Teams-Gruppenräume: Workshops und Schulungen in Kleingruppen ohne Zusatz-Tool

Viele Teams-Besprechungen laufen nach demselben Muster: Alle hören zu, wenige sprechen, die meisten schreiben in den Chat. Für Workshops, Schulungen oder strukturierte Ideenrunden wäre eine Aufteilung in Kleingruppen sinnvoll und genau dafür hat Microsoft Teams eine eingebaute Funktion: Gruppenräume. Bekannt unter dem englischen Begriff *Breakout Rooms*, ist das Feature in Microsoft 365 Business Basic und Business Standard enthalten und wird dennoch in vielen KMU kaum genutzt.

Was sind Teams-Gruppenräume und wie funktionieren sie?

Gruppenräume erlauben es dem Besprechungsorganisator, Teilnehmerinnen und Teilnehmer während einer laufenden Teams-Besprechung in separate, kleinere Räume aufzuteilen. Jeder Gruppenraum verfügt über einen eigenen Audio- und Videobereich sowie einen eigenen Chat. Nach einer frei wählbaren Zeit kehren alle automatisch in die Hauptbesprechung zurück.

Das Prinzip entspricht dem klassischen Seminarkonzept: Kleingruppen bearbeiten eine Aufgabe, tauschen Ergebnisse aus und berichten anschließend im Plenum, nur eben vollständig digital, ohne Raumwechsel und ohne zusätzliche Konferenztools.

Welche Lizenz ist erforderlich?

Gruppenräume sind Bestandteil von Microsoft Teams und damit in Microsoft 365 Business Basic und Business Standard ohne Aufpreis enthalten. Eine gesonderte Lizenz ist nicht notwendig. Die vollständige Verwaltungsoberfläche steht in der Teams-Desktop-App für Windows und Mac zur Verfügung; über die Web-App lassen sich Gruppenräume in aktuellen Teams-Versionen ebenfalls einrichten und steuern.

Wer noch unsicher ist, welcher Microsoft-365-Plan für sein Unternehmen am besten passt, findet im Ratgeber Microsoft 365: Business Basic, Standard oder Premium, welcher Plan für wen? eine strukturierte Entscheidungshilfe.

Gruppenräume einrichten, vor und während der Besprechung

Vor der Besprechung: Der Organisator öffnet im Teams-Kalender die Besprechungsoptionen und findet dort den Reiter „Gruppenräume". Anzahl der Räume und Teilnehmerzuweisung lassen sich bereits vorab konfigurieren, sodass die Besprechung ohne Verzögerung starten kann.

Während der Besprechung: Das Gruppenraum-Symbol erscheint in der Symbolleiste des Besprechungsfensters. Ein Klick öffnet den Einstellungsbereich, in dem folgende Parameter festgelegt werden:

• Anzahl der Räume: bis zu 50 Gruppenräume pro Besprechung (Quelle: Microsoft Learn, Limits-Dokumentation für Microsoft Teams)
• Zuweisung: automatisch (Teams verteilt Teilnehmende gleichmäßig per Zufallsprinzip) oder manuell (der Organisator weist jeden Teilnehmenden einzeln zu)
• Timer: optionaler Countdown, nach dessen Ablauf alle Räume automatisch schließen und die Teilnehmenden in den Hauptraum zurückgeführt werden
• Selbstwahl (optional): In aktuellen Teams-Versionen lässt sich erlauben, dass Teilnehmende den Raum eigenständig auswählen

Was der Organisator während der Sitzung steuern kann

Sobald die Räume geöffnet sind, behält der Organisator die Kontrolle über das gesamte Meeting:

• Raumbesuch: Der Organisator kann jeden Gruppenraum jederzeit betreten und verlassen.
• Rundruf: Eine Broadcast-Nachricht lässt sich gleichzeitig an alle Räume senden, etwa als Fünf-Minuten-Signal oder für eine Ergebnisfrage.
• Räume schließen: Per Knopfdruck werden alle Gruppenräume beendet; die Teilnehmenden kehren automatisch in den Hauptraum zurück.

Teilnehmende können in ihrem Gruppenraum genauso arbeiten wie in der Hauptbesprechung: Bildschirm freigeben, Dateien hochladen und im raumeigenen Chat kommunizieren.

Einsatzszenarien für den KMU-Alltag

• Mitarbeiterschulungen: Übungsaufgaben in Kleingruppen bearbeiten, Ergebnisse anschließend im Plenum vorstellen.
• Strategie-Workshops: Verschiedene Themen parallel in Untergruppen diskutieren, statt sequenziell alle Punkte im Plenum durchzugehen.
• Vertriebsmeetings: Kundengruppen oder Regionen separat besprechen, bevor alle zusammenkommen.
• Onboarding: Neue Mitarbeitende in kleinen Gruppen mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zusammenbringen.

Wichtige Einschränkungen

• Aufzeichnung: Die Aufzeichnung einer Hauptbesprechung erfasst nur den Hauptraum. Inhalte aus Gruppenräumen werden nicht automatisch mitgeschnitten.
• Raumchat: Der Chat eines Gruppenraums ist nach Schließen des Raums für Teilnehmende nicht mehr zugänglich. Wichtige Ergebnisse sollten daher vor dem Schließen gesichert oder in gemeinsame Notizen übertragen werden.
• Externe Gäste: Gäste, die über einen Einladungslink teilnehmen, können Gruppenräumen zugewiesen werden.
• Besprechungstyp: Gruppenräume funktionieren sowohl in geplanten Besprechungen als auch in spontanen Sofortbesprechungen.

Häufige Fragen

Kann ich Gruppenräume auch in einer spontanen Besprechung nutzen?

Ja. Auch in nicht geplanten Sofortbesprechungen steht das Gruppenraum-Symbol in der Werkzeugleiste zur Verfügung. Einrichtung und Steuerung funktionieren identisch wie bei einer geplanten Besprechung, der Unterschied ist lediglich, dass keine Vorab-Konfiguration möglich ist.

Können Teilnehmende selbst den Raum wechseln?

Standardmäßig weist der Organisator die Teilnehmenden den Räumen zu. In aktuellen Teams-Versionen lässt sich beim Öffnen der Räume optional aktivieren, dass Teilnehmende den Raum eigenständig wählen dürfen. Diese Einstellung empfiehlt sich etwa bei offenen Diskussionsformaten, nicht jedoch bei strukturierten Übungsaufgaben mit fester Gruppenzuweisung.

Bleiben Raumkonfigurationen für wiederkehrende Besprechungen erhalten?

Raumkonfigurationen lassen sich für die jeweilige Besprechung speichern. Bei Besprechungsserien übertragen sich die Einstellungen nicht automatisch auf alle Folgetermine. Empfehlenswert ist daher, die Konfiguration bei der ersten Besprechung der Serie zu erstellen und anschließend für Folgetermine gezielt zu prüfen.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH begleitet kleine und mittlere Unternehmen im Raum Karlsruhe bei der Einführung und täglichen Nutzung von Microsoft 365. Wenn Sie Microsoft Teams für interne Schulungen, Workshops oder strukturierte Kundenmeetings einsetzen möchten, zeigen wir Ihnen, wie Gruppenräume sinnvoll in Ihre Meeting-Kultur integriert werden und welche weiteren Teams-Funktionen Zeit sparen.

Als Teil unserer Betreuung rund um Microsoft Teams übernehmen wir Einrichtung, Konfiguration und Schulung, damit Ihr Team die vorhandenen Werkzeuge tatsächlich nutzt, statt sie unentdeckt zu lassen.

Quellen

• Microsoft Learn: Limits und Spezifikationen für Microsoft Teams
• Microsoft Support: Gruppenräume in Teams-Besprechungen verwenden