Neue Einstellung in Microsoft 365: Bleiben Ihre Daten in Deutschland?

Wer ein Microsoft 365 mit Standort Deutschland betreibt, sollte bis zum 14. Dezember 2026 eine Entscheidung treffen. Im Admin Center steht seit dem 14. September eine neue Einstellung namens „Store Microsoft 365 customer data in-country“. Ist sie eingeschaltet, speichert Microsoft die Inhalte aus Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams und Copilot weiter in Deutschland. Ist sie ausgeschaltet, darf Microsoft diese Daten ab dem 14. Dezember auch in anderen Ländern der EU-Datengrenze speichern. Die EU-Datengrenze verlassen die Daten in keinem Fall. Trotzdem sollten Sie die Einstellung jetzt bewusst setzen: Viele Unternehmen haben „Speicherort Deutschland“ irgendwo zugesagt oder dokumentiert, und das stimmt nach einem Umzug nicht mehr.

Was Microsoft geändert hat

Bisher galt für Microsoft 365 eine feste Zusage aus den Vertragsbedingungen: Ist ein Tenant in Deutschland angelegt, speichert Microsoft bestimmte Inhalte ausschließlich dort. Dazu gehören der Inhalt der Postfächer mit Mails, Kalendereinträgen und Anhängen, die Dateien in SharePoint und OneDrive, die Chatnachrichten in Teams und gespeicherte Inhalte aus Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat.

Diese Zusage können Sie jetzt selbst ein- oder ausschalten. Microsoft beschreibt den Ablauf so: Seit dem 14. September 2026 ist die Einstellung sichtbar, bis zum 14. Dezember 2026 ändert sich an Ihrem Speicherort nichts. An diesem Tag wird wirksam, was dann eingestellt ist. Steht die Einstellung auf „Aus“, darf Microsoft ab diesem Tag beginnen, die Daten regional innerhalb der EU-Datengrenze zu speichern. Das heißt nicht, dass am 14. Dezember alle Daten auf einmal umziehen, sondern dass Microsoft es ab dann darf. Im Admin Center selbst steht, der Datenspeicherort ändere sich „nicht vor 13. Dez. 2026“. Planen Sie deshalb mit dem 12. Dezember als letztem Tag für Ihre Entscheidung. Als Grund nennt Microsoft, einen leistungsfähigen Dienst in der EU und der EFTA zu sichern.

Wichtig ist die Voreinstellung. Für Tenants, die nach dem 14. September 2026 angelegt wurden, steht die Einstellung laut Microsoft auf „Aus“. Für ältere Tenants verweist Microsoft auf eine Nachricht im Message Center des jeweiligen Tenants (MC1470878), nach Berichten von heise online und anderen Fachblogs ist sie auch dort zunächst ausgeschaltet. Verlassen Sie sich also nicht auf den bisherigen Zustand, sondern sehen Sie nach.

Für wen die Einstellung gilt

Die Einstellung erscheint nur bei gewerblichen Tenants, deren Standardregion Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden oder die Schweiz ist. Sie betrifft nur diese Dienste: Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Microsoft Teams sowie Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat.

In diesen Fällen sehen Sie die Einstellung nicht:

• Sie haben eine kostenpflichtige Datenresidenz gebucht, also Advanced Data Residency oder Multi-Geo. Dann regelt dieser Vertrag den Speicherort.
• Ihr Tenant ist älter, und seine Daten wurden nie in die deutschen Rechenzentren verlegt. Microsoft bot dafür früher ein Umzugsprogramm an (Legacy Move Program), das inzwischen eingestellt ist. Solche Tenants sind laut Microsoft unter Umständen nicht berechtigt.

Erscheint die Einstellung nicht, bleibt Ihre bisherige Zusage laut Microsoft unverändert. Zu tun ist dann nichts.

Was „Ein“ und „Aus“ bedeuten

Steht die Einstellung auf „Ein“, bleiben die Daten der genannten Dienste in Deutschland, so wie bisher. Steht sie auf „Aus“, darf Microsoft sie innerhalb der EU-Datengrenze speichern. Diese Grenze umfasst laut Microsoft die Länder der Europäischen Union und der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA), also neben den EU-Staaten auch Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz. Die Zusage zur EU-Datengrenze selbst bleibt unabhängig von der Einstellung bestehen.

Die Wahl ist nicht endgültig. Wer ausgeschaltet hat, kann jederzeit wieder einschalten. Microsoft holt die Daten dann nach Deutschland zurück, das kann nach Angaben von Microsoft aber rund sechs Monate dauern. Wer den Speicherort Deutschland braucht, sollte also vor dem 14. Dezember einschalten und nicht erst, wenn schon verlagert wurde.

So sehen Sie nach

Sie brauchen dafür ein Konto mit der Rolle globaler Administrator.

1. Öffnen Sie das Microsoft 365 Admin Center unter admin.microsoft.com.
2. Gehen Sie zu Einstellungen, dann Organisationseinstellungen, dann Organisationsprofil und dort zu Datenspeicherort (englisch „Data location“).
3. Die Tabelle zeigt je Dienst die „Aktuelle Geografie“ und die „Zugesicherte Geografie“. Steht bei der aktuellen Geografie „Germany“, liegen Ihre Daten heute in Deutschland. Zeigen einzelne Dienste wie Exchange Online Protection oder Viva Connections als zugesicherte Geografie „European Union\EFTA“, ist das normal: Die neue Einstellung betrifft nur Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams und Copilot.
4. Darunter stehen die „Verpflichtungen“. Klappen Sie „Produktbestimmungen“ auf. Dort steht der Schalter für die Speicherung im Inland (englisch „Store Microsoft 365 customer data in-country“). Sie sehen, ob er ein- oder ausgeschaltet ist, und können ihn ändern.
5. Halten Sie Ihre Entscheidung schriftlich fest, mit Datum und Begründung.

Wichtig: Dass in der Tabelle heute überall „Germany“ steht, ist keine Entwarnung. Bis zum Stichtag zeigt sie den bisherigen Zustand. Maßgeblich ist allein, wie der Schalter unter „Produktbestimmungen“ steht. Microsoft weist dort zusätzlich darauf hin, dass sich die Speicherung „von einer Speicherung im jeweiligen Land zu einer regionalen Speicherung“ ändert.

Nach einer Änderung kann die Tabelle eine Weile zwei verschiedene Werte zeigen. Das ist normal: Die zugesicherte Geografie ändert sich sofort, die aktuelle erst, wenn die Daten umgezogen sind.

Ein oder aus: So entscheiden Sie

Datenschutzrechtlich schreibt die DSGVO keine Speicherung in Deutschland vor. In der EU sowie in Island, Liechtenstein und Norwegen gilt sie ohnehin, und für die Schweiz hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt. Für viele Unternehmen ist „Aus“ daher kein Datenschutzproblem. Die eigentliche Frage ist eine andere: Was haben Sie selbst zugesagt oder aufgeschrieben?

Schalten Sie die Einstellung ein, wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft:

• In Verträgen, Angeboten oder Ausschreibungen haben Sie Kunden einen Speicherort in Deutschland zugesichert.
• Ihre Datenschutzerklärung, Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen oder Ihre Verfahrensdokumentation nennen Deutschland als Speicherort.
• Ein Kunde, ein Verband oder eine Versicherung fragt regelmäßig nach dem Speicherort und erwartet Deutschland.
• Sie möchten schlicht, dass alles bleibt, wie es ist.

Trifft nichts davon zu und genügt Ihnen die EU, können Sie die Einstellung ausgeschaltet lassen. Passen Sie dann aber Ihre Unterlagen an: Wo bisher „Rechenzentren in Deutschland“ steht, gehört künftig „innerhalb der EU-Datengrenze“ hin. Wie Sie Microsoft 365 insgesamt datenschutzgerecht aufstellen, lesen Sie im Beitrag DSGVO-konform mit Microsoft 365. Welche Verträge Sie mit Cloud-Anbietern brauchen, zeigt der Beitrag zum Auftragsverarbeitungsvertrag bei Cloud-Diensten.

Häufige Fragen

Verlassen meine Daten Europa, wenn ich nichts tue?

Nein. Laut Microsoft bleiben die Daten unabhängig von der Einstellung innerhalb der EU-Datengrenze, also in den Ländern der EU sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz. Die Einstellung entscheidet nur, ob sie in Deutschland bleiben müssen.

Kostet die Einstellung etwas?

Für die Einstellung selbst brauchen Sie kein Zusatzprodukt. Sie steuert die Zusage, die ohnehin in den Vertragsbedingungen von Microsoft steht. Kostenpflichtig ist nur die erweiterte Datenresidenz (Advanced Data Residency), die einen festen Speicherort für weitere Dienste zusichert.

Kann ich die Entscheidung später ändern?

Ja, jederzeit. Nach dem Einschalten holt Microsoft verlagerte Daten zurück nach Deutschland, das kann laut Microsoft rund sechs Monate dauern. Wer den Speicherort Deutschland sicher behalten will, schaltet deshalb vor dem 14. Dezember 2026 ein.

Ich finde die Einstellung nicht. Muss ich etwas tun?

Nein. Dann erfüllt Ihr Tenant die Voraussetzungen nicht, etwa weil er nicht in einem der fünf Länder angelegt wurde, weil Sie Advanced Data Residency oder Multi-Geo gebucht haben oder weil seine Daten nie nach Deutschland verlegt wurden. Ihre bisherige Zusage bleibt dann unverändert. Wo Ihre Daten heute liegen, zeigt Ihnen trotzdem die Tabelle unter Datenspeicherort.

Wer darf die Einstellung ändern?

Nur ein globaler Administrator des Tenants. Betreut ein IT-Dienstleister Ihr Microsoft 365, sprechen Sie die Entscheidung mit ihm ab und lassen Sie sich bestätigen, was eingestellt ist.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH betreut kleine und mittlere Unternehmen im Raum Karlsruhe rund um Microsoft 365. Wir sehen in Ihrem Tenant nach, wo Ihre Daten heute liegen und wie die neue Einstellung steht, gleichen das mit Ihren Verträgen und Datenschutzunterlagen ab und setzen sie nach Ihrer Entscheidung vor dem 14. Dezember. Die Entscheidung halten wir für Ihre Dokumentation schriftlich fest. Mehr zur laufenden Microsoft 365 Betreuung finden Sie auf der Leistungsseite.

Quellen

• Microsoft Learn, Overview of Product Terms Data Residency (Abschnitt „Data Residency Setting for Commercial Customers in Select Geographies“), Stand 11.09.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/m365-dr-product-terms-dr
• Microsoft Learn, Learn More about The Data Location Card (Abschnitt „Product Terms Data Residency Setting“), Stand 11.09.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/m365-dr-data-location
• Microsoft Learn, Overview and Definitions (Microsoft 365 Datenresidenz, Legacy Move Program), Stand 01.04.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/m365-dr-overview
• Microsoft Learn, What is the EU Data Boundary?, Stand 21.07.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/privacy/eudb/eu-data-boundary-learn
• heise online, Speicherort von Microsoft-365-Daten für kurze Zeit wählbar, 24.09.2026, https://www.heise.de/news/Microsoft-Speicherort-von-Microsoft-365-Daten-bis-Dezember-waehlbar-11464146.html
• Topedia Blog, New Microsoft 365 data location setting for in-country data storage, 15.09.2026, https://blog-en.topedia.com/2026/09/new-microsoft-365-data-location-setting-for-in-country-data-storage/
• Europäische Kommission, Adequacy decisions (Schweiz mit angemessenem Datenschutzniveau), abgerufen am 28.09.2026, https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en