten auf. Erst verschaffen Sie sich mit der Ansicht „Von mir freigegeben" und der Funktion „Zugriff verwalten" einen Überblick, dann beenden Sie Freigaben, die niemand mehr braucht, und schließlich sorgen Ablaufdaten und zentrale Richtlinien dafür, dass sich kein neuer Bestand ansammelt. Der Anlass ist real: Jeder seit Jahren offene Freigabelink und jedes vergessene Gastkonto bedeutet Zugriff auf Firmendaten außerhalb Ihrer Kontrolle.

Warum sich alte Freigaben unbemerkt ansammeln

Freigaben entstehen im Tagesgeschäft schnell: ein Angebot an den Steuerberater, ein Ordner an die Agentur, eine Kalkulation an den Projektpartner. Nach Projektende denkt niemand mehr daran. Besonders heikel sind Links vom Typ „Jeder", denn sie funktionieren ohne Anmeldung und lassen sich beliebig weiterleiten. Gastkonten wiederum bleiben im Verzeichnis bestehen, bis sie jemand aktiv entfernt, auch wenn die Zusammenarbeit längst beendet ist oder der Ansprechpartner beim Partner gewechselt hat. Liegen personenbezogene Daten in freigegebenen Ordnern, wird daraus zusätzlich ein Datenschutzthema; wie Sie Berechtigungen und Nachweise geordnet halten, zeigt unsere Seite zur IT-Compliance.

Schritt 1: Überblick verschaffen mit „Von mir freigegeben"

Öffnen Sie OneDrive im Browser und wählen Sie im Menü den Bereich „Freigegeben" mit der Ansicht „Von mir freigegeben". Dort sehen Sie, welche Dateien und Ordner Sie freigegeben haben. Zu jedem Element öffnen Sie über das Detailfenster die Funktion „Zugriff verwalten". Laut dem Microsoft-Support-Artikel zum Verwalten von Freigaben und Berechtigungen zeigt diese Ansicht alle bestehenden Freigabelinks, die Personen hinter jedem Link sowie den Bereich „Direktzugriff" mit allen direkt berechtigten Personen. In SharePoint-Bibliotheken funktioniert das genauso. Prüfen Sie besonders freigegebene Ordner, denn eine einzige Ordnerfreigabe umfasst sämtliche enthaltenen Dateien.

Schritt 2: Altlasten entfernen

In „Zugriff verwalten" beendet die Schaltfläche „Freigabe beenden" sämtliche Freigaben einer Datei oder eines Ordners auf einen Schlag. Wer feiner arbeiten will, entfernt einzelne Freigabelinks über das X neben dem Link oder streicht einzelne Personen aus der Liste eines Links. Bei Personen mit Direktzugriff ändern Sie die Berechtigung über das Auswahlmenü neben dem Namen oder entziehen den Zugriff komplett. Eine Einschränkung dokumentiert Microsoft ausdrücklich: Die Berechtigungsstufe eines bestehenden Links lässt sich nicht von Bearbeiten auf Anzeigen umstellen. In diesem Fall löschen Sie den Link und erstellen ihn mit der passenden Berechtigung neu.

Schritt 3: Ablaufdaten setzen, einzeln und zentral

Beim Erstellen eines Freigabelinks vom Typ „Jeder" können Sie ein Ablaufdatum und ein Kennwort festlegen. Wirksamer sind zentrale Vorgaben, die Ihre IT im SharePoint Admin Center unter „Richtlinien" und „Freigabe" hinterlegt. Dort wird die Freigabeebene für SharePoint und OneDrive festgelegt, von „Jeder" über „Neue und vorhandene Gäste" bis „Nur Personen in Ihrer Organisation"; OneDrive darf dabei strenger eingestellt sein als SharePoint.

Für Links vom Typ „Jeder" lässt sich laut der Microsoft-Dokumentation zu den Freigabeeinstellungen ein verpflichtender Ablauf in Tagen erzwingen und die Berechtigung auf Anzeigen beschränken. Verkürzt die IT die Frist, werden auch bestehende Links auf die neue, kürzere Laufzeit aktualisiert. Zusätzlich kann der Gastzugriff auf Websites und OneDrive automatisch nach einer festgelegten Zahl von Tagen ablaufen; vor dem Stichtag werden die Verantwortlichen benachrichtigt und können einzelne Zugänge gezielt verlängern. Wo externe Zusammenarbeit dauerhaft nötig ist, sind persönlich eingeladene, angemeldete Gäste die bessere Wahl als anonyme Jeder-Links; wie Sie Identitäten zusätzlich absichern, lesen Sie unter MFA und Identitätsschutz.

Häufige Fragen

Verlieren Gäste sofort den Zugriff, wenn wir die externe Freigabe abschalten?

In der Regel innerhalb einer Stunde nach der Änderung, so dokumentiert es Microsoft. Wichtig zu wissen: Wird die externe Freigabe später wieder aktiviert, erhalten Gäste ihren Zugriff zurück. Soll das für bestimmte Websites nicht passieren, deaktivieren Sie die Freigabe zuerst gezielt für diese Websites.

Gilt eine neue Ablauffrist für Jeder-Links auch für bestehende Links?

Teilweise. Ist die neue Frist kürzer, werden bestehende Jeder-Links auf die kürzere Laufzeit aktualisiert. Ist die neue Frist länger, behalten bestehende Links ihre bisherige Ablaufzeit.

Wie finde ich Freigaben im gesamten Unternehmen, nicht nur meine eigenen?

Als einzelner Benutzer sehen Sie unter „Von mir freigegeben" nur Ihre eigenen Freigaben. Eine Bestandsaufnahme über alle Benutzer, Websites und OneDrive-Speicher hinweg erfordert Administratorzugriff auf den Microsoft-365-Tenant und gehört in jede regelmäßige Sicherheitsdurchsicht.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH prüft für kleine und mittlere Unternehmen den Bestand an externen Freigaben, entfernt Altlasten und richtet Freigaberichtlinien mit Augenmaß ein: zentrale Ablauffristen, passende Freigabeebenen und klare Regeln für Gastzugänge. Als Teil unserer regelmäßigen IT-Sicherheitsanalyse sorgen wir dafür, dass externe Zusammenarbeit möglich bleibt, ohne dass Firmendaten unkontrolliert kursieren. Mit direktem Ansprechpartner statt anonymer Hotline.

Quellen

• Microsoft Support: Verwalten von Freigaben und Berechtigungen in OneDrive und SharePoint
• Microsoft Learn: Verwalten von Freigabeeinstellungen für SharePoint und OneDrive in Microsoft 365
• Microsoft Support: Verwalten des Gastablaufs für eine Website