Der neue Microsoft Planner: Aufgaben und Projekte in Microsoft 365 ohne Aufpreis verwalten

Viele kleine und mittlere Unternehmen verwalten Aufgaben noch per E-Mail, Excel-Tabelle oder mit externen Tools wie Trello oder Asana, und zahlen dafür monatliche Lizenzgebühren. Dabei liegt eine leistungsfähige Alternative bereits in der Microsoft-365-Lizenz: der neue Microsoft Planner. Microsoft hat die App in den vergangenen Jahren grundlegend überarbeitet und seit 2025 drei früher getrennte Werkzeuge zu einer einheitlichen Anwendung zusammengeführt.

Was steckt im neuen Microsoft Planner?

Microsoft hat die frühere App „Aufgaben von Planner und To Do" umbenannt und neu aufgebaut. Die heutige Planner-App vereint drei Werkzeuge unter einer Oberfläche:

• Microsoft To Do, persönliche Aufgabenlisten für den Einzelnen
• Microsoft Planner (klassisch), gemeinsame Teamplanung auf Kanban-Boards
• Microsoft Project für das Web, erweitertes Projektmanagement (erfordert Zusatzlizenz)

Seit August 2025 hat Microsoft Project für das Web sowie die zugehörigen Project- und Roadmap-Apps in Microsoft Teams offiziell eingestellt und alle Nutzenden auf den neuen Planner umgestellt. Wer vorher mit separaten Tools arbeitete, bekommt in Planner eine vollwertige Nachfolge, ohne zwingend zusätzliche Kosten.

Was kann Planner Basic ohne Aufpreis?

Die Basic-Funktionen von Planner sind in allen gängigen Microsoft-365-Business-Abonnements enthalten, von Business Basic über Business Standard bis Business Premium, und werden nicht separat verkauft. Folgende Funktionen stehen kostenlos bereit:

Vier Ansichten auf Aufgaben und Boards:

• Board-Ansicht (Kanban): Aufgaben als Karten in Spalten (sogenannte Buckets), per Drag-and-drop verschiebbar
• Rasteransicht: tabellarische Übersicht mit Start- und Enddatum, Prioritäten und Fortschritt
• Kalenderansicht: Aufgaben nach Fälligkeitsdatum dargestellt
• Diagramm-Ansicht: grafische Zusammenfassung des aktuellen Status

Jede Aufgabe enthält eine Detailkarte mit Notizen, Checklisten für Unteraufgaben, Prioritätsstufe, Start- und Fälligkeitsdatum sowie farbigen Labels zur Kategorisierung. Mehrere Personen können gleichzeitig einer Aufgabe zugewiesen werden.

Integration in Microsoft 365:

• Planner-Boards lassen sich als Registerkarte direkt in Teams-Kanäle einbinden, sodass Aufgaben im Kontext der täglichen Zusammenarbeit sichtbar bleiben.
• Aufgaben, die einem Nutzer zugewiesen sind, erscheinen automatisch in Microsoft To Do, und damit auch im Outlook-Aufgabenbereich.
• Pläne können über einen iCalendar-Feed in den Outlook-Kalender eingebunden werden.
• Anhänge werden direkt aus SharePoint oder OneDrive verknüpft.

Wer Microsoft 365 im Unternehmen nutzt, hat diese Funktionen bereits zur Verfügung, ohne weitere Einrichtung durch einen Administrator.

Wann lohnt sich eine Zusatzlizenz?

Für weitergehendes Projektmanagement bietet Microsoft kostenpflichtige Erweiterungen:

Hinweis: Der frühere Planner- und Project Plan 5 wird laut Microsoft seit Mai 2026 nicht mehr neu verkauft. Bestandskunden sollten ihre Lizenzsituation rechtzeitig prüfen.

Für das typische KMU-Aufgabenmanagement reicht die Basic-Variante in den meisten Fällen aus. Eine Zusatzlizenz lohnt sich erst dann, wenn Sie Gantt-Diagramme, Vorgangsabhängigkeiten, Meilensteinverfolgung oder ein unternehmensweites Portfolio über mehrere Projekte hinweg benötigen.

Macht Planner externe Tools überflüssig?

Externe Aufgabentools verursachen je nach Anbieter laufende Zusatzkosten pro Nutzer. Wer Microsoft 365 Business nutzt, zahlt für Planner Basic keinen Aufpreis. Der entscheidende Unterschied liegt jedoch in der Integration: Planner ist tief mit Teams, Outlook und SharePoint verbunden. Aufgaben entstehen im selben Werkzeug, in dem auch Dateien gespeichert und Besprechungen geführt werden, das reduziert den Kontextwechsel und die damit verbundenen Fehler.

Ein separates Tool bleibt sinnvoll, wenn spezifische Funktionen benötigt werden, die Planner nicht bietet, oder wenn externe Projektbeteiligte ohne Microsoft-365-Konto eingebunden werden müssen.

Einen Gesamtüberblick, welche weiteren Funktionen in Ihrer bestehenden Lizenz stecken, finden Sie auf unserer Seite zu Microsoft 365 Managed Services.

Häufige Fragen

Ist Microsoft Planner in meiner Microsoft-365-Business-Lizenz bereits enthalten?

Ja. Die Basic-Funktionen von Planner sind ohne Aufpreis in Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium enthalten. Sie müssen kein zusätzliches Abonnement abschließen. Die App steht direkt im Browser unter planner.cloud.microsoft, in der Microsoft-365-App-Leiste sowie als Registerkarte in Teams-Kanälen zur Verfügung.

Was passiert mit meinen bestehenden Planner-Boards nach der Umstellung?

Bestehende Pläne bleiben vollständig erhalten. Microsoft hat lediglich die App-Oberfläche vereinheitlicht und Project für das Web in Planner integriert. Ihre Boards, Aufgaben und Zuweisungen sind unverändert zugänglich. Wer bisher mit dem alten Planner gearbeitet hat, findet seine Pläne in der neuen App an gewohnter Stelle.

Kann ich Planner-Aufgaben auch im Outlook-Kalender sehen?

Ja, allerdings mit einer Einschränkung: Die Outlook-Kalender-Synchronisation per iCalendar-Feed steht für Basic-Pläne zur Verfügung. Der Planbesitzer muss den iCalendar-Feed zunächst im Planmenü unter „Zum Outlook-Kalender hinzufügen" veröffentlichen. Für Premium-Pläne ist diese Funktion aktuell nicht verfügbar.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Als Cloud Solution Provider (CSP) im Raum Karlsruhe zeigt die High5Manufaktur GmbH kleinen und mittleren Unternehmen, welche Funktionen in ihrer bestehenden Lizenz bereits stecken, und wie sie diese produktiv einsetzen. Wir helfen Ihnen, Planner sinnvoll in Ihre Abläufe zu integrieren, Boards aufzusetzen und Teams-Kanäle mit Aufgaben zu verbinden, ohne unnötige Zusatzkosten zu verursachen.

Wenn Sie wissen möchten, was Ihr aktuelles Microsoft-365-Abonnement wirklich leistet, sprechen Sie uns im Erstgespräch an.

Quellen

• Microsoft Support: Häufig gestellte Fragen zu Microsoft Planner
• Computer Weekly: Planner in Microsoft 365, vom Team-Board zur KI-Steuerung
• arades GmbH: Microsoft Planner, Lizenzen, Preise und Kosten transparent