Senden als oder Senden im Auftrag: Unterschied, Einrichtung, typische Fehler

Die kurze Antwort: Mit „Senden als" sieht der Empfänger nur die Adresse des freigegebenen Postfachs, etwa info@ihrefirma.de, und nichts von der Person, die geschrieben hat. Mit „Senden im Auftrag" steht im Absender „Maria Muster im Auftrag von Info"; Antworten gehen trotzdem an das Postfach, nicht an Maria. Beide Berechtigungen erlauben nur das Senden, zum Lesen braucht es zusätzlich Vollzugriff. Hat eine Person beide Berechtigungen, verwendet Exchange immer „Senden als". Für eine Informationsadresse ist „Senden als" meist die richtige Wahl, für Adressen wie leitung@ oder vorstand@ passt „Senden im Auftrag", weil der Empfänger sehen soll, wer tatsächlich antwortet. Stand: September 2026.

Was der Empfänger sieht

Microsoft beschreibt die beiden Berechtigungen so: „Senden als" lässt die Person das freigegebene Postfach beim Senden verkörpern; es gibt keinen Hinweis darauf, dass die Nachricht von einer Vertretung stammt. „Senden im Auftrag" kennzeichnet die Nachricht dagegen deutlich als „Vertretung im Auftrag von Postfach", und Antworten auf solche Nachrichten gehen an das Postfach, nicht an die Vertretung. In der Praxis heißt das: Antwortet ein Kunde auf eine Mail von info@, landet die Antwort in beiden Fällen wieder im freigegebenen Postfach, wo das ganze Team sie sieht. Der Unterschied liegt allein darin, ob der Kunde erkennt, wer geschrieben hat.

Beide Berechtigungen sind reine Sendeberechtigungen. Wer nur „Senden als" hat, kann das Postfach nicht öffnen und keine Mails darin lesen. Deshalb vergibt das Microsoft 365 Admin Center beim Hinzufügen eines Mitglieds Vollzugriff und „Senden als" zusammen; Microsoft nennt beide als Voraussetzung dafür, dass ein freigegebenes Postfach im Alltag funktioniert.

Einrichtung im Admin Center

1. Öffnen Sie im Microsoft 365 Admin Center „Teams und Gruppen" und dann „Freigegebene Postfächer".
2. Wählen Sie das Postfach und unter „Postfachberechtigungen verwalten" die gewünschte Berechtigung: „Lesen und Verwalten" (Vollzugriff), „Senden als" oder „Senden im Auftrag".
3. Klicken Sie auf „Berechtigungen hinzufügen", wählen Sie die Person aus und bestätigen Sie mit „Hinzufügen". Zum Entziehen wählen Sie die Person und „Berechtigungen entfernen".

Im Exchange Admin Center führt der Weg über „Empfänger", „Postfächer", das Postfach und „Postfachdelegierung". Dort finden Sie „Senden als" und „Lesen und Verwalten"; „Senden im Auftrag" ist laut Microsoft im Exchange Admin Center für freigegebene Postfächer nicht verfügbar. In diesem Fall hilft PowerShell.

Einrichtung per PowerShell

Nach dem Verbinden mit Exchange Online PowerShell reichen drei Befehle:

1. Senden als: `Add-RecipientPermission -Identity info@ihrefirma.de -Trustee maria@ihrefirma.de -AccessRights SendAs`
2. Senden im Auftrag: `Set-Mailbox -Identity info@ihrefirma.de -GrantSendOnBehalfTo @{Add="maria@ihrefirma.de"}`
3. Vollzugriff, falls noch nicht vorhanden: `Add-MailboxPermission -Identity info@ihrefirma.de -User maria@ihrefirma.de -AccessRights FullAccess -InheritanceType All`

Kontrollieren lässt sich das Ergebnis mit `Get-RecipientPermission -Identity info@ihrefirma.de` für „Senden als" und mit `Get-Mailbox -Identity info@ihrefirma.de | Format-List GrantSendOnBehalfTo` für „Senden im Auftrag". Wer „Senden im Auftrag" wieder entziehen will, nutzt denselben Set-Mailbox-Befehl mit `@{Remove="..."}`; der Wert `$null` entfernt alle Vertretungen.

Der Absender im Outlook-Fenster

Damit Outlook die freigegebene Adresse als Absender verwendet, muss das Feld „Von" sichtbar sein. Im neuen Outlook wählen Sie beim Verfassen auf der Registerkarte „Optionen" den Eintrag „Anzeigen von" und stellen im Feld „Von" die freigegebene Adresse ein; im klassischen Outlook heißt der Weg „Optionen" und dann „Von". In Outlook im Web öffnen Sie in der neuen Nachricht das Menü „Weitere Aktionen", wählen „Anzeigen von", entfernen Ihre eigene Adresse aus dem Feld und tragen die freigegebene ein. Ab dem zweiten Mal steht die Adresse in der Auswahl. Auf dem Mac erscheint das freigegebene Postfach automatisch im Feld „Von", sobald es über „Delegierung und Freigabe" eingebunden ist.

Typische Fehler und ihre Ursachen

1. „Sie haben nicht die Berechtigung, die Nachricht im Auftrag des angegebenen Benutzers zu senden." Wurde das Postfach oder die Berechtigung gerade erst angelegt, ist das laut Microsoft eine Verzögerung bei der Replikation zwischen den Rechenzentren; sie verschwindet nach etwa einer Stunde. Besteht die Meldung länger, fehlt die Sendeberechtigung tatsächlich: prüfen Sie „Senden als" beziehungsweise „Senden im Auftrag" für genau diese Person.
2. Die Mail geht raus, aber mit dem eigenen Namen als Absender. Das Feld „Von" wurde nicht umgestellt. Blenden Sie es wie oben beschrieben ein und wählen Sie die freigegebene Adresse.
3. Gesendete Mails fehlen im freigegebenen Postfach. Standardmäßig speichert Exchange sie nur im Ordner „Gesendete Elemente" der Person, die geschrieben hat. Der Administrator ändert das im Admin Center unter „Gesendete Elemente", damit Kopien auch im freigegebenen Postfach landen.
4. Senden funktioniert im Web, aber nicht im Outlook-Desktop. Ist das Postfach aus der globalen Adressliste ausgeblendet, funktionieren „Senden als" und „Senden im Auftrag" im Outlook-Desktop laut Microsoft nicht, weil beide das Postfach in der Adressliste voraussetzen. Postfach wieder einblenden.
5. Der Empfänger sieht „im Auftrag von", obwohl „Senden als" gewollt war. Dann fehlt „Senden als"; die Person hat nur „Senden im Auftrag". Umgekehrt gilt: Hat sie beides, wird immer „Senden als" verwendet, ein „im Auftrag" erscheint dann nie.
6. Auf dem Mac werden keine E-Mails gesendet. Outlook für Mac unterstützt für freigegebene Postfächer nur den Vollzugriff als Einbindungsweg; gesendet wird trotzdem nur, wenn serverseitig „Senden als" oder „Senden im Auftrag" vergeben ist.

Gesendete Elemente landen im eigenen Postfach statt im freigegebenen

Wer aus einem freigegebenen Postfach sendet, findet die Mail danach standardmäßig nur im eigenen Ordner „Gesendete Elemente", nicht im freigegebenen Postfach. Microsoft erklärt das so: Man meldet sich nicht am freigegebenen Postfach an, Outlook sendet über das eigene Konto. Für das Team heißt das, dass niemand sieht, was schon beantwortet wurde.

Mit zwei Einstellungen am freigegebenen Postfach legt Exchange Online zusätzlich eine Kopie in dessen Ordner „Gesendete Elemente" ab. Dieser Befehl schaltet die Kopie für Mails ein, die jemand als info@ihre-firma.de versendet:

Set-Mailbox -Identity info@ihre-firma.de -MessageCopyForSentAsEnabled $true

Dieser Befehl schaltet sie für Mails ein, die jemand im Auftrag von info@ihre-firma.de versendet:

Set-Mailbox -Identity info@ihre-firma.de -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Wie Sie sich dafür mit Exchange Online PowerShell verbinden, steht in Exchange Online PowerShell: verbinden und die wichtigsten Befehle. Ohne PowerShell geht es im Microsoft 365 Admin Center unter „Teams und Gruppen", „Freigegebene Postfächer": Postfach auswählen und bei „Gesendete Elemente" auf „Bearbeiten" klicken. Im neuen Outlook ist die Einstellung am Postfach laut Microsoft der einzige Weg.

Eine Falle gibt es im klassischen Outlook: Wer dort zusätzlich den Registrierungswert DelegateSentItemsStyle gesetzt hat, bekommt laut Microsoft zwei Kopien im freigegebenen Postfach. Nutzen Sie deshalb nur einen der beiden Wege.

Häufige Fragen

Sieht der Empfänger bei „Senden als" meinen Namen?

Nein. Die Nachricht erscheint so, als hätte das freigegebene Postfach selbst gesendet; ein Hinweis auf die Person fehlt vollständig. Wer den Namen der Bearbeiterin zeigen will, nutzt „Senden im Auftrag" oder nennt sich in der Signatur.

Wohin gehen die Antworten?

An das freigegebene Postfach, in beiden Fällen. Bei „Senden im Auftrag" stellt Microsoft ausdrücklich klar, dass Antworten an das Postfach gehen, nicht an die Vertretung. Im Team sieht also jeder die Antwort, sofern das Postfach bei allen eingebunden ist.

Was gilt, wenn jemand beide Berechtigungen hat?

Dann wird laut Microsoft immer „Senden als" verwendet. Wer bei einzelnen Personen bewusst „im Auftrag von" anzeigen will, darf ihnen „Senden als" nicht zusätzlich geben.

Kann ich „Senden als" auch für eine Verteilerliste oder Microsoft 365 Gruppe vergeben?

Ja. „Senden als" und „Senden im Auftrag" lassen sich in Exchange Online auch für Verteilergruppen, dynamische Verteilergruppen und Microsoft 365 Gruppen vergeben, per PowerShell mit Add-RecipientPermission beziehungsweise dem Parameter GrantSendOnBehalfTo der jeweiligen Set-Cmdlets.

Warum landen gesendete Mails nicht im freigegebenen Postfach?

Standardmäßig legt Outlook die Mail im Ordner „Gesendete Elemente" der Person ab, die gesendet hat. Mit Set-Mailbox und den Angaben -MessageCopyForSentAsEnabled $true und -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true legt Exchange Online zusätzlich eine Kopie im freigegebenen Postfach ab; im Microsoft 365 Admin Center heißt die Einstellung „Gesendete Elemente".

Weiterführende Beiträge zu freigegebenen Postfächern

• Freigegebenes Postfach in Outlook einbinden: neues Outlook, klassisches Outlook, Web, iPhone und Android
• Freigegebenes Postfach in Microsoft 365 anlegen und Berechtigungen vergeben
• Kalender und Kontakte eines freigegebenen Postfachs nutzen
• Freigegebenes Postfach wird in Outlook nicht angezeigt: Fehler beheben
• Gemeinsames Postfach für info@: in Microsoft 365 ohne eigene Lizenz
• Exchange Online PowerShell: verbinden und die wichtigsten Befehle für Postfächer
• Freigegebenes Postfach auf Englisch: Sprache, Zeitzone und Ordnernamen auf Deutsch umstellen
• Kalenderberechtigungen per PowerShell: Rechte vergeben, ändern und auslesen

Sendeberechtigungen sind Teil einer sauberen Postfachstruktur; wie wir Exchange Online einrichten, steht auf der Leistungsseite.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH richtet Sendeberechtigungen für freigegebene Postfächer so ein, dass Kunden den richtigen Absender sehen und das Team jede Antwort findet: mit Kopien in den gesendeten Elementen, zentral gepflegten Signaturen und klaren Regeln, wer als info@ schreibt. Bleibt eine Mail hängen, hilft unser IT-Support direkt am Telefon.

Quellen

• Microsoft Learn: Sent items aren't saved to the shared mailbox Sent Items folder
• Microsoft Learn: Set-Mailbox (MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled)
• Microsoft Learn: Manage permissions for recipients in Exchange Online, Stand 14.03.2024
• Microsoft Learn: Create a shared mailbox (Berechtigungen, Sichtbarkeit in der Adressliste), Stand 02.02.2026
• Microsoft Learn: Configure shared mailbox settings (Gesendete Elemente, Mitgliederberechtigungen), Stand 03.02.2026
• Microsoft Learn: About shared mailboxes in Microsoft 365 (Sendefehler in der ersten Stunde), Stand 13.03.2026
• Microsoft Support: Öffnen und Verwenden eines freigegebenen Postfachs in Outlook (Feld „Von")
• Microsoft Support: Öffnen eines freigegebenen Postfachs in Outlook für Mac