Quick Steps im neuen Outlook: E-Mail-Routinen mit einem Klick automatisieren

Wer jahrelang mit dem klassischen Outlook gearbeitet hat, kennt Quick Steps: ein kleines Panel im Start-Menüband, das mehrere E-Mail-Aktionen auf einen einzigen Klick legt. Beim Umstieg auf das neue Outlook für Windows fehlte dieses Feature zunächst. Microsoft hat Quick Steps nun über die Microsoft 365-Roadmap für alle Business-Pläne (Basic, Standard und Premium) zurückgebracht.

Was sind Quick Steps, und warum fehlen sie im Arbeitsalltag?

Quick Steps kombinieren bis zu sechs E-Mail-Aktionen zu einem einzigen Klick oder Tastaturkürzel. Ein klassisches Beispiel: Sie erhalten eine Projektanfrage. Ein einziger Klick verschiebt die E-Mail in den richtigen Ordner, markiert sie als gelesen und erstellt gleichzeitig eine Aufgabe zur Nachverfolgung. Ohne Quick Steps brauchen Sie dafür vier bis fünf separate Handgriffe.

Für kleine und mittlere Unternehmen, in denen Mitarbeitende häufig ohne dedizierte Assistenz arbeiten, addieren sich solche Klick-Ketten über den Tag erheblich.

Welche Aktionen lassen sich kombinieren?

Im neuen Outlook für Windows können Quick Steps aus folgenden Bausteine zusammengestellt werden:

• Verschieben in Ordner, direkt in einen bestimmten Unterordner
• Als gelesen / ungelesen markieren
• Kennzeichnen oder Kennzeichnung entfernen
• Kategorisieren (farbige Kategorien)
• Weiterleiten an, an eine feste Adresse oder Verteilergruppe
• Antworten an, mit vorausgefülltem Empfänger
• Neue E-Mail erstellen, mit voreingestelltem Betreff und Empfänger
• Auf erledigt setzen

Jeder Quick Step erhält einen Namen, ein Symbol und optional ein Tastaturkürzel (z. B. STRG + UMSCHALT + 1). Im Start-Menüband erscheint er dauerhaft als sichtbare Schaltfläche.

Quick Steps im neuen Outlook einrichten: Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie das neue Outlook für Windows.
2. Klicken Sie im Menüband auf Start → Bereich Quick Steps.
3. Wählen Sie Neuer Quick Step oder bearbeiten Sie einen der vorgefertigten Einträge.
4. Geben Sie einen beschreibenden Namen ein (z. B. „An Buchhaltung weiterleiten").
5. Fügen Sie die gewünschten Aktionen nacheinander hinzu.
6. Weisen Sie optional ein Tastaturkürzel zu und bestätigen Sie mit Fertig stellen.

Vorhandene Quick Steps lassen sich per Rechtsklick jederzeit bearbeiten oder löschen. Die Einstellungen werden mit dem Postfach synchronisiert, sodass sie nach einem Gerätewechsel erhalten bleiben.

Praktische Quick-Steps-Vorlagen für den KMU-Alltag

Die folgenden Vorlagen sind sofort einsetzbar:

Voraussetzungen und Lizenz

Quick Steps stehen in allen Microsoft 365 Business-Plänen (Basic, Standard, Premium) sowie in Outlook als Einzelprodukt zur Verfügung, ohne Aufpreis, ohne Copilot-Lizenz. Voraussetzung ist das neue Outlook für Windows in einer aktuellen Version (Einstellungen → Info zeigt Ihre Version). Das klassische Outlook (Outlook 2019, 2021) verfügte bereits über Quick Steps; dort bleibt die Funktion unverändert erhalten.

Für eine durchgängige Nutzung im gesamten Unternehmen empfiehlt sich ein gepflegtes Patchmanagement-Konzept, das sicherstellt, dass alle Geräte zeitnah Updates erhalten und Funktionen unternehmensweit gleichmäßig verfügbar sind.

Abgrenzung zu Outlook-Regeln

Outlook-Regeln laufen automatisch im Hintergrund und greifen auf eingehende E-Mails an. Quick Steps hingegen werden manuell ausgelöst und eignen sich für Situationen, in denen Sie selbst entscheiden, ob und wann eine Aktion ausgeführt wird. Beide Funktionen ergänzen sich: Regeln übernehmen das Sortieren eingehender Spam- oder Newsletter-Mails, Quick Steps beschleunigen die bewusste Bearbeitung konkreter Vorgänge. Wer Outlook-Regeln auf einzelne Ordner anwenden möchte, findet dazu einen eigenen Ratgeber im H5M-Blog.

Häufige Fragen

Sind Quick Steps auch im Outlook im Web (OWA) verfügbar?

Aktuell stehen Quick Steps im neuen Outlook für Windows sowie im klassischen Outlook-Desktop-Client zur Verfügung. In Outlook im Web (OWA) sind sie derzeit noch nicht implementiert. Microsoft hat keine öffentliche Roadmap-Aussage dazu gemacht, wann oder ob OWA folgt.

Werden Quick Steps zwischen mehreren Geräten synchronisiert?

Ja. Quick Steps sind an das Exchange- bzw. Microsoft 365-Postfach gebunden und stehen nach einer Neuanmeldung oder auf einem zweiten Gerät automatisch wieder zur Verfügung, sofern das neue Outlook für Windows verwendet wird.

Können Quick Steps unternehmensweit vorkonfiguriert werden?

Eine zentrale Verteilung über Gruppenrichtlinien (GPO) oder Microsoft Intune ist für Quick Steps im neuen Outlook aktuell nicht vorgesehen. Quick Steps werden pro Nutzer eingerichtet. Für unternehmensweite Workflows mit komplexerer Logik bieten sich Power Automate-Flows als Alternative an; diese lassen sich zentral bereitstellen.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH begleitet kleine und mittlere Unternehmen im Raum Karlsruhe beim Wechsel ins neue Outlook und richtet dabei Quick Steps, Regeln und Kategorien passend zu Ihren internen Prozessen ein. Im Rahmen unserer Microsoft 365 Managed Services stellen wir sicher, dass alle Mitarbeitenden mit einer aktuellen, vollständig eingerichteten Outlook-Version arbeiten, und Produktivitäts-Features wie Quick Steps vom ersten Tag an nutzen können. Sprechen Sie uns an, wenn Sie die Einführung des neuen Outlooks strukturiert planen möchten.

Quellen

• Microsoft 365-Roadmap, Feature-Übersicht (microsoft.com)
• Microsoft Support: Automatisieren häufiger Aufgaben mit Quick Steps (support.microsoft.com)