RATGEBER · POSTFÄCHER UND OUTLOOK
Ratgeber Outlook und Postfächer: Mail im Griff.
Freigegebene Postfächer, Signaturen, Archivierung und das neue Outlook: Hier stehen alle unsere Anleitungen rund um Mail im Unternehmen. Die vier Fragen unten kommen im Alltag am häufigsten, darunter folgen alle Artikel, die neuesten zuerst.
DIE WICHTIGSTEN FRAGEN
Vier Fragen, kurz beantwortet.
Wie binde ich ein freigegebenes Postfach in Outlook ein?
Sobald Ihr Administrator Sie als Mitglied eingetragen hat, erscheint das Postfach nach einem Neustart von Outlook von selbst im Ordnerbereich. Erscheint es nicht, fügen Sie es von Hand hinzu, im neuen Outlook per Rechtsklick auf Ihren Kontonamen.
Freigegebenes Postfach in Outlook einbinden: neues Outlook, klassisches Outlook, Web, iPhone und AndroidSenden als oder Senden im Auftrag?
Mit „Senden als“ sieht der Empfänger nur die Adresse des freigegebenen Postfachs, mit „Senden im Auftrag“ steht zusätzlich der Name der Person im Absender. Für eine Informationsadresse ist „Senden als“ meist die richtige Wahl.
Senden als oder Senden im Auftrag: Unterschied, Einrichtung, typische FehlerReicht Exchange Online für die GoBD?
Exchange Online kann geschäftliche Mails unveränderbar und über die gesetzlichen Fristen aufbewahren, in der Standardkonfiguration tut es das aber nicht. Wer nur das Archivpostfach aktiviert, hat mehr Speicher, aber kein Archiv im Sinne der GoBD.
E-Mail-Archivierung in Microsoft 365: Reicht Exchange Online für die GoBD?Was gehört in die Signatur?
Geschäftliche Mails ersetzen vielfach den Geschäftsbrief; für eine GmbH gehören laut IHK unter anderem Firmenname, Rechtsform, Sitz, Registergericht mit Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer hinein. Zentral in Microsoft 365 verwaltet, hängt eine Regel die Signatur automatisch an.
E-Mail-Signatur in Microsoft 365: einheitlich im ganzen Team und mit allen PflichtangabenALLE ARTIKEL
25 Artikel, die neuesten zuerst.
- 24. September 2026Senden als oder Senden im Auftrag: Unterschied, Einrichtung, typische Fehler
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- 14. September 2026E-Mail-Archivierung in Microsoft 365: Reicht Exchange Online für die GoBD?
- 14. September 2026Freigegebenes Postfach in Outlook einbinden: neues Outlook, klassisches Outlook, Web, iPhone und Android
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- 7. August 2026E-Mail-Signatur in Microsoft 365: einheitlich im ganzen Team und mit allen Pflichtangaben
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- 14. Juli 2026Outlook Quick Parts: Textbausteine kommen ins neue Outlook für Windows und Web
- 12. Juli 2026Neues Outlook: Regeln endlich gezielt auf einzelne Ordner anwenden
- 5. Juli 2026Outlook (neu): Alle E-Mail-Konten in einem Posteingang bündeln
- 27. Juni 2026E-Mail-Archivierung GoBD-konform: Welche Pflichten Unternehmen haben
- 27. Mai 2026Outlook offline nutzen: E-Mails ohne Internet lesen und durchsuchen
- 21. Mai 2026eSignature für Microsoft 365: PDFs digital unterschreiben
- 9. Mai 2026Neues Outlook: S/MIME-Zertifikate in Kontakten speichern und verschlüsselt mailen
- 7. Mai 2026Outlook: Schnell zu jedem Ordner springen mit „Gehe zu Ordner
Alle Themen im Überblick: Ratgeber und News
DAS ÜBERNEHMEN WIR FÜR SIE
Das übernehmen wir für Sie.
E-Mail-Archivierung
Revisionssicher nach GoBD.
E-Mail-Signaturen
Einheitlich auf allen Geräten.
E-Mail-Sicherheit
Phishing und Spam vor dem Postfach stoppen.
Betreuung von Microsoft 365
Postfächer und Rechte in guten Händen.
Richten Sie freigegebene Postfächer und Signaturen für uns ein?+
Ja. In der Betreuung von Microsoft 365 legen wir Postfächer an, vergeben Berechtigungen und verwalten Signaturen zentral.
Wie archivieren wir Mails nach GoBD?+
Mit einer revisionssicheren Archivierung, die jede Mail automatisch und unveränderbar ablegt. Wie wir das umsetzen, steht bei der E-Mail-Archivierung.
Kommen unsere Mails beim Empfänger an?+
Ob SPF, DKIM und DMARC stimmen, zeigt der kostenlose Mail-Tester mit einer echten Mail an eine Testadresse.
Lassen Sie uns sprechen.
Eine Frage zum Thema, die hier nicht beantwortet ist? Im Erstgespräch klären wir sie mit Ihnen.
