Copilot in Microsoft 365 aktivieren und wieder abschalten: Word, Outlook, Excel, PowerPoint

Wer in Word oder Outlook einen Schalter für Copilot sucht, findet mit dem Firmenkonto keinen. Copilot erscheint, sobald die Lizenz zugewiesen ist, die Apps aktuell sind und der Administrator nichts sperrt; in Word, Excel und PowerPoint sitzt der Einstieg inzwischen als Schaltfläche unten rechts im Dokument. Wir zeigen die Schritte je Anwendung, die dokumentierten Wege zum Abschalten und was vorher im Tenant geklärt sein sollte. Denn Copilot kann alles einbeziehen, was ein Nutzer sehen darf (Stand: Oktober 2026).

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Vor dem Aktivieren: Was im Tenant geklärt sein muss

Welche Lizenz Copilot braucht

Microsoft führt die Zusatzlizenz Microsoft 365 Copilot inzwischen als Microsoft Copilot; übergangsweise tauchen laut Microsoft beide Namen auf. Für die Umsetzung zählen drei Stufen:

• Copilot Chat ist für Nutzer mit Firmenkonto in Plänen wie Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium ohne Zusatzlizenz enthalten. Er nutzt vor allem Webdaten und Inhalte, die Sie ihm geben; in Outlook beantwortet er auch Fragen zu Posteingang, Kalender und Besprechungen.
• Copilot mit Standardzugriff in Word, Excel und PowerPoint gibt es je nach Lizenz und Mandantenkonfiguration ebenfalls ohne Zusatzlizenz, gekennzeichnet als „Basic". Auf Arbeitsdaten über Microsoft Graph greift er laut Microsoft nicht zu.
• Mit der Zusatzlizenz, für Betriebe bis 300 Nutzer auch als Microsoft Copilot Business, bezieht Copilot E-Mails, Besprechungen, Chats und Dateien, auf die der Nutzer Zugriff hat, selbstständig ein und erhält bevorzugten Zugriff („Premium").

Was ohne Lizenz geht, zeigt der Beitrag Copilot Chat ohne Zusatzlizenz. Ob sich die Zusatzlizenz für Ihren Betrieb rechnet, ordnet der Beitrag Microsoft Copilot für KMU: Lohnt sich die Investition? ein.

Technische Voraussetzungen laut Microsoft

• Konto und Postfach: ein Geschäfts- oder Schulkonto in Microsoft Entra ID und eine berechtigte Lizenz für Microsoft 365; für Funktionen mit Mail- und Kalenderdaten ein Postfach in Exchange Online, für einige Funktionen ein OneDrive-Konto.
• Updatekanal: Im Semi-Annual Enterprise-Kanal steht Copilot laut Microsoft nicht zur Verfügung. Ab Version 2606 erhalten Geräte dieses Kanals die Updates des monatlichen Enterprise-Kanals und damit, wenn alles andere stimmt, auch Copilot.
• Datenschutzrichtlinien: Die verbundenen Erfahrungen, die Inhalte analysieren, müssen erlaubt sein; sonst fehlen Copilot-Funktionen in den Apps.
• Browser und Netzwerk: Für Copilot in Word, Excel und PowerPoint im Web müssen Drittanbieter-Cookies erlaubt sein; Firewall und Proxy dürfen die Domain cloud.microsoft samt Unterdomänen nicht blockieren.

Berechtigungen: der Punkt, an dem Einführungen hängen bleiben

Copilot zeigt laut Microsoft nur Inhalte, für die der Nutzer mindestens Anzeigerechte hat, und gewährt keinen zusätzlichen Zugriff. Die Kehrseite: Was in SharePoint, OneDrive oder Teams zu weit freigegeben ist, kann Copilot finden, zusammenfassen und als Quelle nennen. Typische Ursachen:

• Teamwebsites mit der Datenschutzeinstellung „Öffentlich": SharePoint fügt dort die Gruppe „Jeder außer externen Benutzern" automatisch den Mitgliedern hinzu, also jedes interne Konto.
• Berechtigungen für diese Gruppe auf einzelnen Bibliotheken oder Ordnern.
• Unterbrochene Vererbung: Gibt jemand ein Dokument an eine Person ohne Zugriff frei, bricht SharePoint die Vererbung für dieses Element ab, und es gelten dort eigene Rechte.

In unseren Projekten scheitert der Start selten an Lizenz oder Technik, sondern meist an solchen über Jahre gewachsenen Freigaben. Solange niemand gezielt suchte, fielen sie nicht auf; Copilot bringt sie auf eine einfache Frage hin zutage. Microsoft empfiehlt, solche Freigaben vor dem Rollout zu finden und zu bereinigen. Mit der Copilot-Lizenz ist dafür SharePoint Advanced Management enthalten, etwa mit Auswertungen zu Websites mit zu großem Personenkreis, Zugriffsüberprüfungen durch die Websitebesitzer und der Möglichkeit, sensible Websites übergangsweise aus Copilot-Antworten herauszunehmen.

Ein einfacher Test vor dem Start: Ein Pilotkonto mit Copilot-Lizenz, aber ohne besondere Rechte fragt nach Gehältern, Verträgen oder Personalakten. Was dabei auftaucht, war schon vorher erreichbar und gehört bereinigt. Wie wir SharePoint und OneDrive mit klaren Freigaben aufsetzen und eine Copilot-Einführung mit Berechtigungsprüfung begleiten, beschreiben unsere Leistungsseiten.

Copilot aktivieren: erst die Lizenz, dann App für App

Für Firmenkonten beginnt das Aktivieren im Microsoft 365 Admin Center, laut Microsoft mit einer kleinen Pilotgruppe.

1. Melden Sie sich mindestens als Lizenzadministrator im Microsoft 365 Admin Center an und wechseln Sie zu Abrechnung > Lizenzen.
2. Wählen Sie das Produkt Microsoft Copilot, übergangsweise eventuell noch als Microsoft 365 Copilot bezeichnet.
3. Wählen Sie „Lizenzen zuweisen", geben Sie Benutzer oder Gruppe ein und bestätigen Sie mit „Zuweisen".
4. Prüfen Sie unter Benutzer > Aktive Benutzer, ob die Lizenz angekommen ist.
5. Bei manchen Apps dauert es laut Microsoft bis zu 24 Stunden, bis Copilot erscheint; eventuell muss die App neu gestartet werden.

Copilot in Word aktivieren

1. Melden Sie sich in Word mit Ihrem Geschäfts- oder Schulkonto an.
2. Öffnen Sie ein leeres Dokument oder eines, das Sie bearbeiten dürfen; schreibgeschützte Dateien unterstützt Copilot nicht.
3. Wählen Sie die Copilot-Schaltfläche unten rechts im Dokument; per Tastatur springen Sie unter Windows mit Alt+C, auf dem Mac mit Cmd+Ctrl+I dorthin. Copilot öffnet sich im Chatbereich auf der rechten Seite.
4. Beschreiben Sie, was entstehen soll, wählen Sie „Generieren" und prüfen Sie den Entwurf, bevor Sie ihn übernehmen.
5. Wer Copilot lieber im Menüband hat, klickt mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche und wählt „In Menüband verschieben" (Windows ab Build 16.0.20129.15140, Mac ab Build 16.109.525.2).

Copilot in Outlook aktivieren

Die neue Schaltfläche unten rechts betrifft Outlook laut Microsoft nicht; Copilot gibt es im neuen und im klassischen Outlook.

1. Melden Sie sich in Outlook mit Ihrem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto an.
2. Für den Chat wählen Sie die Copilot-Schaltfläche im oberen Bereich der Outlook-App.
3. Für einen Entwurf im neuen Outlook wählen Sie Start > Neue E-Mail, dann in der Symbolleiste über der leeren E-Mail das Copilot-Symbol und im Menü „Entwurf".
4. Im klassischen Outlook öffnen Sie eine neue E-Mail, wählen in der Symbolleiste das Copilot-Symbol und dann „Entwurf mit Copilot".
5. Geben Sie Ihre Anweisung ein, wählen Sie „Generieren" und übernehmen Sie den Text mit „Beibehalten" (neues Outlook) oder „Behalten" (klassisches Outlook).
6. Fehlen im klassischen Outlook die Copilot-Schaltflächen, wählen Sie Datei > Optionen > Erweitert und aktivieren unter Outlook-Bereiche das Kontrollkästchen „Apps in Outlook anzeigen".

Im neuen Outlook unterstützt der Entwurf mit Copilot laut Microsoft kein Nur-Text; stellen Sie in den Einstellungen unter E-Mail auf HTML um. Auf dem Mac gibt es Copilot nur in der neuesten Version von Outlook, nicht im Legacy-Outlook.

Copilot in Excel aktivieren

1. Speichern Sie die Arbeitsmappe in einem modernen Format wie .xlsx.
2. Lassen Sie die Berechnungsoptionen auf „Automatisch"; nur dann kann Copilot laut Microsoft die Mappe bearbeiten.
3. Wählen Sie die Copilot-Schaltfläche unten rechts; der Excel-Agent öffnet sich im Chatbereich auf der rechten Seite.
4. Formulieren Sie Ihre Frage oder Aufgabe, etwa eine Auswertung, eine Formel oder eine Grafik.
5. Verlangt die SharePoint-Website der Datei ein Auschecken zum Bearbeiten, funktioniert Copilot in Excel unter Windows und Mac laut Microsoft nicht.

Copilot in PowerPoint aktivieren

1. Starten Sie eine neue Präsentation oder öffnen Sie eine vorhandene; Copilot arbeitet laut Microsoft nur mit PowerPoint-Dateien (.ppt, .pptx) und braucht eine Internetverbindung.
2. Öffnen Sie Copilot über das Copilot-Symbol in der unteren rechten Ecke des Bildschirms.
3. Hat Ihre Organisation ein Marken-Kit hinterlegt, wählen Sie es unter „Marke auswählen".
4. Beschreiben Sie im Eingabefeld die gewünschte Präsentation. Copilot kann nachfragen, etwa nach Zielgruppe, Umfang, Vorlage und Bildern.
5. Prüfen Sie Folien und Texte vor der Weitergabe; dazu rät auch Microsoft.

Wenn Copilot nicht erscheint

1. Schauen Sie in Word, Excel und PowerPoint zuerst unten rechts im Dokument.
2. Wählen Sie unter Windows Datei > Konto > Lizenz aktualisieren und starten Sie die Apps neu; auf dem Mac erreichen Sie die Funktion über das Menü mit dem App-Namen und „Weitere Informationen".
3. Prüfen Sie unter Datei > Konto im Abschnitt „Produktinformationen" den Updatekanal; steht dort der Semi-Annual Enterprise-Kanal, muss die IT umstellen.
4. Prüfen Sie unter Datei > Konto > Kontodatenschutz > Einstellungen verwalten, ob „Umgebungen, die Ihre Inhalte analysieren" und „Alle verbundenen Umgebungen" aktiviert sind; bei Firmenkonten legt das laut Microsoft die IT fest.
5. Im Browser laden Sie die Seite neu und erlauben Drittanbieter-Cookies.

Copilot wieder abschalten

Copilot abschalten als Nutzer

Microsoft dokumentiert ein Kontrollkästchen „Copilot aktivieren" in Word, Excel, PowerPoint und OneNote (unter Windows Datei > Optionen > Copilot) und einen gleichnamigen Schalter in Outlook (im neuen Outlook und im Web unter Einstellungen > Copilot). Beides gilt laut Microsoft nur für private Microsoft-Konten; mit Geschäfts- oder Schulkonto stehen diese Einstellungen nicht zur Verfügung, ebenso wenig die Datenschutzoption für Erfahrungen, die Inhalte analysieren. Das Copilot-Symbol aus dem Menüband zu entfernen, deaktiviert Copilot nicht. Mit Firmenkonto entscheidet also die IT.

Copilot zentral abschalten als Administrator

1. Lizenz entziehen: Unter Abrechnung > Lizenzen das Produkt Microsoft Copilot wählen, die Benutzer markieren und „Zuweisung von Lizenzen aufheben" wählen, für Einzelne auch unter Benutzer > Aktive Benutzer > Lizenzen und Apps. Entfernen Sie nur die Copilot-Lizenz: Wird die Lizenz für Microsoft 365 entzogen, bewahrt Microsoft die Exchange-Daten laut Dokumentation nur 30 Tage auf. Copilot Chat und je nach Lizenz der Standardzugriff bleiben ohne Zusatzlizenz erhalten.
2. Copilot Chat sperren: In den Copilot-Steuerelementen des Admin Centers lässt sich Copilot Chat für alle oder einzelne Gruppen sperren, auch für Nutzer mit Lizenz, und zwar in der Copilot-App, in Outlook, Teams und im Web. Die Anheftung zu lösen, entfernt den Zugang nicht. Copilot in Excel lässt sich laut Microsoft nicht getrennt abschalten, dort greifen die Einstellungen für Copilot Chat.
3. Datenschutzrichtlinie setzen: Sind die verbundenen Erfahrungen, die Inhalte analysieren, abgeschaltet, fehlen Copilot-Funktionen in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote. Unter Windows geschieht das per Cloud Policy oder Gruppenrichtlinie mit „Verbundene Erfahrungen, welche Inhalte analysieren, in Office zulassen", für Mac, iOS und Android gibt es eigene Einstellungen. Weil auch Funktionen wie PowerPoint-Designer oder Übersetzer wegfallen, testen Sie die Richtlinie zuerst mit einer kleinen Gruppe.

Häufige Fragen

Warum zeigt Word Copilot an, obwohl wir keine Zusatzlizenz gekauft haben?

Je nach Basislizenz und Mandantenkonfiguration blendet Microsoft Copilot auch ohne Zusatzlizenz in Word, Excel und PowerPoint ein, mit Standardzugriff und der Kennzeichnung „Basic". Diese Stufe arbeitet laut Microsoft mit Webdaten und mit Inhalten, die Sie hochladen oder gerade bearbeiten, nicht aber über Microsoft Graph mit Ihren übrigen Arbeitsdaten. Den automatischen Zugriff auf E-Mails, Dateien und Besprechungen bringt erst die Zusatzlizenz.

Sieht Copilot Dateien, auf die ich keinen Zugriff habe?

Nein. Copilot zeigt laut Microsoft nur Inhalte, für die der Nutzer mindestens Anzeigerechte hat. Umgekehrt kann Copilot alles einbeziehen, was für den Nutzer freigegeben ist, auch Ordner, auf die versehentlich alle internen Konten Zugriff erhalten haben. Deshalb gehört die Prüfung der Freigaben vor die Lizenzzuweisung.

Kann ich Copilot mit meinem Firmenkonto selbst abschalten?

Nach der Dokumentation von Microsoft nicht. Das Kontrollkästchen „Copilot aktivieren" in Word, Excel und PowerPoint und der gleichnamige Schalter in Outlook stehen nur bei Anmeldung mit einem privaten Microsoft-Konto zur Verfügung. Bei Firmenkonten entscheidet der Administrator, etwa über die Lizenz, die Sperre von Copilot Chat oder Datenschutzrichtlinien.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH ist Cloud Solution Provider (CSP) für Microsoft 365 und richtet Copilot für kleine und mittlere Unternehmen ein. Vorher prüfen wir, was Copilot finden würde: öffentliche Teamwebsites, Berechtigungen für alle internen Konten und unterbrochene Vererbung in SharePoint und OneDrive. Danach weisen wir einer Pilotgruppe die Lizenzen zu, prüfen Updatekanal und Datenschutzrichtlinien und halten fest, wie Copilot bei Bedarf wieder abgeschaltet wird. Im laufenden Betrieb gehört das zur Microsoft 365 Betreuung; welche Lizenz für welchen Arbeitsplatz passt, klären wir in der Lizenzberatung. Den Stand in Ihrem Tenant besprechen wir in einem kostenlosen Erstgespräch.

Quellen

• Microsoft Learn, Einrichten von Microsoft Copilot und Zuweisen von Lizenzen, Stand 19.05.2026, https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/copilot-setup-assign-licenses
• Microsoft Learn, Microsoft Copilot requirements, Stand 05.10.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-copilot-requirements
• Microsoft Learn, What is Microsoft Copilot?, Stand 20.10.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/copilot-overview
• Microsoft Learn, Manage Microsoft Copilot Chat, Stand 12.10.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/manage
• Microsoft Learn, License Options for Microsoft Copilot, Stand 19.10.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/copilot-license-options
• Microsoft Learn, Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot, Stand 09.07.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-privacy
• Microsoft Learn, Upcoming channel unification: Semi-Annual Enterprise Channel to Monthly Enterprise Channel, Stand 18.06.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365-apps/updates/unified-update-channels
• Microsoft Learn, Configure a secure and governed foundation for Microsoft Copilot, Stand 06.10.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/configure-secure-governed-data-foundation-microsoft-365-copilot
• Microsoft Learn, Grundlegendes zu Berechtigungsstufen in SharePoint, Stand 30.04.2025, https://learn.microsoft.com/de-de/sharepoint/understanding-permission-levels
• Microsoft Learn, Zuweisen oder Aufheben der Zuweisung von Lizenzen für Benutzer im Microsoft 365 Admin Center, Stand 19.02.2026, https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/manage/assign-licenses-to-users
• Microsoft Learn, Verwenden von Richtlinieneinstellungen zur Verwaltung von Datenschutzsteuerelementen für Microsoft 365 Apps for Enterprise, Stand 30.04.2026, https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365-apps/privacy/manage-privacy-controls
• Microsoft Support, Deaktivieren von Copilot in Microsoft 365-Apps, abgerufen am 20.10.2026, https://support.microsoft.com/de-de/privacy/turn-off-copilot-in-microsoft-365-apps
• Microsoft Support, Suchen und Aktivieren fehlender Copilot-Schaltfläche in Microsoft 365-Apps, abgerufen am 20.10.2026, https://support.microsoft.com/de-de/office/foundations-experiences/how-to-find-and-enable-missing-copilot-button-in-microsoft-365-apps
• Microsoft Support, Die dynamische Aktionsschaltfläche „Copilot" in Word, Excel und PowerPoint, abgerufen am 20.10.2026, https://support.microsoft.com/de-de/office/foundations-experiences/copilot-dab/the-copilot-dynamic-action-button-in-word-excel-and-powerpoint
• Microsoft Support, Inhalte mithilfe von Copilot in Word entwerfen und hinzufügen, abgerufen am 20.10.2026, https://support.microsoft.com/de-de/office/inhalte-mithilfe-von-copilot-in-word-entwerfen-und-hinzuf%C3%BCgen-069c91f0-9e42-4c9a-bbce-fddf5d581541
• Microsoft Support, Chatten mit Copilot in Outlook, abgerufen am 20.10.2026, https://support.microsoft.com/de-de/outlook/copilot-outlook/chat-with-copilot-in-outlook
• Microsoft Support, Draft an email message with Copilot in Outlook (deutsche Fassung), abgerufen am 20.10.2026, https://support.microsoft.com/de-de/outlook/copilot-pages/draft-an-email-message-with-copilot-in-outlook
• Microsoft Support, Copilot-Schaltflächen fehlen im klassischen Outlook für Windows, Stand 15.10.2026, https://support.microsoft.com/de-de/support/known-issues/copilot-buttons-gone-classic-outlook-windows
• Microsoft Support, Häufig gestellte Fragen zu Copilot in Excel, abgerufen am 20.10.2026, https://support.microsoft.com/de-de/office/h%C3%A4ufig-gestellte-fragen-zu-copilot-in-excel-7a13758f-d61e-4a56-8440-f2c9a07802ec
• Microsoft Support, Häufig gestellte Fragen zu Copilot in PowerPoint, abgerufen am 20.10.2026, https://support.microsoft.com/de-de/powerpoint/frequently-asked-questions-about-copilot-in-powerpoint
• Microsoft Support, Neue Präsentation mit Copilot in PowerPoint erstellen, abgerufen am 20.10.2026, https://support.microsoft.com/de-de/office/neue-pr%C3%A4sentation-mit-copilot-in-powerpoint-erstellen-3222ee03-f5a4-4d27-8642-9c387ab4854d