Schichtplanung mit Microsoft Shifts: Dienstpläne in Teams statt Excel

Wer Dienstpläne noch in Excel pflegt und per Aushang oder Messenger verteilt, hat mit Shifts eine Alternative bereits im Haus. Die App heißt in der deutschen Teams-Oberfläche Schichten, ist Teil von Microsoft Teams und setzt laut Microsoft nur eine Teams-Lizenz voraus. Vorgesetzte legen darin Schichtpläne mit Gruppen, offenen Schichten und Abwesenheitsgründen an, Mitarbeitende sehen ihre Schichten in der Teams-App auf dem Smartphone, tauschen untereinander und beantragen Frei, und die Leitung genehmigt mit einem Tipp. Eine optionale Stechuhr erfasst Arbeitsbeginn, Pausen und Ende. Für das Weihnachtsgeschäft lohnt es sich, Teams, Gruppen und Genehmigungswege jetzt einzurichten, damit im Dezember nur noch geplant wird.

Was Schichten kann und was es voraussetzt

Microsoft beschreibt Schichten als Werkzeug für Mitarbeitende in Werkstatt, Verkauf, Praxis oder Lager, das für das Smartphone gebaut ist. Vorgesetzte erstellen und pflegen den Zeitplan, einzeln oder in Massen per Excel-Import und Kopieren, legen offene Schichten zum Übernehmen an, organisieren das Team in Zeitplangruppen wie Kasse, Verkauf oder Lager, definieren Abwesenheitsgründe, bearbeiten Anfragen und ziehen Berichte über geleistete Stunden. Mitarbeitende sehen den eigenen und den Teamplan, fordern offene Schichten an, beantragen Abwesenheit, tauschen eine Schicht mit einer Kollegin desselben Teams oder bieten sie an, hinterlegen ihre Verfügbarkeit und stempeln bei aktivierter Stechuhr ein und aus. Die App läuft auf dem Desktop, im Browser und in der mobilen Teams-App.

Zur Lizenz sagt Microsoft knapp: Nutzer benötigen eine Teams-Lizenz, um Schichten zu verwenden. Jede Aushilfe braucht also ein eigenes Konto in Microsoft 365 mit einem Plan, der Teams enthält; welche Pläne für kleine Betriebe in Frage kommen, zeigt unser Vergleich der Microsoft 365 Pläne. Gäste unterstützt Schichten nicht, ein externer Kontakt ohne Firmenkonto kann also weder eingeplant werden noch den Plan sehen. Die App ist standardmäßig für alle Teams-Nutzer aktiviert; Administratoren können sie im Teams Admin Center unter Teams-Apps, Apps verwalten, für die Organisation sperren oder über Berechtigungsrichtlinien auf bestimmte Nutzer beschränken.

Auch die Datenfrage ist geklärt: Schichten speichert die Daten in der Region, die für Teams in Ihrem Mandanten gilt, für deutsche Mandanten also innerhalb der Europäischen Union, verschlüsselt sie im Ruhezustand und bei der Übertragung und protokolliert Aktivitäten im Überwachungsprotokoll von Microsoft 365. Aufbewahrungsrichtlinien und eDiscovery unterstützt Schichten laut Microsoft noch nicht; Zeitpläne und Zeiterfassung lassen sich aber jederzeit als Excel exportieren. Wird ein Team gelöscht, verschwinden nach Ablauf der Wiederherstellungsfrist auch seine Schichtdaten.

Rollen: wer plant, wer genehmigt, wer sieht

Schichten hängt an Teams im Sinne der App: Für jeden Zeitplan braucht es ein Team, sinnvoll ist eines je Filiale, Praxis oder Abteilung. Wer das Team besitzt, plant und genehmigt automatisch, denn Teambesitzer haben in Schichten alle Rechte. Teammitglieder sehen den Plan, stellen Anfragen und stempeln. Dazwischen liegt die Rolle des Zeitplanbesitzers: Ein Teammitglied wird per Richtlinie so aufgewertet, dass es Zeitpläne erstellt, Anfragen genehmigt und die Einstellungen von Schichten pflegt, ohne Mitglieder hinzufügen, das Team löschen oder andere Teameinstellungen ändern zu können. Genau das passt für Schichtleiter oder stellvertretende Filialleitungen.

Eingerichtet wird die Rolle vom Administrator mit zwei Befehlen in der Teams PowerShell: Eine Richtlinie mit New-CsTeamsShiftsPolicy und aktivierter Berechtigung für Zeitplanbesitzer, danach die Zuweisung mit Grant-CsTeamsShiftsPolicy an einzelne Nutzer oder eine Gruppe. Bei einer Gruppe ist Vorsicht geboten: Alle Mitglieder werden Zeitplanbesitzer in jedem Team, in dem sie Mitglied sind. Bis die Richtlinie wirkt, können laut Microsoft bis zu zwölf Stunden vergehen, und sie erscheint nicht in der Richtlinienübersicht des Teams Admin Centers.

Zeitplan anlegen: die ersten Schritte

Schichten öffnen Sie in Teams über die App-Leiste am linken Rand; mit einem Rechtsklick lässt sich die App dort anheften. Beim ersten Start erstellen Sie über den Dialog Teamzeitplan erstellen, je nach Version auch über die Auswahl oben links und Neuer Zeitplan, den Plan für Ihr Team und legen die Zeitzone fest. Anschließend legen Sie mit Gruppe hinzufügen die Zeitplangruppen an und benennen sie nach Bereichen, etwa Kasse, Verkauf und Lager in einem Geschäft oder Anmeldung und Behandlung in einer Praxis. Mit Personen hinzufügen ordnen Sie die Mitarbeitenden zu, eine Person kann in mehreren Gruppen stehen.

Schichten tragen Sie in der Zeile der Person über Weitere Optionen, Schicht hinzufügen ein oder per Doppelklick auf das leere Feld unter dem Datum. Ein Eintrag enthält Start- und Endzeit, eine eigene Bezeichnung, eine Designfarbe zur Orientierung, die unbezahlte Pausenzeit, Notizen und Schichtaktivitäten wie die Mittagspause oder die Kassenabrechnung. Wiederkehrende Schichten kopieren Sie mit Strg+C und Strg+V oder importieren einen ganzen Plan aus Excel. In der Zeile Offene Schichten legen Sie mit Offene Schicht hinzufügen Schichten mit einer Anzahl an Plätzen an, die sich Mitarbeitende selbst holen können, und in der Zeile Tagesnotizen hinterlegen Sie Hinweise wie Inventur oder Lieferung. Wichtig: Alles, was Sie eintragen, sieht das Team erst, wenn Sie den Zeitplan mit Freigeben veröffentlichen. Bis dahin arbeiten Sie im Entwurf.

Auf der Registerkarte Einstellungen legen Sie fest, wie das Team arbeitet: den Anfang der Woche, ob Mitarbeitende Schichten tauschen und Schichten anbieten dürfen, ob Abwesenheitsanforderungen erlaubt sind, welche Abwesenheitsgründe zur Auswahl stehen (Microsoft liefert unter anderem Urlaub, Krankheitstag, Ruhetag, Elternurlaub und unbezahlt mit, die Sie umbenennen oder streichen können), ob offene Schichten genutzt werden und welche Details zu Schichten und Abwesenheiten anderer Mitarbeitende sehen dürfen.

Mitarbeitende: Smartphone statt Aushang

In der mobilen Teams-App erscheint Schichten in der App-Leiste am unteren Rand. Mitarbeitende sehen dort ihre nächsten Schichten und den Teamplan, wer heute noch arbeitet und welche offenen Schichten es gibt. Unter Anfragen tauschen sie eine Schicht mit einer Kollegin desselben Teams, bieten eine Schicht an, fordern eine offene Schicht an oder beantragen Abwesenheit mit einem der hinterlegten Gründe. Jede Anfrage landet bei der Leitung, die sie in Schichten genehmigt oder ablehnt; die Beteiligten werden benachrichtigt. Wer seine Verfügbarkeit hinterlegt, etwa keine Spätschichten am Dienstag, gibt der Planung eine Grundlage, ersetzt aber keine Absprache.

Zwei Teams-Funktionen ergänzen den Plan. Mit schichtbasierten Tags, die der Administrator im Teams Admin Center einschaltet, erreicht eine Erwähnung wie @Kasse in einem Kanal nur die Personen, die laut Plan gerade Dienst haben. Und damit der Feierabend Feierabend bleibt, sollten Mitarbeitende ihre Benachrichtigungen und Ruhezeiten in Teams einstellen. Welche Absprachen in den Chat gehören und welche in den Kanal des Teams, ordnet unser Beitrag zu Chat oder Kanal ein.

Stechuhr: Zeiten erfassen, ohne Bewertung

Die Stechuhr schaltet die Leitung in den Einstellungen von Schichten mit Stechuhr einschalten frei. Optional aktiviert sie die Standorterkennung für die mobile App und hinterlegt die Koordinaten des Betriebs; dann wird beim Ein- und Ausstempeln der Standort des Mobilgeräts dokumentiert. Mitarbeitende tippen in der mobilen App auf die Stechuhr, wählen ihr Team und halten die Starttaste gedrückt, worauf der Zeitzähler der Schicht läuft. Pausen starten und beenden sie über die Pausentaste, das Ausstempeln erfolgt über die Stopptaste. Am Desktop stehen dafür entsprechende Schaltflächen zum Ein- und Ausstempeln bereit. Auf dem Smartphone können Mitarbeitende ihre Zeiteinträge nachträglich bearbeiten und bestätigen, die Leitung exportiert den Arbeitszeitnachweisbericht des Teams als Excel.

Zwei Hinweise gehören dazu. Wir beschreiben hier nur die Funktion; ob und wie die Stechuhr Ihre Pflichten zur Arbeitszeiterfassung erfüllt und was bei einem Betriebsrat zu beachten ist, klären Sie mit Ihrer arbeitsrechtlichen Beratung. Und die Standorterkennung ist eine Verarbeitung von Standortdaten Ihrer Mitarbeitenden, die transparent geregelt sein muss; sie ist optional und bleibt aus, wenn sie nicht gebraucht wird.

Vor dem Weihnachtsgeschäft einrichten

Damit der Dezember planbar wird, empfiehlt sich eine Einrichtung im Oktober in sieben Schritten. Erstens bekommen alle Mitarbeitenden einschließlich der Saisonkräfte ein eigenes Konto mit Teams; geteilte Zugänge sind weder sicher noch mit Schichten kompatibel. Zweitens legen Sie je Filiale oder Bereich ein Team an, machen die Filialleitung zur Besitzerin und die Schichtleiter per Richtlinie zu Zeitplanbesitzern. Drittens richten Sie Zeitplangruppen und Abwesenheitsgründe so ein, dass sie in allen Teams gleich heißen. Viertens planen Sie die Spitzentage, etwa die Adventssamstage, mit offenen Schichten, die sich Mitarbeitende holen, und behalten die Genehmigung bei der Leitung. Fünftens heften Sie Schichten für alle in der App-Leiste an, über eine Einrichtungsrichtlinie für Apps (App setup policy) im Teams Admin Center oder die Richtlinienpakete für Frontline-Mitarbeitende; bei Frontline-Lizenzen erledigt Microsoft das standardmäßig. Sechstens testen Sie den Ablauf auf zwei Smartphones: Plan freigeben, Tausch beantragen, genehmigen, Benachrichtigung prüfen. Siebtens exportieren Sie den fertigen Plan einmal als Excel und legen fest, wer die Konten der Saisonkräfte nach dem Fest wieder sauber abschaltet.

Häufige Fragen

Braucht Shifts eine Zusatzlizenz?

Nein. Microsoft nennt als Voraussetzung eine Teams-Lizenz, die App ist in Teams enthalten. Das gilt für die Business-Pläne mit Teams ebenso wie für die Frontline-Pläne, bei denen Schichten sogar standardmäßig in der App-Leiste angeheftet ist. Eine Zusatzlizenz für Schichten selbst gibt es nicht.

Können Aushilfen ohne eigenes Firmenkonto mitmachen?

Nein. Schichten unterstützt laut Microsoft keine Gäste, und ein Teammitglied ohne Konto kann weder eingeplant werden noch den Plan sehen. Jede Aushilfe braucht ein eigenes Konto mit Teams-Lizenz, das am Ende der Saison wieder deaktiviert wird. Ein gemeinsam genutztes Konto ist keine Lösung, weil Anfragen, Tausch und Stechuhr einer Person zugeordnet sein müssen.

Wo liegen die Schichtdaten und wie bekomme ich sie heraus?

Schichten speichert die Daten in der für Teams festgelegten Region Ihres Mandanten, für deutsche Mandanten innerhalb der EU; den Datenspeicherort sehen Sie im Microsoft 365 Admin Center unter Einstellungen, Organisationseinstellungen, Organisationsprofil. Zeitpläne und Zeiterfassung exportieren Sie in Schichten jederzeit als Excel, jeweils bis zu 100 Tage pro Export. Löschen Sie ein Team, werden dessen Schichtdaten nach der Wiederherstellungsfrist entfernt.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH richtet Microsoft Teams für Betriebe mit Schichtbetrieb ein: Konten und passende Lizenzen für Stammpersonal und Saisonkräfte, die Teamstruktur je Standort, Zeitplangruppen und Abwesenheitsgründe, die Rolle des Zeitplanbesitzers per PowerShell und das Anheften der App für alle Mitarbeitenden. Auf Wunsch nehmen wir die Smartphones über Intune in die Verwaltung und schulen Leitung und Team in einer kurzen Einweisung. Anschließend bleibt ein fester Ansprechpartner für Fragen, ohne Ticketsystem. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob Ihre vorhandenen Lizenzen reichen und wie schnell der erste Plan stehen kann. Mehr zu unserer Leistung rund um Microsoft Teams finden Sie auf der Leistungsseite; was wir speziell für Arzt- und Zahnarztpraxen tun, steht auf unserer Branchenseite.

Quellen

• Microsoft Learn, Manage the Shifts app for your organization in Microsoft Teams, Stand 22.05.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/expand-teams-across-your-org/shifts/manage-the-shifts-app-for-your-organization-in-teams
• Microsoft Learn, Shifts for your frontline organization, Stand 30.01.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/frontline/shifts-for-teams-landing-page
• Microsoft Learn, Use roles to define your frontline managers and workers in Shifts, Stand 24.10.2025, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/frontline/shifts-frontline-manager-worker-roles
• Microsoft Learn, Shifts data FAQ, Stand 22.05.2026, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/expand-teams-across-your-org/shifts/shifts-data-faq
• Microsoft Support, Erstellen eines Teamplans in Schichten (Microsoft Teams), abgerufen am 05.09.2026, https://support.microsoft.com/de-de/office/2b94ca38-36db-4a1c-8fee-f8f0fec9a984
• Microsoft Support, Konfigurieren von Einstellungen für den Zeitplan Ihres Teams in Schichten, abgerufen am 05.09.2026, https://support.microsoft.com/de-de/office/1aef353d-e2df-4661-abdd-4014cb57f17b