Copilot Chat ohne Zusatzlizenz: sicher nutzen im Unternehmen

Wer sich mit seinem Firmenkonto bei Microsoft 365 anmeldet, hat Microsoft Copilot Chat in aller Regel schon: Laut Microsoft ist der Dienst für Nutzer mit einem Konto in Microsoft Entra ID und einem Plan wie Microsoft 365 Business Basic, Business Standard oder Business Premium ohne zusätzliche Kosten enthalten. Der Chat beantwortet Fragen auf Basis von Webinhalten, fasst eingefügte Texte und hochgeladene Dateien zusammen und formuliert Entwürfe. Dabei gilt der sogenannte Unternehmensdatenschutz (Enterprise Data Protection): Eingaben und Antworten werden laut Microsoft nach dem Datenschutznachtrag verarbeitet, der auch für Exchange und SharePoint gilt, und nicht zum Training der Sprachmodelle verwendet. Auf Ihre eigenen E-Mails, Dateien und Chats greift Copilot Chat ohne Zusatzlizenz nicht selbständig zu; dafür braucht es die kostenpflichtige Lizenz Microsoft Copilot. Sicher nutzen heißt deshalb: mit dem Firmenkonto anmelden, das grüne Schild prüfen, Ergebnisse gegenlesen und klare Regeln, was in den Chat darf.

Zwei Produkte, ein Name: Copilot Chat und Microsoft Copilot

Microsoft hat die Produkte inzwischen umbenannt: Aus Microsoft 365 Copilot Chat wurde Microsoft Copilot Chat, aus der kostenpflichtigen Lizenz Microsoft 365 Copilot wurde Microsoft Copilot. In Menüs und Lizenzübersichten tauchen laut Microsoft übergangsweise noch beide Bezeichnungen auf. Inhaltlich bleibt die Trennung klar:

• Microsoft Copilot Chat ist laut Microsoft ein KI-Chat, der seine Antworten auf Daten aus dem Web stützt, mit den aktuellen Sprachmodellen arbeitet und Funktionen wie Dateiupload, Bilderzeugung und Copilot Pages mitbringt. Er ist in den genannten Plänen enthalten und benötigt keine Copilot-Lizenz.
• Microsoft Copilot, die kostenpflichtige Lizenz, ergänzt laut Microsoft den Zugriff auf Arbeitsdaten (Dateien, Besprechungen, E-Mails, Chats), die Integration in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams mit Bearbeitung direkt im Dokument, Agenten wie Researcher und Analyst sowie bevorzugten Zugriff auf Modelle und Funktionen bei hoher Auslastung.

Ohne Lizenz zeigt Microsoft in den Apps die Kennzeichnung „Copilot Chat (Basic)“ beziehungsweise „M365 Copilot (Basic)“, mit Lizenz „M365 Copilot (Premium)“. Ob sich die Lizenz für Ihren Betrieb rechnet, haben wir im Beitrag Microsoft Copilot für KMU eingeordnet.

Was der Unternehmensdatenschutz konkret bedeutet

Microsoft beschreibt Enterprise Data Protection als die Zusagen aus dem Datenschutznachtrag (DPA) und den Produktbestimmungen, die für Kundendaten in Copilot gelten, mit Microsoft als Auftragsverarbeiter. Im Kern sind das laut Dokumentation fünf Punkte: Eingaben und Antworten werden verschlüsselt gespeichert und übertragen und zwischen Tenants isoliert; Microsoft nutzt die Daten nur nach Weisung des Kunden und unterstützt DSGVO und EU Data Boundary; Berechtigungen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien des Tenants gelten auch für Copilot; es gibt Schutz vor schädlichen Inhalten und Prompt Injection; und Eingaben, Antworten und Daten werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet.

Erkennbar ist der Schutz am grünen Schild oben in der Oberfläche neben „Neuer Chat“. Fehlt es, sind Sie nicht mit dem Firmenkonto angemeldet. Genau hier liegt die häufigste Verwechslung: Der Copilot unter copilot.microsoft.com ist laut Microsoft das Produkt für Privatnutzer mit Microsoft-Konto, die Arbeitsvariante erreichen Beschäftigte über die Microsoft Copilot App, über m365.cloud.microsoft/chat, in Outlook, in Teams und in der Seitenleiste von Edge, jeweils nach Anmeldung mit dem Firmenkonto. Wer versehentlich privat angemeldet ist, arbeitet außerhalb des Vertrags mit Ihrem Unternehmen. Administratoren können die Anmeldung mit privaten Konten in den Apps laut Microsoft per Mandantenbeschränkung unterbinden.

Eingaben und Antworten werden laut Microsoft protokolliert und im Exchange-Postfach des Nutzers abgelegt, damit Überwachung (Audit) und eDiscovery greifen und Nutzer zu früheren Chats zurückkehren können. Hochgeladene Dateien landen im OneDrive des Nutzers. Für Sie heißt das: Der Chat ist kein rechtsfreier Raum, aber auch keine Ablage, die vor Ihrem Unternehmen verborgen wäre.

Websuche und Bing: die Ausnahme, die Sie kennen sollten

Copilot Chat verbessert Antworten, indem er aus der Eingabe kurze Suchanfragen erzeugt und an den Bing-Suchdienst schickt. Microsoft beschreibt die Regeln dafür ausführlich: Die Anfragen bestehen aus wenigen Wörtern, werden ohne Nutzer- und Tenantkennung übertragen, nicht mit Werbetreibenden geteilt und nicht zum Training verwendet. Zugleich schreibt Microsoft, dass Bing getrennt von Microsoft 365 arbeitet, den Microsoft-Servicevertrag und die Datenschutzerklärung anwendet und Microsoft dabei als eigenständiger Verantwortlicher auftritt. Die EU Data Boundary gilt für diese Suchanfragen laut Microsoft nicht.

Praktisch relevant ist das Beispiel aus der Dokumentation: Wer nach Informationen zu einer möglichen Übernahme der Firma „Fabrikam“ fragt, erzeugt Suchanfragen wie „Fabrikam Strategie“ an Bing. Der Name eines Kunden oder Übernahmeziels kann also in einer Websuche landen, auch wenn der Rest des Prompts vertraulich bleibt. Wer das vermeiden will, formuliert Prompts zu vertraulichen Vorgängen ohne Namen oder lässt die Websuche für bestimmte Gruppen abschalten. Microsoft stellt dafür die Richtlinie „Websuche in Copilot zulassen“ bereit; ist sie deaktiviert, antwortet Copilot Chat nur aus dem Sprachmodell.

Ein weiterer Hinweis aus derselben Dokumentation: Modelle von Anthropic sind laut Microsoft derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen und für Tenants in EU, EFTA und Großbritannien standardmäßig deaktiviert. Ob sie in Ihrem Tenant eingeschaltet werden, entscheidet der Administrator im Microsoft 365 Admin Center unter den Einstellungen zu KI-Anbietern als Unterauftragsverarbeiter.

Fünf Aufgaben, die ohne Lizenz sofort funktionieren

Copilot Chat kann ohne Zusatzlizenz auf Inhalte zugreifen, die Sie ihm aktiv geben: eingefügten Text, hochgeladene Dateien, in Outlook geöffnete E-Mails und Kalendereinträge, in den Word-, Excel- und PowerPoint-Agenten das geöffnete Dokument. Damit lassen sich typische Aufgaben im Mittelstand abdecken:

1. Antworten entwerfen. Eine Kundenanfrage einfügen, Tonfall und Kernaussagen vorgeben, den Entwurf in Outlook übernehmen und selbst nachschärfen.
2. Lange Texte zusammenfassen. Ausschreibungsunterlagen, Vertragsentwürfe oder Protokolle als Datei hochladen und Kernpunkte, Fristen und offene Fragen herausziehen lassen.
3. Texte umformulieren. Eine technische Erklärung für Kunden verständlich machen, ein Angebot kürzen, eine Mahnung sachlich halten.
4. Formeln und Auswertungen erklären. Eine Excel-Formel einfügen und erläutern lassen oder eine Auswertung im Excel-Agenten mit geöffneter Datei vorbereiten.
5. Recherche mit Quellen. Zu einer Norm, einem Produkt oder einer Frist recherchieren und die verlinkten Quellen prüfen, bevor die Aussage in ein Dokument wandert.

Für alle fünf gilt die Prüfpflicht: Copilot Chat liefert Entwürfe, keine geprüften Ergebnisse. Zahlen, Fristen, Zitate und Rechtsaussagen gehören gegen die Originalquelle geprüft, bevor sie das Haus verlassen. Warum sich KI-Texte umgekehrt nicht zuverlässig erkennen lassen, erklärt unser Beitrag KI-Detektoren sind nicht verlässlich.

Was trotzdem nicht in den Chat gehört

Der Unternehmensdatenschutz nimmt Ihnen nicht die Entscheidung ab, welche Daten Beschäftigte in ein KI-Werkzeug geben dürfen. Bewährt haben sich vier Regeln, die in eine kurze KI-Richtlinie gehören:

• Keine Zugangsdaten, Schlüssel oder Passwörter, unabhängig vom Werkzeug.
• Personenbezogene Daten nur, wenn es für die Aufgabe nötig ist und der Zweck von Ihrer Datenschutzdokumentation gedeckt ist; Gesundheitsdaten und Bewerberunterlagen bleiben außen vor.
• Kunden- und Projektnamen bei aktiver Websuche vermeiden oder die Websuche für diese Nutzer deaktivieren lassen.
• Agenten von Drittanbietern vor der Nutzung prüfen. Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass für Agenten die Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen des jeweiligen Anbieters gelten, nicht automatisch der Unternehmensdatenschutz.

Der wichtigste Effekt eines freigegebenen Copilot Chat ist ein indirekter: Wer Beschäftigten ein Werkzeug mit Vertrag, Protokollierung und Firmenanmeldung gibt, nimmt den privaten Chatbots im Browser den Grund. Warum diese Schatten-KI ein Risiko ist, haben wir im Beitrag Schatten-KI im Mittelstand beschrieben.

Häufige Fragen

Sieht Copilot Chat meine E-Mails und Dateien, obwohl wir keine Lizenz haben?

Nicht von sich aus. Laut Microsoft stützt sich Copilot Chat ohne Lizenz auf Webdaten und nur auf Inhalte, die Sie einfügen, hochladen oder geöffnet haben. Eine Ausnahme ist Copilot Chat in Outlook, der dort auf E-Mails, Kalender, Besprechungen, Chats und einen begrenzten Kreis von Dateien zugreifen kann, etwa aus Ihrem OneDrive oder auf Dateien, die mit Ihnen geteilt wurden. Der vollständige Zugriff auf Arbeitsdaten mit semantischem Index bleibt der kostenpflichtigen Lizenz vorbehalten.

Trainiert Microsoft seine Modelle mit unseren Eingaben?

Laut Microsoft nein. Eingaben, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet; das gilt für Copilot Chat ebenso wie für die kostenpflichtige Lizenz. Anders verhält es sich bei privaten Chatbots, deren Bedingungen Sie im Einzelfall lesen müssen. Voraussetzung für die Zusage ist die Anmeldung mit dem Firmenkonto, erkennbar am grünen Schild.

Kann die IT Copilot Chat für einzelne Gruppen abschalten?

Ja. Microsoft beschreibt mehrere Stellen: das Anheften in den Microsoft 365 Apps, die Verwaltung der Copilot App über „Integrierte Apps“ im Admin Center für bestimmte Nutzer oder Gruppen, die App-Berechtigungen in Teams und Richtlinien für die Seitenleiste in Edge. Sinnvoller als ein Komplettverbot ist meist, den Chat freizugeben, die Websuche gezielt zu steuern und die Regeln in der KI-Richtlinie festzuhalten.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH richtet Copilot Chat für kleine und mittlere Unternehmen im Raum Karlsruhe und bundesweit so ein, dass er sicher nutzbar ist: Wir prüfen, ob Ihr Plan den Dienst enthält, stellen sicher, dass Beschäftigte mit dem Firmenkonto arbeiten, konfigurieren Websuche, Anheften und Zugriffsrechte und sperren private Anmeldungen, wo das gewünscht ist. Dazu erstellen wir mit Ihnen eine kurze KI-Richtlinie und eine Einführung für das Team mit Beispielen aus Ihrem Alltag. Ob sich die kostenpflichtige Lizenz Microsoft Copilot für einzelne Arbeitsplätze lohnt, bewerten wir nüchtern anhand Ihrer Aufgaben. In einem kostenlosen Erstgespräch klären wir den Stand in Ihrem Tenant. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie an info@h5m.de. Was eine Einführung umfasst, steht auf der Seite Microsoft 365 Copilot einführen.

Quellen

• Microsoft Learn, Enterprise data protection in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat, Stand 29.05.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/enterprise-data-protection
• Microsoft Learn, Overview of Microsoft Copilot Chat (Funktionen, Unterschiede zu Microsoft Copilot, Zugangswege), Stand 04.02.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/overview
• Microsoft Learn, Manage Microsoft Copilot Chat (Lizenzberechtigung, Websuche, Anheften, Zugriff entziehen), Stand 07.07.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/manage
• Microsoft Learn, Microsoft Copilot Chat Privacy and Protections (Protokollierung, Organisationsdaten, Suchanfragen an Bing, EU Data Boundary), Stand 18.08.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/privacy-and-protections
• Microsoft Learn, Minimum requirements for Microsoft Copilot Chat, Stand 18.06.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-chat-requirements
• Microsoft Learn, Anthropic models in Microsoft Online Services (EU Data Boundary, Standardeinstellung in EU, EFTA und UK), Stand 02.09.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/connect-to-ai-subprocessor