Gemeinsames Postfach für info@: in Microsoft 365 ohne eigene Lizenz

Zentrale Adressen wie info@, buchhaltung@ oder bewerbung@ gehören in Microsoft 365 in ein gemeinsames Postfach (in der Oberfläche: freigegebenes Postfach) und nicht in das Postfach einer einzelnen Person oder in eine Weiterleitung. Ein gemeinsames Postfach braucht bis 50 GB keine eigene Lizenz; alle Mitglieder mit eigenem lizenziertem Postfach lesen die eingehenden Mails, antworten im Namen der Adresse und nutzen einen gemeinsamen Kalender. Die Einrichtung im Microsoft 365 Admin Center dauert wenige Minuten, und in Outlook erscheint das Postfach nach einem Neustart von selbst. Grenzen gibt es dort, wo mehr als 50 GB, ein Archiv oder ein Beweissicherungsverfahren nötig werden; dann verlangt Microsoft eine Lizenz Exchange Online Plan 2.

Warum die zentrale Adresse nicht an einer Person hängen sollte

In vielen kleinen Unternehmen läuft info@ als zusätzliche Adresse auf dem Postfach der Geschäftsführung oder der Assistenz. Das funktioniert, bis diese Person im Urlaub ist, krank wird oder das Unternehmen verlässt. Dann bleiben Anfragen liegen, oder die zentrale Adresse wandert beim Austritt mit dem Konto in die Offboarding-Checkliste, wo sie eigentlich nichts zu suchen hat. Weiterleitungen an mehrere Kolleginnen und Kollegen lösen das nur scheinbar: Jeder bekommt eine Kopie, niemand sieht, ob und was die anderen geantwortet haben, und die Antwort geht von der persönlichen Adresse aus.

Ein gemeinsames Postfach dreht das um. Die Mails liegen an einem Ort, jedes Mitglied sieht, was bereits gelesen, beantwortet oder abgelegt wurde, und Antworten tragen die zentrale Adresse als Absender. Microsoft nennt als typische Einsatzfälle genau diese Szenarien: Informationsadressen, Supportadressen, Empfang oder andere von mehreren Personen betreute Postfächer. Für den Fall, dass externe Personen mitlesen sollen, mehr als 25 Personen zugreifen oder das Löschen von Nachrichten verhindert werden muss, empfiehlt Microsoft stattdessen eine Microsoft 365 Gruppe.

Einrichtung im Microsoft 365 Admin Center

Sie brauchen ein Konto mit der Rolle Exchange-Administrator sowie einen Plan, der Exchange Online enthält; Microsoft 365 Apps for Business enthält keine Postfächer, Business Basic, Standard und Premium schon. Die Einrichtung:

• Im Admin Center links Teams und Gruppen öffnen, dann Freigegebene Postfächer (falls der Eintrag fehlt, zuerst Alle anzeigen wählen).
• Freigegebenes Postfach hinzufügen wählen, einen Namen wie Info oder Buchhaltung eingeben; die vorgeschlagene E-Mail-Adresse lässt sich anpassen. Änderungen speichern.
• Unter Nächste Schritte die Mitglieder hinzufügen, also alle Personen, die die Mails sehen und beantworten sollen. Es kann einige Minuten dauern, bis das möglich ist.

Zwei Dinge sollten Sie direkt danach einstellen. Erstens die gesendeten Elemente: Standardmäßig landen Antworten aus dem gemeinsamen Postfach nur im Ordner Gesendete Elemente der Person, die geantwortet hat. Über Bearbeiten bei Gesendete Elemente legen Sie fest, dass Kopien auch im gemeinsamen Postfach abgelegt werden; nur so sieht das Team, was bereits beantwortet wurde. Zweitens die Anmeldung: Zu jedem gemeinsamen Postfach gehört ein Benutzerkonto mit einem vom System erzeugten, unbekannten Passwort. Microsoft blockiert die Anmeldung für neue gemeinsame Postfächer standardmäßig; lassen Sie es dabei und melden Sie sich niemals direkt mit diesem Konto an. Der Zugriff läuft immer über das eigene Postfach der Mitglieder.

Im selben Bereich lassen sich automatische Antworten für das Postfach hinterlegen (nur Text, keine Bilder), eine Weiterleitung einrichten, die Anzeige in der Adressliste steuern und festlegen, welche Apps auf das Postfach zugreifen dürfen. Für den Text der automatischen Antwort gelten dieselben Regeln wie bei der Abwesenheitsnotiz: nach innen informativ, nach außen sparsam. Bekommt ein Mitglied in der ersten Stunde nach der Einrichtung beim Senden eine Fehlermeldung zu fehlenden Berechtigungen, ist das laut Microsoft normal; die Berechtigungen brauchen bis zu einer Stunde, bis sie in allen Rechenzentren angekommen sind.

Senden als oder Senden im Auftrag

Für ein gemeinsames Postfach gibt es drei Berechtigungen. Vollzugriff erlaubt, das Postfach zu öffnen, Mails zu lesen, zu löschen und abzulegen sowie Kalendereinträge anzulegen; senden darf man damit allein noch nicht. Senden als lässt die Nachricht so aussehen, als käme sie direkt vom gemeinsamen Postfach, der Empfänger sieht nur info@. Senden im Auftrag von zeigt dem Empfänger, wer geschrieben hat, etwa „Maria Muster im Auftrag von Info". Mitglieder, die Sie im Admin Center hinzufügen, können eingehende Mails lesen und Antworten senden; die einzelnen Berechtigungen passen Sie dort unter Postfachberechtigungen verwalten an. Für eine Informationsadresse ist Senden als meist die richtige Wahl; für Adressen wie leitung@, bei denen der Empfänger wissen soll, wer antwortet, passt Senden im Auftrag von.

In Outlook öffnen: neu, klassisch, Web und Smartphone

Ist die automatische Zuordnung aktiv, was standardmäßig der Fall ist, erscheint das gemeinsame Postfach im neuen wie im klassischen Outlook nach dem nächsten Neustart von selbst im Ordnerbereich, der gemeinsame Kalender in der Kalenderliste. Frisch hinzugefügte Mitglieder brauchen manchmal ein paar Minuten Geduld. Wichtig für Administratoren: Die automatische Zuordnung wird am Postfach des Mitglieds gesetzt und funktioniert nicht, wenn Sie die Berechtigung über eine Sicherheitsgruppe vergeben; weisen Sie sie deshalb den Personen direkt zu.

Erscheint das Postfach nicht, fügen Sie es manuell hinzu: Im neuen Outlook klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den eigenen Kontonamen, wählen Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen und geben die Adresse ein. Im klassischen Outlook führt der Weg über Datei, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen, Registerkarte E-Mail, Ändern, Weitere Einstellungen, Erweitert, Hinzufügen. In Outlook im Web klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ordner und wählen ebenfalls Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen, oder Sie öffnen das Postfach über das Profilbild und Weiteres Postfach öffnen in einem eigenen Fenster. Auf dem Smartphone unterstützen nur die Apps Outlook für iOS und Outlook für Android gemeinsame Postfächer: Konto hinzufügen, dann Freigegebenes Postfach hinzufügen; Voraussetzung ist das bereits eingerichtete eigene Konto mit Berechtigung, und beide Postfächer müssen in Exchange Online liegen.

Beim Schreiben wählen Sie im Feld Von die Adresse des gemeinsamen Postfachs; fehlt sie, tippen Sie sie über Weitere E-Mail-Adresse einmal ein, danach steht sie zur Auswahl. Auch Regeln zum Sortieren eingehender Mails lassen sich für ein gemeinsames Postfach anlegen; Microsoft verlinkt dafür eine eigene Anleitung. Eine einheitliche Signatur für die zentrale Adresse regeln Sie am besten zentral, wie in unserem Beitrag zur Signatur in Microsoft 365 beschrieben.

Grenzen und Lizenzfragen

Die wichtigsten Regeln aus der Dokumentation von Microsoft:

• Bis 50 GB Speicher braucht das gemeinsame Postfach keine Lizenz. Für bis zu 100 GB ist eine Lizenz Exchange Online Plan 2 nötig.
• Ein Archivpostfach sowie ein Beweissicherungsverfahren (Litigation Hold) setzen Exchange Online Plan 2 oder Exchange Online Plan 1 mit dem Zusatz Exchange Online Archiving voraus. Auch Aufbewahrungsrichtlinien, Defender for Office 365 oder eDiscovery Premium können eine Lizenz für das Postfach erfordern.
• Jedes Mitglied braucht ein eigenes lizenziertes Postfach in Exchange Online; die Lizenzfreiheit gilt für das gemeinsame Postfach, nicht für die Mitglieder.
• Personen außerhalb der Organisation, etwa der Steuerberater mit eigener Domäne, können nicht Mitglied werden.
• Microsoft gibt ein Maximum von 25 Mitgliedern an; bei zu vielen gleichzeitigen Zugriffen kommt es zu Verbindungsfehlern oder doppelten Nachrichten.
• Das Löschen von Nachrichten durch Mitglieder lässt sich nicht verhindern.
• Nachrichten aus einem gemeinsamen Postfach können nicht mit einem eigenen Zertifikat verschlüsselt werden, weil das Postfach keinen eigenen Sicherheitskontext hat.
• Ist der Speicher voll, empfängt das Postfach laut Microsoft noch eine Weile, sendet aber nicht mehr; irgendwann werden eingehende Mails mit Unzustellbarkeitsmeldung abgewiesen.

Welcher Plan diese Bausteine enthält, zeigt unser Vergleich der Business-Pläne. Und noch ein Hinweis für die Buchhaltung: Ein gemeinsames Postfach ist eine Arbeitsablage, kein Archiv im Sinne der GoBD; die revisionssichere Aufbewahrung geschäftlicher Mails bleibt Aufgabe einer Archivlösung. Geschäftsmails im Sammelpostfach unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten; wie die E-Mail-Archivierung nach GoBD auch für kleine Teams funktioniert, steht auf der Leistungsseite.

Häufige Fragen

Kann ich das Postfach einer ausgeschiedenen Person in ein gemeinsames Postfach umwandeln?

Ja, Microsoft beschreibt die Umwandlung eines Benutzerpostfachs in ein gemeinsames Postfach im Admin Center. Danach können Sie die Lizenz der Person entfernen und anderweitig verwenden, solange das Postfach unter 50 GB bleibt und weder Archiv noch Beweissicherungsverfahren benötigt. Für eine dauerhaft genutzte Adresse wie info@ ist es trotzdem sauberer, von Anfang an ein eigenes gemeinsames Postfach anzulegen.

Warum sehe ich das gemeinsame Postfach nicht in Outlook?

Meist fehlt nur der Neustart von Outlook, oder die Berechtigung wurde erst vor wenigen Minuten erteilt. Wurde die Berechtigung über eine Sicherheitsgruppe vergeben, greift die automatische Zuordnung nicht; fügen Sie das Postfach dann manuell hinzu oder lassen Sie die Berechtigung direkt zuweisen. Ist das Postfach aus der globalen Adressliste ausgeblendet, können neue Mitglieder es laut Microsoft nicht hinzufügen, bis es wieder eingeblendet ist.

Kann unser Steuerberater oder ein externer Dienstleister mitlesen?

Nein, gemeinsame Postfächer stehen nur Personen innerhalb der eigenen Organisation offen. Für externe Beteiligte empfiehlt Microsoft stattdessen eine Gruppe für Outlook; alternativ richten Sie eine Weiterleitung bestimmter Mails ein. Prüfen Sie in beiden Fällen vorher, welche personenbezogenen Daten dabei das Unternehmen verlassen.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH betreut Microsoft 365 für kleine und mittlere Unternehmen im Raum Karlsruhe und bundesweit. Wir legen Ihre zentralen Adressen als gemeinsame Postfächer an, setzen Berechtigungen, gesendete Elemente, automatische Antworten und Signaturen sauber auf und richten die Postfächer auf allen Geräten Ihres Teams ein, vom Arbeitsplatz bis zum Smartphone. Auch die Umwandlung bestehender Postfächer beim Austritt von Mitarbeitenden übernehmen wir im Rahmen der Betreuung. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Adressen bei Ihnen zentral laufen sollten. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie an info@h5m.de. Wie eine einheitliche Signatur für alle Postfächer entsteht, beschreibt unsere Seite E-Mail-Signaturen zentral verwalten.

Quellen

• Microsoft Learn, About shared mailboxes in Microsoft 365, Stand 13.03.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/email/about-shared-mailboxes
• Microsoft Learn, Create a shared mailbox, Stand 02.02.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/email/create-a-shared-mailbox
• Microsoft Learn, Configure shared mailbox settings, Stand 03.02.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/email/configure-a-shared-mailbox
• Microsoft Learn, Exchange Online limits, Abschnitt Mailbox storage limits, Stand 07.04.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits
• Microsoft Support, Open and use a shared mailbox in Outlook, abgerufen 05.09.2026, https://support.microsoft.com/en-us/office/open-and-use-a-shared-mailbox-in-outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd
• Microsoft Support, Add a shared mailbox to Outlook mobile, abgerufen 05.09.2026, https://support.microsoft.com/en-us/office/add-a-shared-mailbox-to-outlook-mobile-f866242c-81b2-472e-8776-6c49c5473c9f