Outlook (neu): Alle E-Mail-Konten in einem Posteingang bündeln

Viele Menschen verwalten mehr als ein E-Mail-Konto: das geschäftliche Postfach, vielleicht ein zweites für einen bestimmten Bereich, dazu ein privates. Wer ständig zwischen diesen Postfächern wechselt, verliert Zeit und übersieht leicht etwas. Das neue Outlook bietet dafür eine komfortable Lösung: einen gemeinsamen Posteingang, der die Nachrichten aller Konten an einer Stelle zusammenführt.

Worum geht es?

Mit der Funktion für einen vereinten Posteingang lassen sich mehrere E-Mail-Konten so anzeigen, dass ihre Nachrichten in einer gemeinsamen Liste erscheinen. Statt jedes Postfach einzeln zu öffnen, sehen Sie alle eingehenden E-Mails zusammengeführt, chronologisch sortiert, in einer Ansicht. Bei Bedarf lässt sich weiterhin nach einzelnen Konten filtern.

Der Hinweis vorab: neues und klassisches Outlook

Wichtig zu wissen ist, dass es derzeit zwei Outlook-Varianten gibt: das neue Outlook und das vertraute klassische Outlook. Diese Funktion gehört zum neuen Outlook, das Microsoft schrittweise einführt. Wer noch das klassische Outlook nutzt, findet manche Neuerungen daher nicht oder an anderer Stelle. Welche Variante in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist und wann ein Umstieg ansteht, lässt sich gezielt planen.

Wer viel unterwegs ist, prüft außerdem den Offline-Modus in Outlook.

Was bringt das im Arbeitsalltag?

Der Vorteil liegt auf der Hand: weniger Klicken, weniger Springen, weniger Übersehenes. Konkret bedeutet das:

• Ein Blick genügt: Alle neuen Nachrichten erscheinen gebündelt, egal aus welchem Konto.
• Nichts geht unter: Eine wichtige Mail im selten geöffneten Zweitpostfach fällt nicht mehr durchs Raster.
• Schnelleres Arbeiten: Das ständige Wechseln zwischen Postfächern entfällt.

Gleichzeitig bleibt die Trennung erhalten, wo sie gebraucht wird: Antworten gehen weiterhin vom jeweils richtigen Konto aus, und die einzelnen Postfächer lassen sich bei Bedarf weiterhin getrennt betrachten.

Aus Mails, die eigentlich Aufgaben sind, macht Microsoft To Do einen Tagesplan.

Damit es im gemeinsamen Posteingang übersichtlich bleibt, helfen Regeln, die sich im neuen Outlook inzwischen gezielt auf einzelne Ordner anwenden lassen.

Häufige Fragen

Vermischen sich damit geschäftliche und private Mails?

In der Anzeige laufen sie zusammen, getrennt bleiben sie trotzdem. Sie sehen, zu welchem Konto eine Nachricht gehört, und können jederzeit nach einzelnen Konten filtern. Antworten erfolgen vom passenden Konto.

Funktioniert das auch im klassischen Outlook?

Diese Funktion gehört zum neuen Outlook. Im klassischen Outlook gibt es sie in dieser Form nicht. Ob und wann ein Umstieg auf das neue Outlook sinnvoll ist, sollte bewusst entschieden und begleitet werden.

Kann ich auswählen, welche Konten zusammengeführt werden?

In der Regel ja. Sie bestimmen, welche Konten in der gemeinsamen Ansicht erscheinen. So lässt sich der vereinte Posteingang an die eigene Arbeitsweise anpassen.

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Die High5Manufaktur GmbH begleitet kleine und mittlere Unternehmen beim sinnvollen Einsatz von Microsoft 365, vom Umstieg auf das neue Outlook bis zur passenden Einrichtung mehrerer Postfächer und Berechtigungen. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre E-Mail-Umgebung am besten aufgestellt ist. Mehr zu unseren Leistungen rund um Exchange Online finden Sie auf der jeweiligen Seite.