Neues Outlook für Windows: Termine als ICS-Datei speichern und Einladungen importieren

Wer im Mittelstand Termine koordiniert, kennt die kleine Datei mit der Endung .ics: Sie enthält einen einzelnen Termin samt Betreff, Datum, Uhrzeit und Ort und lässt sich per E-Mail an Kunden, Partner oder Kollegen verschicken. Im klassischen Outlook für Windows war der Umgang damit selbstverständlich. Im neuen Outlook für Windows fehlte diese Funktion bislang. Genau das ändert Microsoft jetzt.

Was ändert sich beim Umgang mit ICS-Dateien?

Laut der offiziellen Microsoft-365-Roadmap erhält das neue Outlook für Windows volle Unterstützung für das ICS-Format. Zwei Neuerungen stehen dabei im Mittelpunkt:

• Termine als .ics speichern (Roadmap-ID 560533): Sie können einen Kalendereintrag künftig direkt als ICS-Datei exportieren und weitergeben, statt umständlich eine Einladung per E-Mail erzeugen zu müssen.
• ICS-Dateien mit Vorschau importieren: Beim Hineinziehen einer ICS-Datei in den Kalender, beim Hinzufügen über die Funktion „Kalender hinzufügen“ oder beim Empfang per E-Mail sehen Sie den Termin zunächst in einer Vorschau, bevor Sie ihn endgültig übernehmen.

Microsoft beschreibt das Ziel so, dass das neue Outlook damit das aus dem klassischen Outlook gewohnte Verhalten nachbildet. Der Rollout als allgemeine Verfügbarkeit ist laut Roadmap für Mai 2026 vorgesehen. Wie bei Roadmap-Einträgen üblich kann sich dieser Termin noch verschieben.

Was ist eine ICS-Datei überhaupt?

ICS steht für iCalendar und ist ein herstellerneutrales Standardformat zum Austausch von Kalenderinformationen. Eine ICS-Datei ist im Kern eine Textdatei, die einen oder mehrere Termine beschreibt. Der große Vorteil: Sie funktioniert über Programmgrenzen hinweg. Wer eine ICS-Datei erhält, kann den Termin in Outlook, in Apple Kalender, in Google Kalender oder in andere Anwendungen übernehmen, ohne dass beide Seiten dasselbe Programm nutzen müssen.

Warum ist das für KMU relevant?

In der Praxis tauschen kleine und mittlere Unternehmen Termine ständig über Unternehmensgrenzen hinweg aus: Beratungstermine, Liefertermine, Webinare oder Veranstaltungseinladungen. Solange ein Mitarbeitender im klassischen Outlook arbeitete, war das Speichern und Weitergeben eines Termins als Datei kein Thema. Da Microsoft das neue Outlook für Windows nach und nach zum Standard macht und es unter anderem auf Windows-10-Geräten bereits automatisch installiert wurde, fiel die fehlende ICS-Funktion zunehmend auf.

Mit der angekündigten Unterstützung schließt Microsoft diese Lücke. Für den Arbeitsalltag bedeutet das weniger Reibung: Ein Termin lässt sich künftig als Datei sichern und an mehrere Empfänger verteilen, und eingehende Einladungen können Sie vor dem Eintragen prüfen. Gerade die Vorschau hilft, Doppelbuchungen oder falsche Zeitzonen zu erkennen, bevor sie im Kalender landen. Wenn Sie Outlook tiefer ausreizen möchten, lohnt sich ein Blick auf unsere weiteren Beiträge rund um Microsoft 365.

Welche Voraussetzungen gelten?

Die Funktion ist Teil des neuen Outlook für Windows und erfordert keine zusätzliche Lizenz und kein Copilot-Abonnement. Sie steht damit grundsätzlich auch Nutzern von Microsoft 365 Business Basic und Business Standard zur Verfügung. Voraussetzung ist, dass das neue Outlook eingesetzt wird und der Funktionsumstand über die schrittweise Verteilung von Microsoft im jeweiligen Konto angekommen ist. Da Microsoft Neuerungen im neuen Outlook serverseitig ausrollt, kann der Zeitpunkt von Konto zu Konto variieren.

Häufige Fragen

Brauche ich dafür eine zusätzliche Lizenz?

Nein. Die ICS-Unterstützung ist eine reine Funktionserweiterung des neuen Outlook für Windows. Sie ist nicht an Copilot oder einen höherwertigen Plan gebunden und steht auch in Business Basic und Standard zur Verfügung.

Funktioniert das Speichern als .ics auch im klassischen Outlook?

Ja. Im klassischen Outlook für Windows ist das Speichern und Importieren von ICS-Dateien seit Langem möglich. Die Neuerung gleicht das neue Outlook an dieses gewohnte Verhalten an.

Ist das Öffnen einer ICS-Datei sicher?

Eine ICS-Datei ist eine Textdatei und an sich kein klassischer Schadcode. Dennoch nutzen Angreifer gefälschte Kalendereinladungen mitunter für Phishing, etwa über enthaltene Links. Behandeln Sie unerwartete Einladungen daher mit der gleichen Vorsicht wie unbekannte E-Mails. Hintergründe finden Sie in unserem Blog.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH begleitet kleine und mittlere Unternehmen im Raum Karlsruhe bei der Umstellung auf das neue Outlook und beim sinnvollen Einsatz von Microsoft 365. Wir richten Konten ein, schulen Ihre Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit Kalender und E-Mail und sorgen über unsere Managed Services dafür, dass neue Funktionen reibungslos und kontrolliert in Ihrem Unternehmen ankommen. Sie möchten Ihre Microsoft-365-Umgebung auf den aktuellen Stand bringen? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.

Quellen

• Microsoft 365 Roadmap
• Neowin: Microsoft Teams and Outlook are getting significant changes soon
• m365admin: Outlook Save calendar events as .ics