Cloud-Telefonie oder klassische Telefonanlage: Was lohnt sich für KMU?

Telefonieren läuft heute zunehmend über das Internet statt über eine eigene Telefonanlage im Keller. Für kleine und mittlere Unternehmen stellt sich daher die Frage: Lohnt sich der Umstieg auf Cloud-Telefonie, und was bedeutet er konkret? Wir vergleichen die klassische Telefonanlage mit der Telefonie aus der Cloud und ordnen ein, für wen sich welcher Weg eignet.

Die klassische Telefonanlage

Bei der klassischen Lösung steht eine physische Telefonanlage im Unternehmen. Sie verbindet die internen Apparate untereinander und nach außen. Das funktioniert zuverlässig, bringt aber einige Nachteile mit sich: Die Hardware muss angeschafft, gewartet und irgendwann ersetzt werden. Erweiterungen, etwa für neue Arbeitsplätze oder Standorte, sind aufwendig. Und sie ist an den Ort gebunden, mobiles oder ortsunabhängiges Arbeiten lässt sich nur mit Zusatzaufwand abbilden. Hinzu kommt: Das alte ISDN-Netz wurde abgeschaltet, klassische Anlagen brauchen ohnehin eine Anbindung über das Internet.

Cloud-Telefonie

Bei der Cloud-Telefonie läuft die „Anlage" als Dienst im Rechenzentrum des Anbieters. Telefoniert wird über die Internetverbindung, mit Tischtelefonen, dem Computer oder dem Smartphone. Die Vorteile:

• Keine eigene Hardware-Anlage und keine Wartung derselben.
• Ortsunabhängig: Mitarbeitende sind unter ihrer Büronummer erreichbar, egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
• Flexibel skalierbar: Neue Nebenstellen sind schnell eingerichtet, ohne Hardwareumbau.
• Planbare Kosten im monatlichen Abomodell statt großer Einmalinvestition.

Besonders interessant: In Microsoft 365 lässt sich Telefonie direkt in Microsoft Teams integrieren. Mitarbeitende telefonieren dann aus derselben Anwendung heraus, in der sie ohnehin chatten und Besprechungen abhalten.

Was lohnt sich für wen?

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist die Cloud-Telefonie heute die naheliegende Wahl, vor allem, wenn ortsunabhängiges Arbeiten eine Rolle spielt oder ohnehin Microsoft 365 im Einsatz ist. Eine klassische Anlage kann in Sonderfällen sinnvoll bleiben, etwa bei sehr speziellen Anforderungen oder bestehender, noch nicht abgeschriebener Hardware. Entscheidend sind eine ausreichend stabile Internetverbindung und eine saubere Einrichtung.

Worauf beim Umstieg achten?

Ein gelungener Wechsel braucht etwas Vorbereitung: die Internetverbindung auf Tragfähigkeit prüfen, bestehende Rufnummern übernehmen (portieren), die Erreichbarkeit über Weiterleitungen und Ansagen sauber abbilden und die Endgeräte passend wählen. Wird Teams als Telefon genutzt, kommt die richtige Lizenzierung dazu. Gut geplant verläuft der Umstieg für Anrufer unbemerkt.

Häufige Fragen

Ist Cloud-Telefonie zuverlässig genug?

Bei einer stabilen, ausreichend dimensionierten Internetverbindung ja. Wichtig ist eine vernünftige Auslegung der Leitung und gegebenenfalls eine Absicherung gegen Ausfälle. In der Praxis erreichen Cloud-Lösungen eine sehr hohe Verfügbarkeit.

Kann ich meine bisherige Rufnummer behalten?

In aller Regel ja. Bestehende Rufnummern lassen sich zum neuen Dienst übernehmen (portieren), sodass Sie für Kunden unter der gewohnten Nummer erreichbar bleiben.

Brauche ich noch Tischtelefone?

Nicht zwingend. Telefoniert werden kann über Computer und Smartphone. Wer das klassische Hörgefühl bevorzugt, nutzt weiterhin Tischtelefone, beides lässt sich kombinieren.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH plant und richtet Cloud-Telefonie für kleine und mittlere Unternehmen ein, auf Wunsch direkt integriert in Microsoft Teams. Wir prüfen die Voraussetzungen, übernehmen die Rufnummern und sorgen für einen reibungslosen Umstieg. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob sich Cloud-Telefonie für Sie lohnt. Mehr zu unseren Microsoft-365-Diensten und Managed Services finden Sie auf den jeweiligen Seiten.