E-Rechnung ausstellen ab 2027: der Fahrplan für den Herbst 2026

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ausstellen muss sie bisher niemand. Das ändert sich zum 1. Januar 2027: Wer im Jahr 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 EUR erzielt, darf Rechnungen an andere inländische Unternehmer dann nur noch als E-Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931 ausstellen. Für alle übrigen Unternehmen endet die Übergangsfrist ein Jahr später, am 31. Dezember 2027. Die Umstellung der Ausgangsseite braucht Vorlauf, weil sie Rechnungsprogramm, Warenwirtschaft, Versandweg und Archiv berührt. Dieser Fahrplan zeigt, was im vierten Quartal 2026 zu erledigen ist, damit die erste Rechnung im Januar 2027 im richtigen Format hinausgeht.

Schritt 1: Klären, ob die Pflicht Sie 2027 schon trifft

Die Ausstellungspflicht steht seit dem Wachstumschancengesetz in § 14 Absatz 2 UStG. Die Übergangsregelungen in § 27 Absatz 38 UStG staffeln den Start: Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 darf jeder Aussteller weiterhin Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF verwenden. Für Umsätze des Jahres 2027 gilt diese Erleichterung nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat. Maßgeblich ist also der Umsatz 2026, und den kennen Sie im Oktober nur als Prognose.

Praktisch heißt das: Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater eine Einschätzung geben, wie der Gesamtumsatz 2026 voraussichtlich ausfällt. Liegt er deutlich darunter, haben Sie ein Jahr mehr Zeit. Liegt er nahe an der Grenze, planen Sie die Umstellung so, als wäre die Pflicht sicher, denn ab dem 1. Januar 2028 gilt sie ohnehin für alle.

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden, viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG und Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR, die nach § 33 UStDV weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden dürfen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung ausstellen. Rechnungen an Unternehmen im Ausland fallen nicht unter die Pflicht, weil sie nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern gilt. Was die Pflicht grundsätzlich bedeutet, erklärt unser Beitrag E-Rechnung: Was die Pflicht für kleine Unternehmen bedeutet; hier geht es um den konkreten Umstellungsplan für die Ausgangsseite.

Schritt 2: Rechnungsprogramm und Warenwirtschaft prüfen

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch verarbeiten kann. Das Bundesfinanzministerium nennt in seinen FAQ zwei in Deutschland verbreitete Formate, die der Norm entsprechen: XRechnung als reiner XML-Datensatz und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als Hybrid aus PDF und eingebettetem XML, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL. Andere Formate sind zulässig, wenn die Beteiligten sie vereinbaren und sich alle nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig auslesen lassen. Ein EDI-Verfahren darf nach der Übergangsregelung mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 weiterlaufen.

Fragen Sie den Anbieter Ihres Rechnungsprogramms oder Ihrer Warenwirtschaft deshalb jetzt schriftlich: Welches Format und welches Profil erzeugt die Software? Stehen alle Pflichtangaben nach § 14 und § 14a UStG im XML-Teil? Das BMF hat mit Schreiben vom 15. Oktober 2025 klargestellt, dass die Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sein müssen; Verweise auf externe Links oder nicht eingebettete Anhänge genügen nicht. Bei hybriden Formaten ist der XML-Teil führend, Abweichungen zwischen PDF-Ansicht und Datensatz sind zu vermeiden. Klären Sie außerdem, ob Gutschriften, Rechnungsberichtigungen und Kundenreferenzen wie die Leitweg-ID öffentlicher Auftraggeber unterstützt werden und ob die Software den Datensatz vor dem Versand prüft.

Praxisbeispiel: Ein Handwerksbetrieb schreibt seine Rechnungen mit einer Branchensoftware, für die der Hersteller kein Update mehr liefert. Hier führen drei Wege zum Ziel: der Wechsel auf ein aktuelles Programm, ein Zusatzmodul, das die Rechnungsdaten in eine E-Rechnung wandelt, oder ein Rechnungsportal, das die Daten übernimmt und das Format erzeugt. Entscheidend ist, dass der gewählte Weg vor dem Jahreswechsel getestet ist und nicht erst im Januar.

Schritt 3: Versandweg festlegen und mit einem Kunden testen

Für die Übermittlung nennt das BMF den Versand per E-Mail, die Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle oder den Download über ein Kundenportal. Auf der Empfängerseite genügt ein Postfach für E-Mails; Ihre Kunden müssen also keine besondere Infrastruktur vorhalten. Legen Sie fest, von welcher Absenderadresse Rechnungen künftig verschickt werden, und richten Sie dafür ein gemeinsames Postfach ein, damit Rückfragen und Rückläufer nicht an einer einzelnen Person hängen.

Planen Sie im November einen Test mit einem Kunden, mit dem Sie regelmäßig zusammenarbeiten, oder mit Ihrem Steuerberater: Erzeugen Sie eine Rechnung im neuen Format, lassen Sie sie mit einem Prüfwerkzeug validieren und fragen Sie nach, ob sie beim Empfänger automatisch eingelesen werden konnte. Das BMF unterscheidet in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 drei Fehlerarten: Formatfehler, bei denen die Datei die Syntax der Norm verletzt und damit nur eine sonstige Rechnung vorliegt; Verstöße gegen Geschäftsregeln, die je nach betroffener Angabe umsatzsteuerlich relevant sein können oder nicht; und inhaltliche Fehler wie ein falscher Steuersatz, die auch eine technisch einwandfreie Datei zu einer fehlerhaften Rechnung machen. Ein Testlauf deckt alle drei auf, solange noch Zeit für Korrekturen bleibt.

Ein Nebeneffekt des Versands per E-Mail ist das höhere Betrugsrisiko: Gefälschte Rechnungen mit geänderter Bankverbindung sind ein verbreitetes Muster. Wie Sie und Ihre Kunden solche Fälle erkennen, beschreibt der Beitrag Rechnung mit geänderter Bankverbindung. Kündigen Sie Ihren Kunden die Umstellung deshalb aktiv an und nennen Sie die Absenderadresse, von der Rechnungen künftig kommen.

Schritt 4: Archivierung des XML-Teils regeln

Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren, und zwar sowohl die empfangenen als auch ein Doppel der ausgestellten. Für E-Rechnungen gilt zusätzlich: Der strukturierte Teil ist so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt und für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar bleibt. Ein Ausdruck oder ein reines PDF genügt dafür nicht, weil die Daten darin nicht mehr strukturiert vorliegen. Auch bei ZUGFeRD ist die vollständige Hybriddatei aufzubewahren.

Prüfen Sie deshalb, wo Ihre Ausgangsrechnungen heute abgelegt werden. Erzeugt das Rechnungsprogramm die Datei und speichert sie unveränderbar, ist die Anforderung erfüllt. Geht die Rechnung per E-Mail hinaus, sollte der Versandweg in eine revisionssichere Archivierung eingebunden sein, wie sie der Beitrag Archivierung von E-Mails nach GoBD beschreibt. Ergänzen Sie Ihre Verfahrensdokumentation um den neuen Ablauf: wer die Rechnung erzeugt, wo der Datensatz liegt und wie die Unveränderbarkeit sichergestellt wird.

Schritt 5: Dauerrechnungen, Gutschriften und Berichtigungen

Für Dauerschuldverhältnisse wie Miete, Wartung oder Hosting reicht es nach dem BMF, einmalig eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum auszustellen, der der zugrunde liegende Vertrag als Anhang beigefügt wird. Wurde eine Dauerrechnung vor Beginn der Pflicht als sonstige Rechnung erteilt, ist keine zusätzliche E-Rechnung nötig, solange sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nicht ändern. Rechnungsberichtigungen müssen im E-Rechnungsformat erfolgen und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweisen; für Skonto- und Bonusabrechnungen nach § 17 UStG ist das Format dagegen freigestellt.

Wird trotz Pflicht eine sonstige Rechnung ausgestellt, erfüllt sie nach dem BMF nicht die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung, was den Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährdet. Eine nachträglich ausgestellte E-Rechnung kann das mit Wirkung auf den ursprünglichen Zeitpunkt berichtigen. Weil solche Fälle den Kunden und die eigene Buchhaltung belasten, gehört der Ablauf für Korrekturen von Anfang an in den Plan und die Bewertung des Einzelfalls zu Ihrem Steuerberater.

Schritt 6: Der Zeitplan bis Dezember

• Oktober: Umsatzprognose 2026 mit dem Steuerberater klären, Softwarestand erheben, Anbieter schriftlich nach Format, Profil und Update anfragen, Zuständigkeit im Betrieb festlegen.
• November: Updates einspielen, Stammdaten prüfen (Steuernummer oder USt-IdNr., Kundenadressen, Leitweg-IDs), Absenderadresse und gemeinsames Postfach einrichten, Testrechnung mit einem Kunden validieren, Archivierung des XML-Teils anbinden.
• Dezember: Buchhaltung und Vertrieb einweisen, Kunden über Format und Absenderadresse informieren, Dauerrechnungen und Vorlagen umstellen, Verfahrensdokumentation aktualisieren, Ablauf für Berichtigungen festhalten.

Wer 2027 noch unter der Umsatzgrenze bleibt, nutzt denselben Plan mit einem Jahr Verschiebung.

Häufige Fragen

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail ab 2027 noch aus?

Für Aussteller über der Umsatzgrenze nicht mehr, wenn der Empfänger ein inländischer Unternehmer ist. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, weil es keinen strukturierten Datensatz enthält. Zulässig bleibt ein hybrides Format wie ZUGFeRD, bei dem das PDF den XML-Datensatz eingebettet mitführt. Für Rechnungen an Privatkunden ändert sich nichts.

Was passiert, wenn wir 2027 versehentlich noch eine Papierrechnung schicken?

Die Rechnung gilt in Pflichtfällen nicht als ordnungsmäßig, und der Vorsteuerabzug Ihres Kunden ist gefährdet. Nach dem BMF lässt sich das durch eine nachträglich ausgestellte E-Rechnung mit Rückwirkung berichtigen. Rechnen Sie im ersten Quartal mit solchen Fällen und klären Sie den Korrekturweg vorab mit Ihrem Steuerberater.

Müssen Betriebe unter der Umsatzgrenze und Kleinunternehmer gar nichts tun?

Betriebe unter der Grenze haben bis Ende 2027 Zeit, ab 2028 gilt die Pflicht für sie ebenso. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen ausstellen, müssen E-Rechnungen aber empfangen und aufbewahren können. Für beide lohnt es sich, die Softwarefrage jetzt zu klären, weil Geschäftskunden zunehmend E-Rechnungen erwarten.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH kümmert sich um die technische Seite der Umstellung: Wir prüfen mit Ihnen, ob Rechnungsprogramm und Warenwirtschaft das richtige Format erzeugen, richten die Absenderadresse als gemeinsames Postfach in Microsoft 365 ein und binden den Rechnungsversand in eine GoBD-konforme Archivierung ein, die den XML-Teil unverändert aufbewahrt. Auf Wunsch begleiten wir die Testrechnung mit Ihrem Kunden und ergänzen die Verfahrensdokumentation. Die steuerliche Einordnung, etwa zur Umsatzgrenze oder zu Berichtigungen, klären wir gemeinsam mit Ihrem Steuerberater. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, wo Ihr Betrieb steht und was bis Dezember zu tun ist. Was wir rund um die E-Rechnung technisch übernehmen, steht auf der Leistungsseite; für Kanzleien, die Mandanten bei der Umstellung begleiten, haben wir die Seite IT für Steuerberater.

Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Steuerberatung. Was im Einzelfall für Ihr Unternehmen gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025, Stand März 2026, https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
• Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025, https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-10-15-einfuehrung-e-rechnung.html
• Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (Ergänzung und Änderung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses), https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.html
• Bundesministerium der Justiz, § 14 UStG Ausstellung von Rechnungen, Stand 2026, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• Bundesministerium der Justiz, § 27 UStG Allgemeine Übergangsvorschriften (Absatz 38), Stand 2026, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
• Bundesministerium der Justiz, § 33 und § 34a UStDV (Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen von Kleinunternehmern), Stand 2026, https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html