Microsoft Bookings einrichten: Kunden buchen Termine online statt per Telefon

Microsoft Bookings ist in Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium bereits enthalten und stellt Ihrem Unternehmen eine eigene Online-Buchungsseite bereit. Kunden wählen dort selbst einen freien Termin, Bookings gleicht die Anfrage automatisch mit den Outlook-Kalendern Ihres Teams ab und verschickt Bestätigung und Erinnerung per E-Mail. Das telefonische Hin und Her bei der Terminvergabe entfällt, und Doppelbuchungen werden vermieden, weil nur tatsächlich freie Zeiten angeboten werden.

Was Microsoft Bookings ist und für wen es sich eignet

Bookings ist der Terminbuchungsdienst von Microsoft 365. Laut Microsoft ist er in den Plänen Business Basic, Business Standard und Business Premium sowie in zahlreichen Enterprise-Plänen (unter anderem E1, E3 und E5) enthalten. Wenn Ihr Unternehmen bereits mit Microsoft 365 arbeitet, brauchen Sie also weder Zusatzsoftware noch einen externen Buchungsdienst. Falls nicht, ist Bookings ein weiteres Argument für die Migration zu Microsoft 365.

Microsoft unterscheidet zwei Varianten: die persönliche Buchungsseite, über die einzelne Personen ihre Verfügbarkeit freigeben, und gemeinsame Buchungsseiten für Teams. Für die Terminvergabe an Kunden ist meist die gemeinsame Variante interessant. Dort hinterlegen Sie Dienstleistungen, Mitarbeiter und Geschäftszeiten, typisch für Beratungsgespräche, Servicetermine oder Erstgespräche.

So funktioniert die Buchung aus Kundensicht

Ihre Buchungsseite ist eine gewöhnliche Webseite. Den Link platzieren Sie auf Ihrer Website oder in der E-Mail-Signatur, oder Sie verschicken ihn direkt. Kunden wählen eine Dienstleistung, auf Wunsch eine bestimmte Person und anschließend ein freies Zeitfenster. Angezeigt werden nur Zeiten, die innerhalb Ihrer Geschäftszeiten liegen und in den hinterlegten Outlook-Kalendern frei sind. Nach der Buchung erhält der Kunde automatisch eine Bestätigung per E-Mail.

Auch Online-Termine deckt Bookings ab: Wird ein Termin als Onlinebesprechung angelegt, erzeugt Bookings laut Microsoft für jede Buchung einen eigenen Teams-Besprechungslink, über den Kunden per Browser oder Teams-App teilnehmen.

Einrichtung Schritt für Schritt

Sie erreichen Bookings im Browser über book.ms oder als App in Outlook und Teams. Eine gemeinsame Buchungsseite legen Sie in vier Schritten an:

1. Basisdaten hinterlegen: Unternehmensname (das einzige Pflichtfeld), Logo und Geschäftszeiten. Voreingestellt sind Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr. 2. Mitarbeiter einladen: Sie fügen die Teammitglieder hinzu, deren Kalender bei der Terminvergabe berücksichtigt werden sollen. 3. Dienstleistungen definieren: etwa Erstgespräch, Beratung oder Servicetermin, jeweils mit Dauer und eigenen buchbaren Zeiten. 4. Zugriff festlegen: Sie bestimmen, wer über die Seite buchen darf.

Danach veröffentlichen Sie die Seite und passen Details jederzeit an, zum Beispiel geblockte Zeiten für interne Besprechungen.

Erinnerungen senken die Ausfallquote

Bookings verschickt neben der Buchungsbestätigung automatische Erinnerungs-E-Mails. Den Zeitpunkt legen Sie je Termintyp fest, laut Microsoft von 15 Minuten bis zu zwei Wochen vor dem Termin, auf Wunsch mit eigenem Text. Zusätzlich sind automatische Follow-up-Mails möglich, etwa um nach einem Termin Feedback einzuholen. SMS-Erinnerungen bietet Microsoft ebenfalls an, koppelt sie jedoch an Teams Premium und derzeit an Rufnummern in den USA, Kanada und Großbritannien. Für Kunden in Deutschland ist die E-Mail-Erinnerung damit der relevante Kanal.

Wo Ihre Daten liegen

Alle Bookings-Daten, einschließlich der Angaben, die Kunden bei der Buchung machen, werden laut Microsoft in Exchange Online in einem freigegebenen Postfach gespeichert, also innerhalb Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Es gelten dieselben Compliance-Richtlinien wie für Ihre übrigen Postfächer. Ihr Administrator kann Bookings zudem zentral für das Unternehmen aktivieren oder deaktivieren.

Häufige Fragen

Welche Microsoft-365-Lizenz brauche ich für Bookings?

Laut Microsoft ist Bookings unter anderem in Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium enthalten, außerdem in Enterprise-Plänen wie E1, E3 und E5 sowie in Teams Essentials und Teams Premium. Ein separates Bookings-Abo ist nicht erforderlich.

Können Kunden ohne Microsoft-Konto buchen?

Ja. Die Buchungsseite ist eine gewöhnliche Webseite, Kunden benötigen nur den Link und tragen ihre Kontaktdaten bei der Buchung ein. Bei der Einrichtung legen Sie fest, ob die Seite öffentlich zugänglich ist oder nur Personen aus Ihrem Unternehmen buchen können.

Sehen Kunden auf der Buchungsseite meinen Kalender?

Nein. Kunden sehen ausschließlich buchbare Zeitfenster innerhalb der hinterlegten Geschäftszeiten. Inhalte und Termine aus Ihrem Outlook-Kalender werden nicht angezeigt, der Kalender dient nur dem Abgleich der Verfügbarkeit.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH richtet Microsoft Bookings für Sie ein: von einer sinnvollen Struktur der Dienstleistungen über Geschäftszeiten und Erinnerungen bis zur Einbindung des Buchungslinks auf Ihrer Website und in E-Mail-Signaturen. Im Rahmen unserer Microsoft 365 Managed Services halten wir Ihre Umgebung anschließend aktuell, mit direktem Ansprechpartner statt anonymer Hotline.

Quellen

• Microsoft Learn: Microsoft Bookings (Übersicht)
• Microsoft Learn: Hinzufügen von E-Mail-Erinnerungen und Nachverfolgung
• Microsoft Learn: SMS-Textbenachrichtigungen in Microsoft Bookings