Aufbewahrungsfristen: was zum Jahreswechsel 2027 gelöscht werden darf

Zum 31. Dezember 2026 enden Aufbewahrungsfristen für ganze Jahrgänge an Geschäftsunterlagen: Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse mit letzter Eintragung oder Aufstellung im Jahr 2016, Buchungsbelege und Rechnungen aus dem Jahr 2018 sowie Handels- und Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2020. Grundlage sind § 147 der Abgabenordnung und § 257 des Handelsgesetzbuchs, die seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre vorsehen. Löschen ist dann erlaubt, aber nicht in jedem Fall: Läuft eine Betriebsprüfung oder ist ein Steuerverfahren offen, bleibt die Frist gehemmt. Umgekehrt verlangt das Datenschutzrecht, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern. Dieser Beitrag ordnet die Fristen ein und zeigt, wie Sie Löschen und Behalten in Microsoft 365 und im Archiv technisch sauber organisieren.

Drei Fristen, drei Jahrgänge

§ 147 Absatz 3 AO kennt drei Fristen. Zehn Jahre gelten für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sowie für zollrechtliche Unterlagen. Acht Jahre gelten für Buchungsbelege, also etwa Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen und Kassenbelege. Sechs Jahre gelten für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, für Wiedergaben der abgesandten Briefe und für sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 257 HGB enthält für Kaufleute dieselben Fristen, und § 14b UStG verlangt für Rechnungen ebenfalls acht Jahre.

Die Frist beginnt nach § 147 Absatz 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Daraus ergeben sich die Jahrgänge, die mit Ablauf des 31. Dezember 2026 frei werden:

• Zehn Jahre: Unterlagen mit letzter Eintragung oder Aufstellung im Jahr 2016, etwa der im Jahr 2016 aufgestellte Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2015.
• Acht Jahre: Buchungsbelege, die 2018 entstanden sind, und Rechnungen, die 2018 ausgestellt wurden.
• Sechs Jahre: Geschäftsbriefe, die 2020 empfangen oder abgesandt wurden, einschließlich E-Mails mit geschäftlichem Inhalt.

Entscheidend ist die Einordnung, nicht das Medium. Eine E-Mail, die nur eine Terminabsprache enthält, ist kein Geschäftsbrief im steuerlichen Sinn; eine E-Mail mit einer Rechnung im Anhang ist ein Buchungsbeleg und unterliegt der Achtjahresfrist. Wer sein Archiv pauschal nach sechs Jahren leert, löscht also möglicherweise Belege zu früh.

Was das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz geändert hat

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde am 29. Oktober 2024 im Bundesgesetzblatt verkündet und hat die Frist für Buchungsbelege in § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG von zehn auf acht Jahre verkürzt. Nach Art. 97 § 19a EGAO gilt die neue Frist für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach altem Recht am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Belege aus dem Jahr 2017 wären nach altem Recht bis Ende 2027 aufzubewahren gewesen; nach neuem Recht war ihre Frist bereits am 31. Dezember 2025 abgelaufen. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren.

Für die Praxis heißt das: Zum Jahreswechsel 2027 wird mit den Belegen aus 2018 wieder ein Jahrgang nach der verkürzten Frist frei. Wer im vergangenen Jahr die Belege aus 2017 noch nicht gelöscht hat, kann beide Jahrgänge in einem Durchgang prüfen. Ob und wie Sie die Verkürzung nutzen, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater abstimmen, denn andere Rechtsgebiete kennen eigene Fristen, etwa für Lohnunterlagen, Sozialversicherungsnachweise, Gewährleistung oder Produkthaftung.

Wann die Frist nicht abläuft

§ 147 Absatz 3 AO enthält eine wichtige Einschränkung: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Nach § 171 Absatz 4 AO läuft die Festsetzungsfrist nicht ab, solange eine begonnene Außenprüfung nicht durch unanfechtbare Steuerbescheide abgeschlossen ist. Eine laufende oder angekündigte Betriebsprüfung für die Jahre 2018 bis 2020 bedeutet deshalb: Die Belege aus 2018 bleiben, auch wenn ihre reguläre Frist abgelaufen ist.

Dasselbe gilt für Jahre, zu denen ein Einspruch oder eine Klage anhängig ist, für verspätet abgegebene Steuererklärungen und für Unterlagen, die Sie aus anderen Gründen noch brauchen: laufende Verträge, Gewährleistungsfälle, Rechtsstreitigkeiten oder Nachweise gegenüber Fördergebern. Bevor ein Jahrgang gelöscht wird, gehört deshalb eine kurze Freigabe des Steuerberaters in den Ablauf, denn er kennt die offenen Verfahren und Prüfungen.

Löschen ist auch eine Pflicht

Aufbewahrungsfristen setzen eine Untergrenze, das Datenschutzrecht eine Obergrenze. Nach Art. 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, geht sie vor; das stellt Art. 17 Absatz 3 Buchstabe b DSGVO klar. Ist die Frist abgelaufen und liegt kein anderer Grund vor, sind die Daten zu löschen. Das betrifft Kundenkorrespondenz, Lieferantendaten, Unterlagen ausgeschiedener Beschäftigter und Bewerbungen gleichermaßen.

Ein Löschkonzept hält fest, welche Datenarten wie lange aufbewahrt und wann sie gelöscht werden. Es ergänzt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und gibt der IT die Regeln vor, die sie technisch umsetzen soll. Ohne dieses Konzept bleibt Löschen Handarbeit, und Handarbeit findet im Tagesgeschäft selten statt.

Technisch umsetzen: Aufbewahrungsrichtlinien und Archivregeln statt Handarbeit

In Microsoft 365 übernehmen Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft Purview diese Arbeit für Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams. Eine Richtlinie kann Inhalte aufbewahren, löschen oder erst aufbewahren und nach Ablauf löschen. Der Zeitraum beginnt wahlweise mit der Erstellung oder, bei Dateien in SharePoint und OneDrive, mit der letzten Änderung. Löscht ein Nutzer eine Datei oder E-Mail, die unter eine Aufbewahrung fällt, bleibt eine Kopie in einer verborgenen Bibliothek (Preservation Hold Library) beziehungsweise im Ordner für wiederherstellbare Elemente erhalten, bis die Frist abläuft. Zwei Grundsätze gelten laut Microsoft immer: Aufbewahrung hat Vorrang vor Löschung, und die längste Aufbewahrungsfrist gewinnt.

Für organisationsweite Richtlinien braucht es nach der Lizenzübersicht von Microsoft unter anderem Microsoft 365 Business Premium oder E3; Richtlinien für Postfächer sind auch mit Exchange Online Plan 2 oder Exchange Online Archiving möglich, Richtlinien für Teams bereits mit Business Basic und Business Standard. Mit Aufbewahrungsetiketten lassen sich einzelne Bibliotheken unterschiedlich behandeln: Die Bibliothek der Buchhaltung bekommt acht Jahre, die Vertragsablage zehn Jahre, der Projektordner drei Jahre. Praktisch hilft eine Ablage nach Jahrgängen: Liegen die Belege 2018 in einer eigenen Bibliothek oder einem eigenen Ordner, ist der Löschlauf ein Vorgang statt tausend Einzelentscheidungen. Wo Firmendateien grundsätzlich liegen sollten, beschreibt der Beitrag OneDrive oder SharePoint.

Ein Punkt wird oft übersehen: Die Datensicherung hält gelöschte Daten je nach Einstellung weiter vor. Klären Sie, wie lange Ihr Backup zurückreicht, und nehmen Sie es in das Löschkonzept auf. Umgekehrt ersetzt ein Backup kein Archiv, wie der Beitrag zum Backup in Microsoft 365 erklärt.

Für das Mailarchiv gilt dasselbe Prinzip. Geschäftliche E-Mails gehören in ein revisionssicheres Archiv, das Nachrichten unveränderbar erfasst; das Postfach selbst erfüllt diese Anforderung nicht, wie der Beitrag Archivierung von E-Mails nach GoBD erläutert. Gute Archivsysteme kennen Aufbewahrungsregeln je Postfach oder Nachrichtenart und löschen nach Ablauf automatisch. Stellen Sie die Regel nicht pauschal auf sechs Jahre, sondern richten Sie sich an der längsten Frist aus, die in dem Postfach vorkommen kann; für ein Rechnungspostfach sind das acht Jahre. Die GoBD in der Fassung vom 28. November 2019, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, verlangen eine Verfahrensdokumentation, in der auch Löschregeln und Löschläufe nachvollziehbar festgehalten sind. Wie ein Archiv aussehen muss, das diese Fristen automatisch einhält, steht auf unserer Seite zur GoBD-konformen E-Mail-Archivierung.

Ein Ablauf für Dezember und Januar

1. Liste der Jahrgänge erstellen: Bücher und Abschlüsse aus 2016, Belege aus 2018, Briefe aus 2020, jeweils mit Ablageort (Archiv, SharePoint, Papierakte, Rechnungsprogramm).
2. Freigabe des Steuerberaters einholen: laufende Prüfungen, offene Bescheide, anhängige Verfahren.
3. Ausnahmen markieren: laufende Verträge, Personalunterlagen mit eigenen Fristen, Unterlagen zu Rechtsstreitigkeiten.
4. Löschläufe durchführen: Aufbewahrungsrichtlinien und Etiketten prüfen, Archivregeln anpassen, Bibliotheken bereinigen, Papierakten fachgerecht vernichten lassen.
5. Protokollieren, was wann durch wen und auf welcher Grundlage gelöscht wurde, als Teil der Verfahrensdokumentation.

Häufige Fragen

Muss ich wirklich jede E-Mail sechs Jahre aufbewahren?

Nein, aufbewahrungspflichtig sind E-Mails mit geschäftlichem Inhalt, etwa Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationen oder Vertragskorrespondenz. Enthält die E-Mail einen Buchungsbeleg, gilt die Achtjahresfrist für den Beleg. Reine Terminabsprachen oder Newsletter fallen nicht darunter, und private Nachrichten dürfen nicht ungefragt mitarchiviert werden.

Dürfen wir Unterlagen freiwillig länger behalten?

Für Unterlagen ohne Personenbezug spricht nichts dagegen. Sobald personenbezogene Daten enthalten sind, braucht die längere Speicherung einen Grund, weil die DSGVO Daten nur so lange erlaubt, wie sie für den Zweck erforderlich sind. Ein sachlicher Grund kann ein laufender Vertrag oder ein drohender Rechtsstreit sein, nicht aber die bloße Bequemlichkeit.

Gilt die Achtjahresfrist auch für alte Belege aus 2017?

Ja. Nach der Übergangsregelung gilt die verkürzte Frist für alle Belege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Belege aus 2017 durften daher schon seit dem 1. Januar 2026 gelöscht werden, sofern keine Betriebsprüfung oder ein offenes Verfahren die Frist hemmt. Zum Jahreswechsel 2027 folgt der Jahrgang 2018.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH setzt Ihr Löschkonzept in Microsoft 365 technisch um: Wir richten Aufbewahrungsrichtlinien und Etiketten in Microsoft Purview ein, strukturieren die Dateiablage nach Jahrgängen, konfigurieren die Aufbewahrungsregeln im Mailarchiv und dokumentieren die Löschläufe für Ihre Verfahrensdokumentation. Die Frage, welche Jahrgänge tatsächlich freigegeben werden können, klären wir gemeinsam mit Ihrem Steuerberater. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, wo Ihre Unterlagen heute liegen und welche Regeln dort bereits greifen. Kanzleien, die diese Fristen für Mandanten im Blick behalten, finden auf der Seite IT für Steuerberater, wie wir sie unterstützen.

Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Was im Einzelfall für Ihr Unternehmen gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Quellen

• Bundesministerium der Justiz, § 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, Stand 2026, https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
• Bundesministerium der Justiz, § 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen, Stand 2026, https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
• Bundesministerium der Justiz, Art. 97 § 19a EGAO Aufbewahrungsfristen (Übergangsregelung), Stand 2026, https://www.gesetze-im-internet.de/aoeg_1977/art_97__19a.html
• Bundesministerium der Justiz, § 14b UStG Aufbewahrung von Rechnungen, Stand 2026, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Microsoft Learn, Learn about retention policies and retention labels to retain or delete, Stand 22.07.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/purview/retention
• Microsoft Learn, Microsoft Purview service description, Abschnitt Licensing for retention policies, Stand 03.08.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/microsoft-365-service-descriptions/microsoft-365-tenantlevel-services-licensing-guidance/microsoft-purview-service-description