Excel GROUPBY und PIVOTBY: Auswertungen ohne Pivot-Tabelle

Pivot-Tabellen sind mächtig, aber für viele Anwenderinnen und Anwender im Büroalltag auch umständlich. Daten auswählen, Felder ziehen, Layout anpassen, bei Änderungen manuell aktualisieren: Der Aufwand schreckt ab. Microsoft hat in Excel für Microsoft 365 zwei neue Funktionen eingeführt, die dasselbe leisten, aber als einfache Formel direkt in der Zelle: GROUPBY und PIVOTBY.

Was können GROUPBY und PIVOTBY?

Beide Funktionen fassen Daten aus einer Tabelle oder einem Bereich zusammen und geben das Ergebnis als dynamisches Ergebnis-Array aus, ähnlich einem Pivot-Bericht, aber ohne eigenen Arbeitsbereich und ohne Klick auf „Aktualisieren".

GROUPBY gruppiert Zeilen nach einem oder mehreren Feldern und berechnet darüber eine Aggregatfunktion, zum Beispiel Summe, Anzahl oder Durchschnitt. Das Ergebnis passt sich automatisch an, sobald sich die Quelldaten ändern.

PIVOTBY erweitert dieses Prinzip um eine zweite Ebene: Es gruppiert sowohl nach Zeilen- als auch nach Spaltenfeldern und erzeugt so eine zweidimensionale Übersicht, vergleichbar mit dem klassischen Kreuzauswertungs-Layout einer Pivot-Tabelle.

Beide Funktionen werden wie gewohnt in eine Zelle eingetippt und geben ihr Ergebnis als sogenanntes Spill-Array aus: Die Ergebniszeilen und -spalten erscheinen automatisch in den benachbarten Zellen, ohne dass Sie etwas markieren oder ziehen müssen.

Wann lohnen sich diese Funktionen im Unternehmensalltag?

GROUPBY und PIVOTBY sind besonders hilfreich, wenn Sie regelmäßig gleichartige Auswertungen benötigen und die Quelldaten laufend wachsen, etwa:

• Umsatz nach Kundenkategorie: Wer kauft wie viel?
• Rechnungen nach Monat und Kostenstelle: ohne jede Woche ein neues Pivot einzufügen
• Stunden nach Mitarbeiter und Projekt: direkt aus einer Zeiterfassungsliste
• Lagerbestand nach Produktgruppe: immer aktuell ohne Neuladen

Weil die Funktion in einer normalen Zelle steht, lässt sie sich mit anderen Excel-Formeln kombinieren, in einer Vorlage abspeichern und von Kolleginnen oder Kollegen ohne Pivot-Kenntnisse öffnen und ablesen.

So sieht GROUPBY in der Praxis aus

Angenommen, Sie haben eine Tabelle namens Bestellungen mit den Spalten Kategorie, Region und Umsatz. Die folgende Formel liefert den Gesamtumsatz je Kategorie, absteigend sortiert:

=GRUPPIERENNACH(Bestellungen[Kategorie];Bestellungen[Umsatz];SUMME;;;-2)

In der deutschen Excel-Version heißen die Funktionen GRUPPIERENNACH und PIVOTMIT, in der englischen GROUPBY und PIVOTBY. Das erste Argument nennt das Feld, nach dem gruppiert wird, das zweite die Werte, das dritte die Rechenfunktion, hier SUMME. Die drei leeren Argumente dazwischen betreffen Feldüberschriften, Gesamtergebnisse und Sortierung; die -2 am Ende sortiert absteigend nach der zweiten Spalte des Ergebnisses, also nach dem Umsatz. Sobald in der Tabelle Bestellungen neue Zeilen dazukommen, aktualisiert sich das Ergebnis von selbst.

So sieht PIVOTMIT in der Praxis aus

Soll der Umsatz je Kategorie zusätzlich nach Regionen aufgeschlüsselt werden, übernimmt PIVOTMIT die zweite Dimension:

=PIVOTMIT(Bestellungen[Kategorie];Bestellungen[Region];Bestellungen[Umsatz];SUMME)

Das Ergebnis ist eine Kreuztabelle: Kategorien in den Zeilen, Regionen in den Spalten, in den Zellen die Summe. Gesamtergebnisse und Sortierung steuern Sie über die optionalen Argumente.

Voraussetzungen und Grenzen

Beide Funktionen gehören laut Microsoft zu Excel für Microsoft 365; Kaufversionen wie Excel 2021 erhalten keine neuen Funktionen. Wer Arbeitsmappen mit Kolleginnen und Kollegen teilt, die noch mit einer solchen Version arbeiten, sieht dort statt des Ergebnisses einen Fehler. Für sehr große Datenmengen oder Berichte mit vielen Ebenen bleibt die klassische Pivot-Tabelle mit ihren Filtern und Datenschnitten das flexiblere Werkzeug; für schlanke, immer aktuelle Auswertungen in einer Vorlage sind die neuen Funktionen die einfachere Wahl.

Häufige Fragen

Ersetzen GRUPPIERENNACH und PIVOTMIT die Pivot-Tabelle vollständig?

Nein. Für schnelle, immer aktuelle Zusammenfassungen sind sie die einfachere Wahl, weil sie als Formel in der Zelle stehen. Pivot-Tabellen bieten weiterhin mehr Komfort bei großen Datenmengen, verschachtelten Ebenen, Datenschnitten und dem Umschalten der Ansicht per Klick.

Warum kennt mein Excel die Funktionen nicht?

Beide Funktionen sind laut Microsoft Teil von Excel für Microsoft 365. Kaufversionen wie Excel 2021 erhalten keine neuen Funktionen; prüfen Sie außerdem, ob Ihr Excel auf dem aktuellen Stand ist.

Aktualisiert sich das Ergebnis automatisch?

Ja. Anders als eine Pivot-Tabelle, die per Aktualisieren neu berechnet werden muss, rechnet die Formel bei jeder Änderung der Quelldaten neu, wie jede andere Excel-Formel auch. Die Ergebniszeilen erscheinen als dynamisches Array in den benachbarten Zellen.

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Quellen

• Microsoft Support, GRUPPIERENNACH-Funktion, abgerufen 11.09.2026, https://support.microsoft.com/de-de/excel/groupby-function
• Microsoft Support, PIVOTMIT-Funktion, abgerufen 11.09.2026, https://support.microsoft.com/de-de/excel/functions/pivotby-function